Вопрос про бриф возник недавно, когда мы общались с представителями тендерной площадки Workspace. Речь шла о том, насколько удобен сервис, и как улучшить их функционал. Нас спросили: что мы думаем о брифе, хотим ли, чтобы бриф был более подробным, возможно, под каждую услугу отдельный? Нет, утверждаем мы, бриф сегодня не нужен вовсе.

Уже 5 лет мы не используем этот инструмент, хотя раньше, как и большинство агентств, считали его актуальным. Но когда мы нашли свою нишу, то поняли, что бриф только сбивает с толку. Поэтому сейчас мы используем другие механизмы. И в этой статье расскажем подробнее.

Что такое бриф: за и против

Бриф — это определённый шаблон, который по задумке помогает собрать важную информацию о будущем проекте. Исполнитель с помощью этого документа может понять идею, потребности и цели клиента. Далее оцениваются трудозатраты и готовится коммерческое предложение. Такая последовательная цепочка вроде бы упрощает рабочий процесс. Это плюс. Но...

На деле бриф никогда не отвечает на все вопросы. С такой проблемой мы столкнулись сами. Как правило, он не отвечает даже на минимум вопросов. Всегда приходится уточнять детали и общаться с заказчиком лично. Никакой документ не сможет передать все сложности, мысли и переживания клиента. Стоит уточнить, что мы говорим о разработке сайта.

Может создать НЕшаблонный бриф?

Мы и сами задавались таким вопросом. Максимально разносторонний и затрагивающий все вопросы бриф — мог бы такой документ поправить ситуацию и дать полное представление о проекте? Чтобы получить ответ, мы провели эксперимент.

В первую очередь мы собрали все вопросы, которые обычно уточняем во время переговоров. Их количество стало приближаться к сотне... Тогда мы протестировали наш «МЕГАбриф» на некоторых заказчиках. И это был полный провал!

Для того чтобы человек заполнил подобный бриф, ему нужно хотя бы базово разбираться в разработке и понимать причинно-следственные связи. Есть и другой выход: выделять отдельного менеджера, который помог бы заполнить бриф клиенту. Но это не добавляет эффективности: тратится время на заполнение, потом на анализ данных, а после на подготовку обратной связи.

У нас в студии проект состоит из двух равнозначных частей: дизайн и программирование. И бриф не может описать все ожидания, эмоции, пожелания, которые нужны для разработки обоих частей. Поэтому для функционала есть ТЗ, а для понимания задач по дизайну — другой подход.

Какой выход мы нашли?

Пресейлом в студии «Магвай» занимаются только проектные менеджеры и руководители. У нас нет отдельных сейлзов, потому что мы не стараемся навязать клиенту услуги. Наша задача — понять, сможем ли мы помочь и решить задачи потенциального заказчика. А это может сделать только человек с реальным опытом ведения разных проектов. Поэтому на запрос о стоимости мы не высылаем безликий бриф, мы выясняем потребности и проводим бесплатную экспертную консультацию.

Если клиент находится в нашем городе, то встречаемся лично. Если нет, то проводим скайп-конференцию. Наша формула достаточно проста: опыт заказчика и знание своего бизнеса + опыт студии и знание того, как этот бизнес подать в сети = эффективный результат.

Подобные беседы занимают от 30 минут до 2-х часов и позволяют быстро узнать необходимую информацию. Иногда в процессе появляются и новые вопросы. Всё это помогает лучше понять бизнес и задачи клиента. Этот же подход даёт возможность презентовать компанию и себя как профессионалов своего дела. Клиент же, в свою очередь, получает экспертное мнение. Неважно, останется он делать проект у нас или пойдёт в другое агентство, у него будет сформировано чёткое видение всех процессов.

А чтобы консультация была максимально эффективной, у нас есть свой алгоритм работы. Мы заранее высылаем список вопросов, если в прошлом была короткая беседа о сути проекта. Если нет, то в начале разговора просим клиента подробно рассказать о проекте, делаем пометки и фиксируем вопросы, которые нужно задать позже. Не все ответы можно получить даже в ходе подобной беседы. Поэтому если остались пробелы, мы высылаем клиенту письмо и ждём ответов письменно или устно. Креативные пожелания заказчика также лучше зафиксировать в документе, а затем, после стратегической сессии, привести его в актуальный вид перед началом работ.

Иногда нам приходится работать с чужими брифами, и клиент не хочет тратить время на долгие беседы. Но даже в этом случае бриф не упрощает и не ускоряет работу студии. Ведь документ должен читать человек с соответствующими компетенциями, который сталкивался с подобными проектами в прошлом. И даже в таком случае у менеджера обычно появляется много уточняющих вопросов, и процесс брифования перетекает в консультацию.

А что насчёт высоконагруженных проектов?

Есть и другие примеры, и они касаются сложных проектов. Например, сейчас у нас в разработке крупный магазин запчастей. И мы провели с клиентом 4 полноценные скайп-беседы перед тем, как составить финальную смету.

Сначала мы общались с менеджером проекта. Затем подключился руководитель отдела продаж и высказал свои пожелания. Позже технический специалист, с которым мы обсудили все возможные интеграции, а также особенности внутренних систем заказчика. И в самом конце, перед формированием окончательного бюджета, мы провели скайп-беседу с руководителем бизнеса.

Только так мы смогли увидеть будущий проект в деталях, понять все нужды заказчика и каждого конкретного отдела. А клиент убедился, что у нас достаточно компетенций, чтобы реализовать его задумку в полной мере.

Может показаться, что этот пример — исключение из правил. Ведь мы говорили, что отказ от подробного брифа, в том числе, экономит время, при этом беседы по 4 часа с заказчиком в концепцию экономии вроде бы тоже не вписываются. Но если переложить количество полученной информации на любой классический бриф, то документ будет исчисляться сотнями страниц и всё равно не даст полной информации.

Вывод

Мы считаем, что главная задача для нас — создать такой сайт, который будет вызывать правильные эмоции у пользователей, а также устранит «боль» клиента и решит задачи его бизнеса. Чтобы достичь этой цели, можно применять разные инструменты, но бриф, к сожалению, не один из них. Общение — ключ к успеху. Именно так можно понять, насколько успешным получится сотрудничество. Мы узнаём детали проекта, заказчик узнаёт наши компетенции. Но и тут надо помнить, клиент раскрывается, только когда чувствует, что разговаривает с профессионалами.

Мы думаем, что эта тема — хороший повод для дискуссии, ведь у коллег может быть другое мнение. Будем рады его узнать!