Недавно мы публиковали статью по исследованию уровня цифровизации бизнеса в 2023 году. Когда мы анализировали результаты, для нас открылась важная тема, которую мы бы хотели разобрать — проблема внедрения корпоративных систем. Статья будет полезна сотрудникам и особенно — руководителям бизнеса.

Недостаточно разработать, нужно еще и внедрить

Многие респонденты нашего исследования по оценке уровня цифровизации предпринимательства рассказывали, что в их организациях уже разработаны информационные системы, однако они не используются в рабочих процессах.

Чтобы разработка не была напрасной, необходимо уделить особое внимание внедрению IT-сервиса. Это сложный многоэтапный процесс, который не просто стоит проводить под наблюдением разработчиков, но и поддерживать со стороны топ-менеджмента.

С какими трудностями сталкиваются компании при внедрении и как их решить

Итак, создание и начало работы с корпоративными системами — сложный путь, на котором можно столкнуться со множеством трудностей. Одной только разработки продукта недостаточно для полномерного его использования, так как внедрение требует корректировки всех бизнес-процессов.

Разберем основные блокеры, которые встречаются в этом процессе.

Отсутствие плана пусконаладочных работ

Перед внедрением нужно разработать четкий план того, как именно специалисты будут переходить на новую IT-модель. Если не продумать все шаги заранее, то это может привести к следующим ситуациям:

• Попытки внедрить новую программу одновременно на всю компанию часто приводят к неудаче, так как обычно у каждого отдела есть специфические требования. Мы советуем осуществлять постепенное подключение отделов: начинайте с тех, которые максимально готовы к переменам. Это позволит получить более точные данные о производительности IT-системы и внести необходимые корректировки перед ее масштабированием.

• Без внутренних приказов или задач по срокам предоставления обратной связи разработчикам процесс обновления может замедлиться. Для решения этой проблемы важно обеспечить активную поддержку и участие заинтересованных руководителей. Они должны стимулировать сотрудников к передаче фидбека в ограниченные сроки. Так исполнители вовремя узнают о недочетах и оперативно внесут изменения.

• При внедрении корпоративных систем могут возникать малейшие вопросы и погрешности, которые не являются критическими или блокирующими. Однако нерешенные или непринятые меры по их устранению часто приводят к негативным последствиям. Поэтому важно установить механизмы быстрой и эффективной обратной связи с пользователями. Коммуникация должна быть открытой и прозрачной, чтобы любые сомнения или затруднения решались оперативно. Это поддерживает положительное отношение сотрудников к программе и делает процесс перестройки комфортным.

Саботаж сотрудников

Иногда блокером внедрения могут стать сами сотрудники, которые сопротивляются цифровым нововведениям. Это происходит по разным причинам:

• не учтены и не удовлетворены критические интересы коллектива

  Чтобы предотвратить подобные ситуации, важно проводить тщательную предпроектную аналитику и собирать больше информации о потребностях и ожиданиях заинтересованных стейкхолдеров. Когда учитываются пожелания работников, повышается вероятность их активной поддержки новой системы.

• сотрудники намеренно пытаются навредить нововведениям для достижения собственных целей

  Например, если стоит вопрос изменения подрядчика на более выгодных условиях. Или попросту замешаны личные интересы. Чтобы подобного не произошло, советуем установить четкие договоренности и условия с подрядчиками, а также контролировать их соблюдение. Если все договоренности зафиксированы письменно и систематически исполняются, риск возможных махинаций и сопротивления со стороны сотрудников снижается.

• команда не понимает ценности и цели подключения корпоративной системы

  Подробно транслируйте информацию о ценностях и преимуществах новых инструментов через соответствующие внутренние службы клиента: отделы коммуникации или управления изменениями. Объясните коллегам, каким образом это облегчит их работу, повысит эффективность и поможет достигнуть стратегические цели компании.

Отсутствие обучения

Как мы уже говорили, подключение корпоративной системы требует изменений бизнес-процессов внутри каждого отдела. Новый цифровой сервис поначалу непривычен и даже непонятен. Поэтому важно качественно обучать сотрудников, объяснять преимущества новой программы. Так что же делать, чтобы обновления прошли гладко?

• Активно коммуницировать с командой и транслировать мысль о том, что новая IT-система направлена на облегчение и улучшение работы, а не на замену кадров. Важно подчеркнуть, каким образом система будет полезна, какие преимущества принесет. Чтобы все понимали: цифровой сервис поможет стать эффективнее и успешнее.

• Проводить личные презентации для основных лидеров компании. Это позволит им осознать преимущества и ценность новой программы и стать ее приверженцами. Кроме того, лидеры таким образом передадут знания и информацию менеджерам на нижних уровнях и смогут убедить команду в важности инноваций. Личные презентации также создадут пространство для вопросов и ответов, где все смогут высказывать свои опасения и получать разъяснения.

• Обучать работе с системой при онбординге новых сотрудников. Так новые члены команды познакомятся с программой и сразу начнут ее использовать. Внедрение цифровой среды будет более естественным и интегрированным в рабочий процесс.

• Организовать поддержку первой линии после завершения пусконаладочных работ. Это нужно, чтобы быстро устранить обнаруженные ошибки и баги. Консультанты помогут сотрудникам оперативно решать возникающие проблемы и получать необходимую помощь, что снизит возможные риски и улучшит пользовательский опыт.

Стоит также учитывать оценку индекса удовлетворенности системой и организацию сбора обратной связи от пользователей. Так бизнес сможет измерить и улучшить уровень удовлетворенности команды новой схемой деятельности и получить ценные рекомендации и предложения по ее совершенствованию

Вывод

Внедрение корпоративных систем может протекать достаточно трудно. А иногда и вовсе прерваться по причине изначально плохого планирования. Мы разобрали основные проблемы, с которыми сталкиваются компании во время подключения IT-программ. Однако если проектом будут руководить опытные подрядчики и получать поддержку топ-менеджмента со стороны заказчика, большинства неприятностей можно полностью избежать.

Если у вашего бизнеса возникают сложности с внедрением IT-сервисов и вам нужна помощь в решении тех или иных задач, напишите нам на почту hello@hawkingbros.com.