Желание сэкономить — нормально и естественно для бизнеса. Объявляя тендер, компания рассчитывает потратить поменьше, получив от поставщика максимум. И, к сожалению, иногда в процессе закупок бизнес выбирает подрядчика исключительно по цене.

Это может сработать, когда вы покупаете картошку — в конце концов, это однородный товар, качество которого будет более-менее одинаково. И то, картошка от демпингующего поставщика может оказаться невкусной. Но во время тендера на такую сложную услугу, как веб-дизайн, нужно учитывать гораздо больше параметров, чем цена. Не заплатите «лишнего» сейчас — придется заплатить гораздо больше потом.

Команда веб-студии Notamedia рассказывает, на что следует обращать внимание при закупках в сфере digital — и на какие этапы стоит заложить дополнительный бюджет.

Нет ТЗ — нет тендера

Первые траты начинаются еще ДО процесса закупок. И они позволят вам сэкономить во время самого тендера.

Речь идет о составлении техзадания. Грамотное техническое задание — это больше половины успеха в digital-закупках.

В Workspace подготовили брифы для основных digital-направлений, которые помогут сформулировать основную идею и понять основные этапы.

Компании-заказчики работают в сферах, далеких от digital. Предположим, есть предпринимательница, которая отлично разбирается в ресторанном бизнесе, его развитии и масштабировании — но попытки сделать сайт ресторанной сети на Битриксе проваливаются одна за другой. Причина — она не разбирается в тех тонкостях, которые известны только опытным разработчикам и дизайнерам — и у нее не получается написать качественное ТЗ. В итоге на доработки и переработки сайта разными командами уходит несколько миллионов.

Важно сразу, ещё на этапе тендера, сделать хорошее ТЗ. Как отличить хорошее ТЗ от плохого?

Хорошее ТЗ должно обязательно содержать структуру сайта, перечень требований к его функциям и дизайну, описание целевой аудитории, список сайтов-конкурентов и образцов для подражания, подробное описание логики и архитектуры проекта. Также там должны быть технические моменты — сроки проекта, его рамки, условия приема готового продукта, перечень лиц, принимающих решение по проекту.

Плохое техзадание, в свою очередь, может быть:

• Неправильно оформленным

• Недостаточно четким

• Неполным

• Иметь слишком запутанные требования к проекту и т. д.

Например, заказчику нужно сделать на сайте афишу с возможностью покупки билетов. Плохое ТЗ будет выглядеть примерно так: «На сайте должна быть возможность купить билет и зарегистрироваться на мероприятия».

В хорошем ТЗ будет достаточно деталей, указывающих на то, как именно следует реализовать эту функцию:

Когда ТЗ сформулировано плохо, это приводит к закономерному результату: компании не до конца понимают задачу и не могут адекватно оценить свои возможности. Они завышают или занижают стоимость проекта — не со зла, а просто из-за того, что ориентируются на неправильное ТЗ.

Или, видя слишком размытую постановку задачи, они могут засомневаться — брать проект вообще или нет?

Если проект в целом интересный, или есть большое желание заработать, какая-нибудь студия может все-таки взяться за него, но включить дополнительный % на покрытие рисков — мало ли, что там у заказчика на уме! Вдруг что-то пойдет не так?

Для компании-заказчика это значит одно: что-то точно пойдет не так! Как минимум, ваш бюджет будет пересмотрен, и, возможно, не раз. Скорее всего, в сторону увеличения — и вы столкнетесь с непредвиденными расходами. Как максимум — весь конечный продукт окажется не тем, что нужно, и придется переделывать все сначала. Траты, снова траты...

Пример из практики: на тендер выходил проект крупного СМИ — стоимость его реализации оценивалась в десятки миллионов рублей. Решили провести независимую аналитику — и выяснилось, что все необходимые работы стоят примерно в 10 (!) раз дороже!

Конечно, проект не был запущен в первоначальном виде, и сейчас условия его разработки пересматриваются. Вот так — заплатили несколько сотен тысяч рублей, а сэкономили миллионы.

Вывод: лучше сразу зафиксировать более высокий, но реалистичный бюджет, чем не получить за свои деньги то, чего хочешь — и для исправления ситуации раз за разом переплачивать. К тому же, рисковать своей репутацией перед конечными пользователями продукта — и расплачиваться за их неудобство своей упущенной выручкой.

Как избежать подобной ситуации? Если не уверены, что хорошо справитесь с техзаданием самостоятельно — лучше переплатите сейчас — отдайте написание ТЗ на аутсорс опытному агентству. Обычно у компаний, работающих с крупными заказчиками, есть сильный штат аналитиков, проектировщиков и технических писателей — они проведут предпроектную аналитику и сформулируют ТЗ на закупку. Обойтись это может в среднем в 150-200 тысяч рублей.

Возврат на эти «инвестиции» вы получите с первых же этапов работы над проектом — когда компания, выбранная в тендере, будет делать все хотя бы примерно так, как было запланировано.

Кстати, стоимость таких работ иногда можно уложить в прямой договор, без разыгрывания конкурсной процедуры. Почти у всех компаний, которые проводят закупки, есть возможность проводить без тендера прямой договор на определенную сумму. Обычно это сумма не более 100 тысяч рублей. Согласится или нет подрядчик на такой гонорар — это уже как повезет. Мы часто соглашаемся, хотя это и ниже нашей обычной цены — так как подобная работа, по сути, частично компенсирует затраты на активное привлечение клиентов. И потенциальный заказчик, получив от нас хорошее ТЗ и позитивный опыт совместной работы, с большей вероятностью впоследствии придет к нам делать свой проект.

Полученное техзадание вы сможете использовать в качестве шаблона и в будущем, для следующих проектов — и еще больше сэкономите. В общем, ТЗ от профессионалов — это неплохая долгосрочная инвестиция!

Не ведитесь на красивую картинку

Красота спасет мир — но не ваш проект, если за приятными картинками не будет нужной вам функциональности.

Часто участники тендера показывают вам только свои дизайн-концепции — сделать их несложно, а примерное представление о будущем проекте вы получите. Вас могут привлечь красивые визуалы, и вы не обратите внимания на важные моменты — качество архитектуры и предложенных продуктовых решений.

Пример: алгоритм валидации данных, который используется при создании дизайн-концепции

Привлекательный, но плохо работающий сайт или приложение придется «допиливать» — возможно, уже в другом агентстве.

Некоторые студии могут попробовать отделаться дизайн-концепцией, нарисованной «на коленке» — без тщательного исследования рынка, конкурентов, подбора референсов...В итоге вы в лучшем случае получите симпатичные визуалы, которые соответствуют субъективным представлениям агентства о прекрасном. Если вы выберете его в результате тендера, все эти дизайны, скорее всего, отправятся в мусорку — и работу придется начинать сначала.

Правильный подход — дать что-то большее, чем просто набор картинок: мудборды, референсы, функциональные предложения или даже прототипы будущего продукта. Эти варианты информативны и позволяют оперировать чем-то кроме изображений, которые на деле мало что значат.

Дешево значит плохо. Без вариантов!

Хороший продукт не может стоить мало, как бы нам ни хотелось верить в обратное.

Соблазн заказать проект у компании, которая предложила наименьшую цену, велик. Но почему ее услуги стоят так мало?

Варианта тут два. Либо студия занимается демпингом — например, это молодое агентство, которое пытается завоевать рынок. Либо это откровенные обманщики, которые заранее знают, что выдадут некачественный продукт. И если в первом случае еще можно рискнуть, хотя это и чревато неудовлетворительным результатом и дальнейшими доработками, то второй вариант — откровенно проигрышный. Готовы ли вы поставить на кон свои деньги, чтобы узнать, кто именно перед вами?

Мы советуем не идти на риск. Если подрядчик в тендере просит цену НАМНОГО меньше, чем средняя по рынку — с ним что-то не так. Не думайте о том, что именно — просто вычеркивайте его из списка.

Перед тем, как разыграть тендер, запросите стоимость предполагаемого объема работ у участников рынка. Обычно это срез по топ-20 компаниям из отраслевого рейтинга. На основании этих данных формируется начальная — она же максимальная — цена контракта, в соответствии с которой в дальнейшем делается закупка. Предложения дешевле на 20-30% можно воспринимать как конкурентные, а вот если подрядчик предлагает цену в два раза ниже — это повод задуматься.

Не надейтесь, что вам повезет, и вы обманете систему. Более половины заказчиков, с которыми мы общались, изначально обращались к дешевым командам, но в процессе работы понимали, что что-то идет не так — и в итоге шли искать более надежное агентство.

Кстати, чем формальнее выстроены процессы у заказчика — особенно если это госструктура — тем выше риски: ведь, по сути, в случае неудачного выбора подрядчика ему придется заново готовить процедуру и разыгрывать тендер. А это значит примерно на полгода приостановить работу над проектом — это опять дополнительные потери.

Скупой платит дважды, помните? Учитесь на ошибках других, а не на собственных.

Аудит предложений у экспертов

Если вы часто делаете digital-проекты, вы можете уже примерно понимать, что хорошо и что плохо, и что сколько стоит. Но если вы проводите подобные тендеры редко, а деятельность компании не связана с digital или IT, вы будете иметь очень общее представление о рынке разработки.

Придется потратить время, чтобы разобраться: что именно предлагает каждый из участников тендера? В чем плюсы и минусы его реализации? Насколько хороша структура предложения?

Возможно, не стоит тратить ваше драгоценное время, чтобы разобраться самим и вникнуть во все детали. Более логичное решение — заказать профессиональный аудит у экспертов. Да, потратите еще немного денег, зато не выберете подрядчика, который «накрутил» ненужных опций. Качественный аудит обойдется вам примерно в 100-150 тысяч рублей, работа займет около 2 недель, возможно, чуть больше — зависит от масштабов проекта.

Кстати, вы можете получить такую услугу даже бесплатно. Возможно, у вас есть дружественные студии или эксперты, которые согласятся помочь с оценкой. Если нет — обратитесь в студии, которые не участвуют в тендере: часть из них может и не взять денег за эту часть работы. Почему так? Студии хотят развивать клиентскую базу и укреплять отношения. Для них грамотная оценка чужого предложения — первый шаг к тому, чтобы забрать проект себе.

Но даже если придется сделать аудит за деньги, это не сильно увеличит общую стоимость проекта. И поможет избежать новых трат в будущем, потому что компании не придется пересчитывать бюджет на ходу или вовсе проводить тендер заново.

Подготовка к тендеру важна как заказчику, чем точнее он сформулирует задачу, тем точнее будет результат, но и агентству, так как, от скорости ответа и предоставляемой в нем информации зачастую зависит исход тендера. Посудите сами, разработку сайта готовы предложить более 15.000 агентств на тендерной площадке Workspace и чем быстрее придет отклик от агентства, тем вероятнее клиент его рассмотрит.

Как выбрать студию: главное

Прежде чем принять окончательное решение по закупке, пройдитесь по этому чек-листу. Соответствует ли ему выбранное агентство?

• стоимость решения «в рынке». Если предложение компании в два раза дешевле среднего по рынку, с ним что-то не так: это или обман, или стоимость работы людей с низкой квалификацией

• экспертная группа (неважно, ваша или на аутсорсе) признала архитектуру предлагаемого решения рабочей, оптимальной и хорошо продуманной

• студия, к которой вы обращаетесь, известна на рынке. Хорошо, если она обладает большим опытом и может подтвердить свои достижения как победами в конкурсах, так и местами в рейтингах

• студия показала не только красивые визуалы, но и более функциональные предложения — или даже прототипы основных разделов будущего продукта

• студия готова объяснить, зачем в их предложении каждый элемент дизайна проекта и почему он нужен

Рынок разработки — непростой для человека извне, и он достаточно быстро меняется. Совершенно естественно для предпринимателя из другой сферы не понимать технические нюансы всех процессов. Не стремитесь сэкономить, пытаясь разобраться со всем самостоятельно — привлекая экспертов, вы убережете себя от многих ошибок и сохраните больше денег в перспективе.