С 2010 года ведем проекты самых разных клиентов, но государственный проект по тендеру нас многому научил. Делимся сложностями, с которыми столкнулись и способами их избежать.

В день через наши первичные фильтры проходит 100-150 тендерных процедур. Их мы оцениваем в соответствии с квалификацией. Например, в тендере может быть требование — наличие какой-то лицензии, определенных специалистов в штате или подтверждение опыта. После этого отбора наш project-менеджер определяет подходящие тендеры по технологическому стеку. На этом этапе тоже многие конкурсы отсеиваются. В итоге от 150 останется 5, в которых можно принять участие.

В чем сложность: очень много условий, не стандартизированные документы, большой объем информации. Пропущенное условие по тендеру грозит не сданным проектом, потерей обеспечительного взноса, потерей времени.

Как избежать: тендерный специалист, CRM-система и внимательность на предельном уровне. Для работы над тендерами в KOTELOV используем CRM-систему Tender Win. Она помогает контролировать сроки исполнения задач на этапах подачи заявок на участие и заключения государственного контракта, аккумулирует всю документацию по закупке, формирует первоначальный пул закупочных процедур при помощи настраиваемых фильтров по заданным ключевым словам. Аналитика по заказчикам и конкурентам дает понимание целесообразности участия в тендере, например если видно, что одна компания постоянно выигрывает тендер на развитие одного и того же продукта, скорее всего в следующий раз проект достанется ей.

Команда — главный компонент в работе над проектом. И в работе с государственными проектами ее важность увеличивается в разы. Потому что на кону репутация компании, возможность дальнейшего участия в тендерах и обеспечительный взнос.

В чем сложность: сроки разработки не удастся растянуть или передвинуть, а неправильно подобранный человек в команде может критически повлиять на ход разработки. Есть риск нанять недостаточно компетентного человека и потерять много времени.

Как избежать: грамотно оценивать загруженность команды и сначала проверить внутренние ресурсы. Для этого в KOTELOV используем приложение worklogs в таск-менеджере Jira. Спрашиваем, хочет ли разработчик взять еще один проект, ведь это отражается на заработке. Был случай, когда мы наняли аналитика, который не осилил проект и не хотел работать по нашим корпоративным правилам. В итоге потеряли 1 из 4-х месяцев на разработку. Оказалось, что у аналитика в штате была не сильная загрузка, а главное, желание работать на этом проекте, но из-за плохой коммуникации, мы друг друга не услышали. Если бы мы сразу понимали, что есть внутренний ресурс, то избежали бы проблемы потерянного времени. Если ресурсов нет то, качественнее собеседуем.

Техническое собеседование проводит разработчик, который работает в этом технологическом стеке. На собеседовании могут присутствовать еще руководитель проекта, HR-менеджер. Ведем запись собеседования с разрешения кандидата и оцениваем результат по балльной шкале. Решающим словом у нас владеет CEO Валерий Котелов, который просматривает запись и принимает окончательное решение. Звоним на предыдущее место работы кандидата. Однажды так были предупреждены, что кандидат запойный алкоголик с неадекватным поведением. В проект его не взяли, хотя техническую часть собеседования он прошел.

Лучше стараться увеличивать штат и налаживать долговременное постоянное сотрудничество с разработчиками, чтобы всегда иметь контакты проверенных сотрудников.

В чем сложность: заказчик может находиться в любом конце страны, например, у нас в KOTELOV клиент был из Хабаровска. Когда нет личного контакта возможно недопонимание и недоверие. Может попасться не заинтересованный заказчик, такое тоже бывает. Строить работу в таком случае — мастерство project-менеджера. Ну и конечно, могут просто сложиться плохие отношения и тогда есть риски по доведению проекта до конца.

Как избежать: приехать лично к заказчику, даже если он во Владивостоке и познакомиться. Кредит доверия возрастет в разы. Не пропускать плановые совещания, даже если не готов функционал и вам нечего показать. Обсудите другие вопросы по продукту и просто спросите о погоде. Тот факт, что вы не прячетесь и идете на контакт сыграет только положительную роль. Видеть за продуктом людей, которые им будут пользоваться и через эмпатию и пользу воодушевить заказчика, если он не заинтересован.

Работа над такими проектами как лакмусовая бумажка способности адаптироваться, укладываться в срок не смотря ни на что, и находить общий язык с клиентом. У разработчика нет возможности из-за каких-то обстоятельств, например, увеличивать срок или быть невнимательным. На кону не только деньги, но и репутация. Если вам удалось успешно завершить проект по тендеру — вы отличная команда!

Авторы статьи: Анвар Тагаев – руководитель проектов и Иван Бозин – тендерный специалист.