Существовавшая инфраструктура

Один из ритуалов, который годами держался у нас без каких-либо серьезных изменений — утренние планерки разработчиков, дизайнеров, аналитиков и вообще всех.

Мы собирались в 8:45 менеджерским составом возле большого телевизора. Наливали кофе, открывали Google Calendar. Проходили по всем людям и смотрели, какими проектами каждый будет сегодня заниматься.

Календарь — это основной наш инструмент, именно в нем размечен весь рабочий поток на пару месяцев вперед по всем командам.

Зачем?

Поскольку у нас кроме ровных и долгосрочных проектов, по которым можно спокойно работать, бывают:

1. СРОЧНОВАЖНЫЕ задачи, или
2. ВНЕЗАПНАЯ ТЕХНИЧЕСКАЯ ПОДДЕРЖКА, или
3. ОПА-НЕЖДАНЧИК-ВЫЛЕЗ,

мы вынуждены планироваться чаще, чем раз в неделю.

Обратите внимание: на человека назначен основной проект (длинная палка на много дней) и на некоторых днях есть чуть-чуть проектов технической поддержки.

NB: Если ребята из гугла читают этот пост —почините, пожалуйста, перетаскивание задач из «на весь день» на конкретное время и перетаскивание задач на весь день между собой (чтобы задавать приоритеты). Это бы нам сэкономило миллиард минут в своё время...

Чтобы донести до человека, в каком порядке и чем он должен заниматься — мы тут же переписывали эти проекты на стикер, добавляя совет дня («Упёрся? Сообщи!» или что-то вроде того).

Эти стикеры могут показаться нелепостью, но мы их очень любили.

Их приносили каждый день, тебе, лично, с улыбкой и пожеланием доброго утра. Некоторые ребята хранили их годами. Теплые, ламповые стикеры...

Пучок проблем

Такая методика прекрасно работала на 25–30 моих соратников. Но ближе к 40 (и уж тем более, после) начала ввергать меня в уныние своей непродуктивностью.

Переписывание на стикеры становилось очень долгим. И даже если во время планерки переписью занималось параллельно 2–3 человека — это все равно было дольше, чем нужно.

1. Переписывание на стикеры искажало информацию. Мы могли неправильно записать название проекта, сократить формулировку задачи (надо же быстро-быстро писать) и в итоге потерять важные детали, забыть указать плановое время, которое можно заниматься этой задачей, или перепутать порядок...

2. Мы не понимали, какие задачи из мелко-срочных человек успел сделать вчера, а какие — еще нет. NB! Особый срач и цинизм возникал, если менеджер не знает, завершена ли его вчерашняя задача и нужно ли её переносить на сегодняшний день. В таких ситуациях злой начальник начинает топать ногами, что невозможно планировать нагрузку. Весь мир — неудачники.

3. Краткие постановки задач в календарях давали большие возможности манипуляции понятием «сделано/не сделано». Часто, кроме названия проекта в задаче не содержалось ничего, и всю информацию нужно было узнавать голосом у менеджера. Который в это время был занят другим проектом или разговаривал с клиентом, или делал еще что-то важное (скажу сразу, что это мы до конца не победили).

В итоге планерки занимали все больше и больше времени, и все турбулентнее была на них атмосфера.

Была одна планерка, которая заняла аж 45 минут. СОРОК ПЯТЬ ДОЛБАНЫХ МИНУТ! Шести человек уровня «Менеджер». Это ооочень серьезно, учитывая что «менеджер», как правило, — бутылочное горлышко студии.

Попытка № 1. Делаем формальные стикеры

Мы попробовали формализовать саму карточку (стикер). Получилось еще более нелепо.

От этой штуки отказались через два дня пробной эксплуатации: никаких профитов, писать неудобно, все мелко.

Попытка № 2. Автоматизируем распечатку календарей

Второе, что пришло в голову — убрать стикеры. Мы написали небольшойскрипт-плагинчик к Google Calendar, который позволял печатать стикеры и совет дня, вместо того, чтобы их переписывать руками.

Кому интересно — сам скрипт скачать можно здесь.

Еще он может задавать порядок для календарей (чтобы расположить календари сотрудников по командам или по отделам, а не по алфавиту). Эту штуку надо запускать через «Персонализированный веб». После распечатки оставалось просто нарезать стикеры и разнести по столам.

Чистая экономия времени!

Попытка № 3. Интеграция с порталом

Вообще, для ведения всех проектов мы используем портал Bitrix24, в который поставлен Scrumban — такая специальная канбан-доска, которой удобно пользоваться на спринтовых проектах.

Поскольку нам удобно пользоваться календарём для планирования потока нагрузки по проектам, а также расстановки задач на день, очевидная идея —синхронизировать календари, чтобы задачи попадали в портал.

Мы придумали специальные значки, чтобы показывать статусы задач в календарях, и теперь гарантированно видели, что человек успел, а что осталось недоделанным.

@ Новые // выставляется автоматически при первой синхронизации.
∞ Выполняется
✓ Завершенные

Мы придумали, как и что можно синхронизировать — не только названия, но и описания, и приложенные файлы, планируемое время, соисполнителей и еще много-много всего.

Пара дней работы крутого кодера, пара дней отладки — вуаля. Синхронизация готова. Менеджеры ставят задачи в календарике, исполнители видят в портале Bitrix24. В календаре видно статус задач. Все почти счастливы (на самом деле — нет).

Попытка № 4. Рабочая страница на день

Осталось дело за малым. Мы убрали из Bitrix24 штатный механизм работы с задачами (ленту активности, фильтр по задачам). Убрали штатный отчет, который занозил всех своим «начните рабочий день». Вывели человеку его список задач на день, четко по приоритетам, с указанием времени и возможностью «крыжить» задачи прямо из списка на день. Вверху списка добавили совет дня (тот, который был на наших стикерах). Короче, мы тупо убрали половину Bitrix24.

Добавили ссылку на менеджера, кликнув по которой, можно сразу начать скайп-чат с менеджером для уточнения деталей. Те задачи, по которым есть описания, мы подсветили жирным (можно кликнуть, откроется стандартное окно портала, где можно спокойно читать и писать комменты по каждой задаче).

Сделали у менеджера список задач, по которым он должен прописать постановки.

Список задач в рабочем кабинете менеджера. Красным цветом отмечается задача без описания, белым, с текстом, выделенным болдом — задача с описанием. Зачеркнутое зеленое поле означает выполненную задачу.

Ну а в самом низу поставили простую форму отчета с тремя нашими любимыми вопросами: что было сделано вчера? Какие планы на завтра? Какие есть проблемы?

Отчет не только сохраняется в портале (штатный механизм, правда мы убрали оттуда пагинацию), но и приходит в консолидированном виде всем менеджерам проектов.

Оценки человеку можно ставить также прямо из письма, довольно удобно.

Итоги

Вместо 45 минут на планерки были случаи, когда уходило 8. В среднем — 10–15. Это очень серьезно. Плюсом — мы всегда понимаем статусы задач и можем менять задачи в течении рабочего дня, не портя себе карму и не дергая разработчика. Рабочий поток по мелкосрочным задачам и по долгосрочным сейчас удобно управляется из одного места (календаря).

Вообще, сложилось ощущение, что именно постановка и контроль задач — это то место, где каждая компания имеет собственный взгляд на правильное и неправильное. Инструменты, которые есть на рынке, задают общую канву,
но и создают ряд ограничений. Если дело доходит до тюнинга — ничего не остается, кроме как выбрасывать коробочный инструмент и делать свой.

Не могу сказать, что сейчас все идеально. Мы еще не придумали, как бороться с кривыми постановками. Но мы уже близки к этому:)