Истории с хеппи-эндом: как переехать на новую систему управления проектами
Что делать, когда бизнес перерос Google Таблицы, а популярные решения наподобие Битрикс24 представляются слишком сложными и дорогими? Как комфортно переехать на выбранную систему управления проектами и преодолеть внутреннее сопротивление против нововведений?
Катерина Логвинова
6 декабря 2022
“Неужели у такой крупной компании нет денег на редизайн?!” — часто недоумевают пользователи, впервые заходя на сайты с устаревшим дизайном. И чем выше посещаемость этих сайтов, тем больше недоумение пользователей.
В отличие от владельцев этих сайтов, они не понимают, насколько существенные изменения в структуре и юзабилити болезненны в первую очередь именно для самих пользователей. Насколько велик риск оттока части постоянной аудитории и насколько велик страх основателей словить флешмоб от разгневанных пользователей в духе “Дуров, верни стену!”.
Что уж говорить про CRM — штуку, с которой пользователям придется иметь дело каждый день и внедрение которой порой предполагает изменения даже в офлайновых рабочих процессах.
Наиболее острожные владельцы бизнесов до последнего держатся за правило “Работает — не трожь!”. Находясь в постоянном режиме цейтнота, сами того не замечая, они, словно в старом анекдоте, продолжают пилить бревно тупой пилой, упуская очевидный факт — острой пилой пилить быстрее. Да, для ее заточки придется взять паузу, но зато насколько все будет проще потом!
Сегодня мы решили выяснить, имеют ли опасения по поводу внедрения новой CRM реальные основания или это больше страшилка, которая переходит из поколения в поколение по наследству, без привязки на изменившиеся технологические обстоятельства.
Итак, сегодня поговорим о различных аспектах внедрения новой системы управления проектами на примере Moo.team, позволяющей отслеживать трудозатраты, рентабельность проектов и многое другое. Возможно, истории сегодняшних героев вдохновят вас на необходимые перемены.
Больше не нужно искать и обзванивать каждое диджитал-агентство
Создайте конкурс на workspace.ru – получите предложения от участников CMS Magazine по цене и срокам. Это бесплатно и займет 5 минут. В каталоге 15 617 диджитал-агентств, готовых вам помочь – выберите и сэкономьте до 30%. Создать конкурс →
Ищите, и найдете…
Запросив обратную связь от нескольких компаний, мы проследили путь, который им пришлось пройти, чтобы определиться с CRM и “пересадить” на нее своих сотрудников.
Вот какие решения использовали эти компании до того, как выбрали Moo.team.
До перехода на платформу мы использовали по мере роста компании: Excel, Trello, Битрикс24, SEO-CRM. Поэтому управление проектами у нас было уже изначально на уровне. Вся работа велась через CRM, кроме общения с клиентами — мы пока не готовы давать доступы клиентам, даже лояльным, так как процессы еще в стадии отстройки.
Специальных профильных систем не использовали. Проектную работу вели сначала в Google Документах, потом почти год пробовали Yandex Tracker. С увеличением количества задач и сотрудников появлялась нехватка какого-то точечного специфического функционала. Однажды решили выбрать для себя CRM-систему (изучали популярные — Амо, Битрикс) и случайно наткнулись на Moo.team. С тех пор мы вместе).
В нашей компании изначально для работы с клиентами использовалась бесплатная open source версия программного обеспечения Kayako HelpDesk. Система стояла на VPS и ночами бэкапилась на офисный NAS.
В принципе сама система и работа в ней нас полностью устраивала. Заявки (тикеты) привязывались к клиенту, существовала группировка по Проектам, можно было производить предварительную оценку стоимости работ, назначать ответственных специалистов, контролировать затраты по времени и назначать дедлайны.
С Kayako работали до того момента, пока он не стал полностью платным, да и мы не могли позволить себе ежемесячную покупку лицензий на шесть пользователей за 750$, поэтому начали искать альтернативы. Основными требованиями стали такие как:
максимальная идентичность по функционалу;
удобство интерфейса;
адекватная стоимость.
Битрикс24 не подошел по причине того, что является комбайном с кучей не нужных нам функций, так же как и перегруженная Jira от Atlassian.
Мегаплан, Yougile, Trello, UVdesk, Support Genix, FreeScout, osTicket, SuiteCRM, Faveo, Liberum, ПланФикс, Odoo, X2CRM, FreshDesk, Zendesk, OTRS нам не подошли по функционалу из-за перекосов либо в сторону CRM, либо из-за его скудности, чего-то всегда не хватало.
Некоторое время работали на Zammad, который развернули на VPS взамен Kayako и он нас полностью устраивал до момента, пока я не увидел статью про moo.team с предложением попробовать\протестировать.
Как видите, истории оказались довольно разными. Кто-то долгое время довольствовался Google Таблицами, кто-то сразу нашел бесплатное стороннее решение, кто-то успел попробовать несколько платных систем подряд…
Пожалуй, общее у этих историй только одно — все выбранные решения оказались временными. Где-то не устроила стоимость, где-то — функционал, так что поиски оптимального варианта продолжились.
Переезд: великий и ужасный?
Итак, CRM выбрана, дело за малым — собственно, начать ей пользоваться.
Ох, и наслушались мы за последние годы рассказов о том, как болезненно для коллективов агентств проходит внедрение подобных нововведений. Были готовы к ним и в этот раз. Однако, напрасно. Вопреки нашим ожиданиям сегодняшние спикеры были единодушны — не без нюансов, но в целом все прошло довольно легко и гладко.
На самом деле после спринта по тестированию целого зоопарка программного обеспечения никаких организационных сложностей не возникло. Наоборот, когда определились с системой, то всей командой выдохнули и стали проецировать старые бизнес-процессы на новый софт. Как оказалось, кардинально что-то перестраивать не требуется, были мелкие нюансы, которые относились к юзабилити или особенностям интерфейса, но это всё решаемо и скорее дело привычки.
Некоторые функции, которые отсутствовали в начале тестирования и были нам необходимы, разработчики moo.team достаточно оперативно внедрили, например Шаблоны задач, Чек-листы, также был доработан Канбан и трекер времени в задачах. Не хватает Диаграмм Ганта для проекта, но думаю этот функционал тоже будет реализован.
Список задач - главный инструмент, с которым приходится взаимодействовать каждый день всем сотрудникам. Есть вид отображения в виде канбан-доски, а также множество полезных функций: шаблоны задач, периодические задачи, копирование, дублирование, перенос и т.д.
Смена программного обеспечения на первых порах всегда встречает сопротивление у сотрудников, которые уже привыкли к устоявшимся процессам, поэтому мы заранее сформировали фокус-группу для тестирования новой системы и только получив положительную обратную связь от сотрудников, подготовили гайды для перехода, в которых в том числе указали на плюсы, которые они получают от смены ПО.
На самом деле ни с какими. Были изначально баги на этапе тестирования, но на то оно и тестирование. Перешли почти сразу, каждый сотрудник перенес свои задачи и мы поехали. Психологически все было просто — другие CRM нас не устраивали. Битрикс — сложный и запутанный для других команд, где-то слишком дорого и нет гибких настроек и всякие другие причины. Плюс для нас, как для молодой команды, критически важно, что разработчики нас слышат и оперативно реагируют на баги. Так что с учетом того, что тут SEO-агентство сделало продукт для коллег, мы со спокойной душой перешли на Moo.Team.
Основная сложность — работа по счётчику времени. Специфика нашей студии такова, что больше половины задач рассчитываются исходя из объёма. У штатных сотрудников фиксированный оклад — на него рабочее время не влияет. Однако для себя тоже нашли ряд задач, которые требуют учёта времени, внедряем.
С психологической точки зрения переход был лёгким и желанным. В целом всем сотрудникам всё нравится, работать стало заметно удобнее и легче. Новички, которые приходят к нам работать, с первого дня вникают в систему. Особо даже и объяснять не приходится — всё интуитивно понятно.
Что тут скажешь? Миф “переезд на новую систему управления проектами — это всегда болезненно” не оправдался. Мы даже немного поспорили между собой, в чем же причина: в системном подходе руководителей агентств к этому процессу или особенностях выбранного ими решения. В итоге пришли в выводу, что оба эти фактора примерно равноценны. А вы как считаете?
Испытание пройдено. Что в итоге?
Обычно уже через пару недель после переезда на новую систему отчетливо выкристаллизовываются ее плюсы и минусы для конкретного бизнеса. В идеальном мире ее обладателей должна ждать награда в виде повышения комфорта, усиления системности и экономии трудозатрат. Словом все то, ради чего все и начиналось.
Так ли это было в этот раз? Вновь передаем слово нашим спикерам. Мы спросили их, с какими сложностями они столкнулись в процессе переезда и какую бизнес-пользу в итоге получили.
Основной плюс от внедрения Moo.team, это отсутствие необходимости арендовать и администрировать VPS-сервер, а также достаточно гладкий переход с аналогичного продукта. В виду его интуитивной простоты, некоторые функции можно обнаружить простым «методом тыка».
Второе, это низкая стоимость тарифных планов по сравнению с другими системами и наличие бесплатного тарифа с полным функционалом для всестороннего тестирования, на основании которого можно сделать выводы о продукте.
Третье, это возможность подключать свои облачные хранилища для документов, тем самым без переплат и головной боли увеличить объем, в отличии, например, от Битрикс24. Также — хранение важной информации на своей площадке с резервным копированием.
Четвертое, это оперативная техническая поддержка и прямое общение с разработчиками по расширению функционала или доработке имеющегося.
Разработчики обновляют систему каждую неделю-две и делятся подробностями, что было добавлено, а что улучшено. И достаточно оперативно исправляют недочеты, которые находят пользователи и выкладывают в чат поддержки в Телеграм.
Пятое, это то, что система живая, видно, что с ней работают постоянно и довольно трепетно относятся к критике со стороны пользователей в плане улучшений функционала и юзабилити.
Очень удобно хранить доступы. Удобный раздел со статьями. А еще удобно смотреть задачи как свои, так и команды в различных разрезах. Ну, и плюс, конечно, это то, что сервис совершенствуется и развивается.
С профильными CRM системами для web-студий до этого не сталкивались, поэтому сравнивать не с чем. С первого запуска понравились интеграции с сервисами Яндекс и Google — всё в одном месте, контроль проекта и аналитика. Это очень удобно. В практическом плане получается экономить рабочее время — нет необходимости отдельно переходить на другие вкладки в браузере.
Интеграция с Google Search Console собирает всю статистику по сайту из панели Гугла и позволяет смотреть ее всем участникам проекта без предоставления доступа в сам google-аккаунт.
Распределение ролей и доступов, создание отделов, формирование необходимых задач и подзадач, которые не потеряются...
Работать стало реально легче. В нашей небольшой студии со штатом до 5 человек Moo.team позволила поднять контроль работы над проектами и ответственность исполнителей. Работать стало проще, многие задачи сократились по времени.
Согласитесь, всегда приятно, когда получил то, за что боролся. Но всегда ли можно на это рассчитывать? Давайте подытожим.
Итак, сегодня мы выяснили:
Основных критериев выбора CRM по сути всего три: цена, функционал, юзабилити. При этом первый особенно важен именно для малого бизнеса;
Ассортимент CRM в целом уже довольно широк, проанализировать целесообразность внедрения каждой из них довольно сложно. Другое дело — CRM, созданные именно под специфику digital-агентств. Выбор Moo.team во многом был связан именно с тем, что основатель этой системы знает о digital-специфике непонаслышке;
Как оказалось, во внедрении новой системы управления проектами ничего страшного нет. При должной подготовке, все пройдет легко и непринужденно. Правда, эта подготовка обычно включает в себя как минимум 5 шагов:
Первый. Аналитика: изучение нужд компании, получение обратной связи от сотрудников и интерпретация полученных данных;
Второй. Составление списка требований к CRM;
Третий. Изучение предложений на рынке и, собственно, выбор;
Четвертый. Тестовый период (как правило на бесплатной основе и для части сотрудников);
Пятый. В случае успешного тестирования — массовое внедрение.
Словом тезис “Нормально делай — нормально будет” себя полностью оправдал. А вот миф о том, что внедрение нового ПО в бизнес-процессы — это всегда болезненно, нет. Как говорится, делайте выводы сами.
Так что если вы находитесь в поисках оптимального решения, самое время рассмотреть и бесплатно протестировать Moo.team. А по запросу сотрудники компании проведут для вас демонстрацию системы с учетом специфики вашего бизнеса.
Ищете исполнителя для реализации проекта?
Проведите конкурс среди участников CMS Magazine
Узнайте цены и сроки уже завтра. Это бесплатно и займет ≈5 минут.
