Офис агентства Nimax в бывшей бане

Прежде чем рассказывать о нашем новом офисе, стоит показать старый — заводское здание на окраине города. Сами помещения были прекрасны, но вот расположение на станции метро «Кировский завод» вызывало некоторые проблемы с клиентами и сотрудниками.

Старый офис Nimax

Я убежден: пространство, в котором живут и работают люди, влияет на то, как они живут и работают. Бардак и разруха убивают мысли и желания, светлое и чистое пространство мотивирует и помогает. Роль офиса в жизни компаний намного выше, чем кажется, особенно тех, что продают результаты интеллектуального труда.

Еще я верю, что среда — это не то, что находится с внутренней стороны двери. В нее входит и остальное, что снаружи. Пожалуй, это было критическим недостатком старого офиса: переделать завод внутри было не сложно, а вот изменить среду промышленного района — никак.

Последние годы очень сильно выросла конкуренция за сотрудников: найти специалистов, которые могут выполнить проекты, стало намного сложнее, чем сами проекты. Мы стали проигрывать эту битву, причем на самом раннем этапе, когда соискатель видит адрес компании в вакансии и решает продолжить поиски.

Также у нас были некоторые функциональные требования к офису, которые невозможно было реализовать на старом месте: собственная кухня, большее количество переговорных. И — самое главное — зал для событий или лекторий, который позволит сделать публичной нашу бурную учебную программу Brainshare, что превратит закрытую компанию в открытую площадку.

Поиски растянулись почти на два года. Рынок предлагает либо слишком дорогие для нашей площади (от 350-ти квадратных метров) и вида деятельности варианты, либо помещения с унылым офисным ремонтом и потолками «Армстронг». И, конечно, креативные кластеры, которые закрываются очень уж регулярно.

На первом этапе мы искали помещение через проект Biz-Cen, который считаем лучшим в области поиска коммерческой недвижимости. Затем мы просто поделили город на сектора и прочесывали вручную: блуждали по улицам, присматриваясь к объявлениям об аренде на подходящих нам зданиях.

Именно так, случайно, из окна машины, мы заметили объявление на реконструированном особняке из красного кирпича. Как оказалось, здание долгое время было баней, и только недавно, под давлением прогресса, собственник реконструировал его под офисы. С фасада едва успели снять строительные леса и мы явно заметили его вовремя.

Уже на следующий день мы обнаружили внутри целый этаж и в состоянии эйфории осматривали помещения, идеально подходящие нам по планировке. Но с одной оговоркой — в состоянии «под чистовую отделку». Меньше всего на свете мы хотели ввязываться в полномасштабный ремонт, да еще и арендованного помещения.

Чтобы развеять наши сомнения, собственник предложил долгосрочный договор с регистрацией в Росреестре, а также стоимость, которая позволяла окупить вложения в ремонт (даже по сравнению с готовыми помещениями). Мы вспомнили, что наши сибирские коллеги недавно строили офис и написали Владимиру Завертайлову из Sibirix. Он в ответ прислал ссылку на пост с описанием вселенского бедствия, но нас это почему-то не остановило.

10 советов, как запуститься за 2 месяца

Первые переговоры с ремонтными подрядчиками прошли неудачно. Проверенная бригада была занята и мы не вписывались в три месяца арендных каникул. Остальные либо совершенно не понимали, что такое лофт, либо были очень дороги. Эти две проблемы тесно связаны друг с другом: чтобы отремонтировать 360 квадратных метров за разумный бюджет нужно очень хорошо представлять принципы лофт-дизайна.

Мы решили заниматься дизайном, проектированием и управлением проекта самостоятельно. Продумывали все решения по дизайну и компоновке офиса, а для визуализации проекта привлекли моделлеров.

Планировки помещений, чертежи вентиляционной системы, электрики и сети мы делали в Axure. Полностью по аналогии с проектированием сайтов — уж это мы хорошо умеем делать. Удивительно, но никто из подрядчиков не отказался работать по нашим проектам.

Чтобы собрать бригады, мы пользовались сервисами YouDo и Profi.ru. Первый помог найти практически всех искомых специалистов, второй не дал никаких результатов. Можно сказать, у нас был ремонт 2.0, но впечатления от этого остались удручающие. Пользуясь сервисом, можно без особых опасений найти мастера на час, однако для серьезных работ лучше использовать другие каналы. Только несколько человек оказались профессионалами, с которыми мы и прошли большую часть пути.

До этого проекта я считал, что доходы сотрудников IT-отрасли одни из самых высоких. Но я просто ничего не знал о заработках на стройке. Востребованный плиточник, электрик или маляр, который прокачал профили на упомянутых сайтах и профессионально работает с клиентами, зарабатывает даже больше востребованных разработчиков.

Когда мы начали работу и стек задач стал понемногу уменьшаться, меня охватила эйфория: сделаем направление дизайна и реконструкции пространств, дополняющее наше направление брендинга — нужно же помогать клиентам воплощать проекты в том числе и в интерьерах. Но по мере накопления опыта, ошибок и странных событий на площадке, мое мнение трансформировалось в «больше никогда не свяжусь с ремонтом».

За время работы скопилось множество смешных историй. Например, швы полов серого и черного цвета нам затерли теми же цветами, только наоборот. И совсем не смешных: у нас кое-что украли, на стройку попадали грузчики-наркоманы, приезжали пьющие бригады. Да-да, некоторым удобно носить тяжести под амфетаминам, а кому-то монтировать вентиляцию под градусом.

Пришлось убедиться, что скупой действительно платит дважды. Сотрудничество с дешевыми подрядчиками несколько раз приводило к серьезному удорожанию работ. Общую смету мы превысили примерно в два раза.

Переезд офиса нашего размера — отдельная проблема и статья расходов, в том числе по причине временного снижения работоспособности компании. Но и после переезда траты не кончились: началась бесчисленная череда улучшений и доделок. Если у вас есть выбор, всегда ищите готовый офис, не связывайтесь со строительными работами.

На всех этапах стройки наши сотрудники приходили и добровольно (почти) помогали с разными задачами: от уборки площадки до небольших строительных работ. Большое спасибо им за это. У нас всегда были готовы отрывные листочки с задачами, которые можно было взять на себя.

Мы применили в офисе некоторые оригинальные решения по дизайну и инженерии. Что-то придумали сами, что-то подсмотрели в других офисах IT-компаний.

В нашем старом помещении была ужасная система проводки электрики и сети, которая сильно мешала любым изменениям. В новом мы сделали единую «шину» для всех коммуникаций и расположили ее вдоль всего этажа. Это что-то вроде спинного мозга офиса, через который проходят:

• центральные каналы вентиляции;

• электрические магистрали во все помещения;

• кабели нашей интернет-сети;

• пожарная сигнализация;

• охранная сигнализация;

• кабели видеонаблюдения.

Оказалось, что ремонт офиса — это не отделка, а целая пачка инженерных проблем. Эти шесть слоев систем (не считая отопления, воды и канализации) оказались самыми сложными и дорогими этапами.

Еще одним нюансом переезда стало отключение от инфраструктуры старого здания: нам пришлось срочно заводить телекоммуникационный шкаф и докупать стоечное оборудование, которое раньше входило в стоимость аренды.

Чтобы избавиться от проводов под ногами и не делать при этом напольные розетки (которые в итоге все равно оказываются не совсем там, где нужны), мы сделали подвижные «хоботы», которые спускаются с потолка к столам. Помимо своей функциональной роли, они еще и придают промышленный колорит нашим помещениям.

Вентиляционная система у нас тоже не только для свежего воздуха, но и для красоты. Полностью открытые трубы проходят по всем комнатам и работают на индустриальный стиль.

Во всем офисе нет ни одной лампочки — все освещение на светодиодах. Правильно подобранное по спектру, оно, как оказалось, слишком мощное, сейчас переделываем по просьбам сотрудников. Включается свет старыми советскими рубильниками, розетки тоже сделаны в винтажном стиле.

Ну и самое интересное в нашем офисе: система перегородок из армированного ретро-стекла, а также мобильная перегородка, сделанная из настоящих гаражных ворот. Промышленный пультом эта перегородка убирается за минуту.

Ворота нужны, чтобы быстро превратить наши переговорные комнаты в небольшой лекторий, в который помещается до 50-ти человек. Здесь же мы проводим фото и видеосъемки. Получилось многофункциональное пространство, которое сильно расширяет наши возможности.

Сейчас мы готовим этот зал под события: смонтировали проекторы, закупили стулья, работаем над системой звукоусиления и разбираемся в том, какое оборудование нужно, чтобы сварить кофе на 50 человек. При этом у нас уже прошли больше 20-ти мероприятий разного масштаба: компания превратилась в штаб для всевозможных лекций и встреч.

Несмотря на драматичный процесс, мы успели все за два с половиной месяца и уже пожинаем плоды. Кажется, сотрудники (в том числе потенциальные), были рады переезду — смотрите хэштег #nimaxnewhome. Стало комфортно приводить в офис клиентов, друзей и партнеров.

Из сложного: долгая притирка к опенспейсу, продолжающаяся борьба с техническими недоработками офиса и (конечно) рост расходов. Кроме того, оказалось, что «за время пути собака могла подрасти» — пока шел ремонт, мои коллеги успели нанять несколько сотрудников и офис сразу заполнился практически полностью.

Я до сих пор не могу решить, было ли верным решение прорабить проект самому. Фактически, я выпал из работы на три месяца. За это время ничего не развалилось и все процессы шли своим чередом под надежным присмотром руководителей. А у меня было много времени подумать и посмотреть на ситуацию со стороны. Возросшие расходы после переезда выявили много проблем в нашей системе. И, получается, ремонт стал катализатором очередной модернизации компании, которую мы уже проектируем и будем внедрять в следующем году. Наверное, все-таки хорошо иногда отвлекаться.