Канбан-доска

Маркетинг14 Создание сайтов5 Контекстная реклама8 SEO5 Комплекс услуг4 Дизайн9 Программирование1 SMM1 Digital3 Использование сервиса1 Мобильная разработка1 Юзабилити2 Брендинг5 Менеджмент2 Интернет-маркетинг1 Интранет

МенеджментСтатья

Lean (бережливое производство)КанбанУправление проектами

Канбан-доска

Хочу рассказать немного про методологию lean и то, как мы используем её у нас в студии.

Максим Кыштымов CHIPSA

14 апреля 2013

5 434

Хочу рассказать немного про методологию lean и то, как мы используем её у нас в студии. Кто не в курсе — это методология «обезжиривания» бизнес-процессов, при которой идет сокращение неизбежных потерь, исключение бесполезных действий и выполнение других манипуляций, направленных на увеличение скорости работы, количества производимой продукциии, как следствие, роста её доходов. Это если вкратце.

Итак, сегодня речь пойдет о двух составляющих чудесной методологии lean — это визуализация и канбан. Первая из них говорит о том, что нужно стараться визуализировать в бизнес-процессах всё и вся, чтобы упростить их восприятие и понимание. Со вторым понятием, я думаю, многие знакомы уже давно и не понаслышке. Я же хочу рассказать о том, как мы открыли для себя канбан-доску и чем она стала полезна именно нам.

Совсем немного теории. На кошках яблоках

Если позволите — хочу дать вольное описание понятия «канбан». По-крайней мере так, как я его понимаю. Канбан — это система работы, которая позволяет организовать принцип вытягивания заказчиком.

Принцип вытягивания, принцип канбан-ячейки — Очень наглядно эту систему показывает следующая иллюстрация.

Покупатели (можно сказать заказчики) берут яблоки из корзины в супермаркете. Как только яблоки в корзине кончаются — работник супермаркета приносит новую полную корзину, которую он берет на складе. Как только на складе исчезла корзина — кладовщик ставит на её место другую, которую он наполняет яблоками из запасов.

Смысл такого подхода — мы оцениваем необходимость что-то сделать исходя из реальных потребностей покупателя. Иными словами если покупатели не берут яблоки — нет смысла приносить новые корзины со склада, а на складе наполнять запасные корзины. Это и есть принцип вытягивания. Более того — он позволяет значительно сократить время, в течение которого в корзине в торговом зале нет яблок. Ведь все, что нужно сделать — это просто взять их из предыдущей ячейки.

Переходим от яблок в супермаркете к проектам в студии дизайна

Итак, что мы можем получить, используя канбан-доску в студии дизайна?

Начнем с того, что канбан-доска — это инструмент визуализации. А визуализируем мы наши канбан-ячейки, которых физически нет.

Этапы разработки сайта в студии «Чипса» — Мы, например, разбили наш бизнес-процесс по созданию дизайна сайта на следующие этапы:

Можно сказать, что этап верстки — это корзина с яблоками в супермаркете. Отрисовка, прототипирование, анализ и продажа — промежуточные канбан-ячейки. Запасами в нашем случае являются потенциальные проекты, которые нужно обработать на этапе продажи (на нашем «складе»).

Нетрудно догадаться, что идеальное состояние дел в студии — равномерная заполненность проектами всех канбан-ячеек. Как только заказчик «вытянул» проект с этапа верстки (для нас это конечная стадия разработки дизайна сайта) — есть необходимость тут же перевести один из проектов, находящихся в отрисовке на этап верстки, чтобы заполнить пустую ячейку.

Канбан-доска в студии дизайна «Чипса» — Далее заполнить пустую ячейку этапа отрисовки одним из проектов, закончив делать прототипы и т.д.

Так вот. Именно для стремления поддерживать это идеальное состояние и нужна канбан-доска. Она очень наглядно показывает на каком из этапов необходимо ускориться по какому-либо проекту, а на каком образовался «затор». И ещё — что пора бы задуматься о том, что на складе уже почти ничего нет и самое время заняться обработкой потенциальных клиентов.

Наша реализация канбан-доски

Итак, теперь нам понятно зачем нужна канбан-доска. Как нам её сделать?

Мы пошли по самому простому пути. Наклеили прямо на обои в студии большую белую виниловую пленку. Маркером разделили её на этапы. Ну и, собственно, стали клеить на пленку стикеры с названиями проектов.

Стикеры на канбан-доске в студии дизайна «Чипса» — Со временем пришли к тому, что на стикерах помимо названия проекта есть смысл писать имя дизайнера, который над ним работает. Это позволяет быстро оценить занятость каждого дизайнера просто бегло взглянув на канбан-доску.

Ну и, само-собой, ввели цветовую градацию стикеров. Зеленый — по проекту все ок. Желтый — есть вероятность, что проект задержится на данном этапе. Красный — проект задержался на данном этапе, и надо постараться сделать все, чтобы перенести его на следующий этап. Критерием оценки «задержанности» в нашем случае является дедлайн проекта. Кроме того, мы стремимся переносить на следующий этап те проекты, по которым мы можем быстрее получить деньги (каждый этап у нас оплачивается отдельно, а оплата по этапу разбивается на аванс и остаток).

Мы визуализировали, визуализировали да не вывизуализировали

Как вы уже поняли — на достигнутом мы не остановились. Помните про принцип — стараться визуализировать все, что можно? Так вот мы подумали и решили — а почему бы на канбан-доске не отобразить финансовые потоки по проектам? Тем самым мы сможем наглядно видеть сколько денег принесёт каждый проект при переходе на следующий этап.

Стикеры с суммами по проектам на канбан-доске в студии дизайна «Чипса» — К каждому стикеру мы добавили мини-стикер с суммами, которые мы получим по данному проекту в случае его перевода на следующий этап. Для этого на стикере мы пишем две суммы — аванс и остаток. И для каждой суммы указываем месяц, в котором эта сумма может быть получена.

Таким образом мы получаем своего рода инструмент финансового планирования, с помощью которого мы можем в начале месяце прикинуть приблизительную суммарную выручку со всех проектов, соотнести её с плановой выручкой. И оценить эффективность нашей работы в конце месяца.

Напрашивается и следующий шаг — цветовое разделение для мини-стикеров. Да-да. Зеленый стикер — оплата должна быть во-время. Красный стикер — либо заказчик задерживает оплату, либо надо поднажать по проекту, чтобы успеть все сдать до конца месяца, к зарплате. Как правило, это мелкие правки или доработки. И как вы, наверное, уже догадались, количество красных мини-стикеров к концу месяца частенько значительно увеличивается

Подведем итоги

Итак, что же дало внедрение канбан-доски у нас в «Чипсе»?

До внедрения:	После внедрения:
Не было четкого понимания сколько надо продавать. Были случаи, когда брали слишком много проектов и не могли их «пережевать». Или лихорадочно начинали искать заказы, когда вдруг понимали, что проекты вот-вот закончатся.	Визуализация проектов с помощью канбан-доски и принцип вытягивания позволяет легко оценить необходимость обработки потенциального клиента, переноса залежавшегося не срочного проекта на следующий этап и т.д.
Для оценки занятости дизайнеров перепробовали множество инструментов, в том числе гуглотаблицу. Она была не очень наглядной. Её ведение занимало немало времени.	Для оценки занятости дизайнера на ближайшие два месяца достаточно посмотреть на доску, посчитать количество стикеров с именем дизайнера и понять насколько он загружен и когда освободится.
Были моменты, когда не было понятно на каком этапе бизнес-процесса у нас слабое звено, если можно так сказать.	Сейчас наглядно видно на каком этапе есть проблема. Остается найти её и решить.
Надо признаться, что до внедрения канбан-доски мы не занимались ежемесячным финансовым планированием. Так получилось, что вести его мы начали параллельно с внедрением канбан-доски.	Простой, но достаточно эффективный инструмент финансового планирования. Да, он позволяет заглянуть всего на 2-3 месяца вперед. Но зато это очень наглядно. И на денежный поток реально можно повлиять, вовремя приложив все усилия к «нужным» проектам.

Надеюсь, вам будет полезно все то, что я здесь описал. Или, как минимум, интересно. А возможно, данная данная статья поможет вам в таком нелегком занятии, как управление проектами! )

Оригинал: http://chipsa.ru/lean1/

Василий Чуранов
Сооснователь в WebCanape

Направление мысли правильное, уверен, что это дало прирост эффективности Вашей компании. Мы на собственном опыте убедились, что применение теории ограничений и lean-методологии дает существенную оптимизацию работы. Мы, в свою очередь, уже прошли этап всеобщей визуализации. Да, он дает представление о текущей ситуации, позволяет планировать... но не помогает системе саморегулироваться, не дает обратной связи с выхода на вход. При небольшом потоке проектов можно обойтись доской, стикерами и стикерами на стикерах, но при существенном потоке проектов (у нас это от 30 сайтов «под ключ» в месяц) нужна уже информационная система, которая сама будет расставлять приоритеты (фокусировать менеджеров) и сообщать на вход сколько нужно запустить проектов в работу. Автоматизация обратной связи с выхода на вход (принятие решения о том, сколько проектов можно запустить в работу в зависимости от загрузки этапов производства) это следующее ключевой шаг после визуализации общей картины и поиска узких мест. Это очень интересная и сложная задача, которую мы сейчас пытаемся решить.

В статье немного не хватает реального опыта применения. С какими проблемами сталкивались? Как решаете проблему «волны», когда на одном из этапов выстраивается очередь и скоро она докатится до следующего этапа. Мы часто наблюдаем это явление. Думаю, что это будет в следующих материалах.

Очень радует, что участники рынка все больше и больше присматриваются к правильным методологиям. Повышение собственной эффективности — единственный шанс к выживанию на этом непростом рынке веб-разработок.

Владимир Завертайлов
Генеральный директор в Сибирикс

Коллега правильно сказал о необходимости автоматизации: при большом количестве проектов поток работ вырастает просто нереально. Визуальное управление — хорошо, но если досок с карточками становится две, три, десять? Отслеживать все эти процессы вручную — сложно и дорого.

Поэтому мы для себя разработали решение SCRUMBAN — это виртуальная канбан-доска вкупе с мощным инструментом планирования этапов разработки. Мы настраиваем каждую колонку канбан-доски, задаем минимально и максимально допустимое количество задач для нее. В результате, если где-то задач становится слишком много и это грозит «затором» в рабочем процессе — Доска сигнализирует об этом. Если задач мало и специалисты недогружены — мы тоже об этом узнаем.

Кроме стандартных возможностей канбан-доски, у SCRUMBAN есть функционал, который позволяет фиксировать затраты времени сотрудников по каждой из задач — это помогает получить обратную связь и планировать будущие этапы с большей точностью.

Инструмент получился по-настоящему универсальный, сейчас отказались от багтрекера, работаем только с ним.

SCRUMBAN работает как расширение для Корпоративного портала 1С-Битрикс, сейчас он доступен для установки, так что все владельцы корпортала могут присоединяться: http://marketplace.1c-bitrix.ru/solutions/sibirix.scrumban/

Виталий Денисенков
Директор в Студия Борового

Прекрасно, что на CMS Magazine появилась статья по использованию отдельных инструментов Бережливого производства (Lean Production) в работе веб-студии.

Я хочу обратить внимание на еще одно полезное преимущества использования канбан при управлении производством в веб-студии. Это сокращение объемов незавершённого производства (запасов). Часто в студиях в работе находится от 30 до 100 проектов в разных стадиях. И очень редко кто задумывается, что чрезмерное количество затяжных проектов является потерями для студии, которые не только не приносят прибыли, но и являются убыточными. К таким долгостроям возвращаются время от времени (или получив реакцию заказчика, или самостоятельно завершив какой-то из этапов работы по проекту), что-то делают, и потом проект опять повисает. Канбан позволяет решить этот вопрос. Каким образом? На каждый из этапов работ в студии (например, ТЗ, Дизайн, Верстка, Программирование, Контент и Тестирование) ставится ограничение в количестве проектов, которое может там находится. Например, не более 10. Соответственно, если проекты начинают скапливаться на каком-то этапе, то сразу становиться понятно, что в организации процесса разработки есть проблемы. Соответственно, для увеличения возможностей продакшена необходимо усовершенствовать производство на проблемном этапе (пересмотреть процесс, добавить мощностей, пересмотреть принципы работы с заказчиком). Ограничения заставляют руководство студии решать критические проблемы, которые при обычной хаотичной разработке часто не видны или на них нет времени.

Подчеркну, что суть Бережливого производства — создание непрерывного потока создания ценности. Т.е., в идеале, проект должен разрабатываться постоянно, без остановок. Все остановки процесса разработки (согласования, ожидания свободного разработчика, ожидания контента), а также переделки, правки исправления ошибок, совершения действий, не добавляющих ценности продукту с точки зрения клиента, являются потерями (муда), которые необходимо устранять.

Для этого разработано огромное количество инструментов и методик (картирование потока создания ценности, кайдзен, стандартизация, управление вариабельностью, статистический контроль качества, визуальный контроль, 5S, TQC, развертывание политики и т.д.). Но венцом является именно изменение отношение сотрудников компании к работе, повышение вовлеченности и удовлетворенности результатами работы. Без этого применение отдельных инструментов приносит лишь самые незначительные улучшения по сравнению с огромным потенциалом Lean. Поэтому для составления полной картины я очень рекомендую сначала ознакомиться с трудами Вумека и Деминга, а затем уже начинать внедрение инструментов Бережливого производства.