Большинство наших клиентов — фаундеры стартапов, частные инвесторы, крупные бизнесы. Во многом так сложилось потому, что мы не нашли способов взаимодействовать с тендерами, где тоже, по слухам, можно хорошо заработать.

Что касается фейла — история была такая. В какой-то момент мы подумали, что канал «тендеры» у нас никак не охвачен. Но чтобы заниматься им, нужно было искать или нового человека в команду или отдавать это направление на аутсорс. И я нашел какую-то компанию, которая обещала помогать с выигрываем тендеров. И тогда же узнал, что для сбора документов, которые требуются только для рассмотрения КП, можно сойти с ума. У меня до сих пор лежит эта огромная стопка бумаг, толщиной со всю проектную документацию к нашему типовому проекту.

Я потратил огромную кучу времени, собирая эти документы, отправил их, но нам написали, что нас не берут в конкурс из-за того, что курьер опоздал на 2 часа и подача заявок закрылась. А потом этот конкурс вообще отменили.

Итог был таков, что мы заплатили 80 тысяч рублей аванса аферистам, которые обещали помогать выигрывать тендеры. Но при это я сам собирал документы, и вся эта бессмысленная работа пошла прахом.

Тогда я понял, что тендеры — это слишком сложная наука, чтобы заниматься ей без целого отдела. Остерегайтесь аутсорс-помощников, предлагающих выиграть конкурс, а также не суйтесь в это болото без огромного опыта — вот такой простой совет. :)

Примерно, как в случае WB—Tech, в этом году мы ввязались в тендеры. Честные тендеры на соответствующих площадках, без договоренностей и откатов.

Долго выбирали формат, собеседовали людей в штат, смотрели фрилансеров и предприятия, специализирующиеся на таких услугах и обещающих завалить заявками и победами. В итоге выбрали вариант со штатным специалистом... и, на данный момент, спустя пару месяцев, находимся в состоянии ощущения фэйла.

Поясню, хотя об этом уже была подробная статья на CMS Мagazine. Небольшие простые тендеры даже с большим объемом документов могут спокойно забрать компании, которые работают в нижнем ценовом сегменте. Невзирая на качество производимых работ, выбирают их.

Крупные тендеры зачастую требуют наличие компетенций, сертификатов и портфолио, которые есть только у очень крупных предприятий нашей отрасли.

В чем сложность. Отталкиваясь от собственного опыта, могу сказать, что, помимо мониторинга тендеров и подготовки документации (с чем тендерный специалист справляется «на ура»), у вас возникнет огромный пласт работы (до 50% рабочего времени квалифицированного специалиста в определенные периоды) на прочтение десятков технических заданий, тендерных заявок и оценку. Далее, скорее всего, вам придется забыть на первом этапе про две вещи — ваше портфолио и вашу рентабельность. Так как, чтобы выиграть хороший тендер, нужно иметь не портфолио с прямыми контрактами и реализованные проекты для крупных заказчиков, а вашу историю побед и контрактов именно в тендерах — это называется квалификация и при отсутствии ее вас просто могут отсеять.

К чему мы пришли сейчас — к более четкой специализации на тех заявках, которые могут быть наиболее рентабельны или перспективны для нас с учетом накопленного опыта по прошедшим тендерам, к оптимизации трудозатрат на проработку тендерных заявок.

Что нужно было сделать изначально: 1. Надо было самим пройтись по площадкам, отобрать штук 10 конкурсов, проработать их (понять сколько времени у нас это будет занимать); 2. Далее просмотреть уже завершенные торги, проанализировать победителей, понять, насколько мы можем быть конкурентны.

То есть не стоит надеяться, что сразу можно будет взять тендер на 5 миллионов. И нужно понимать, что тендеры — это сложная системная работа, которая требует приличных ресурсов. На отладку этой работы закладывайте сразу несколько месяцев, а-то и полгода, просчитайте в какую затратку это вам выльется (оформление, обеспечения, работа тендерного специалиста/компании, трудозатраты сотрудников внутри компании). Возможно, эти ресурсы лучше направить на завоевание рыночных позиций и борьбу за прямые контакты с покупателями.

У нас была замечательная история, связанная с участием в тендере на разработку сайта КВН, заказчиком которого выступал АМИК. Все было чудесно, мы уже успешно прошли несколько конкурсных этапов (смета, первичная графика и т.д.) и следующим шагом была встреча с организаторами тендера. Нас предупредили, что Александр Масляков мл. (человек, который будет принимать окончательное решение) хочет познакомиться с нашей командой. Мы поняли это буквально: подготовили прикольную презентацию и стали готовить команду к встрече. И чересчур, наверное, строго это сделали. Готовились, репетировали то, что должен на встрече сказать каждый член команды, как они будут представляться, объяснять, какой за какой фронт работ они отвечают и т.д. и т.п.

И вот, настал день Х. Приехал Александр Александрович с человеком, который отвечал за тендер с их стороны. Наши сотрудники стали по очереди озвучивать свои заготовки. В какой-то момент начала явственно чувствоваться тяжелая атмосфера, а в конце встречи (которая не была долгой), Масляков, видимо, устав слушать, какие мы замечательные, задал контрольный вопрос: «А что конкретно вы предлагаете реализовывать в рамках нашего проекта?».

Тут-то мы и поняли, что откровенно сливаем участие в этом тендере. Мы подразумевали, что к этой части работ приступим уже в случае получения заказа.

Стоимость этого косяка — человеко-часы, потраченные на участие в тендере (пресейл, первичная графика и т.д.), то есть 30-40 тысяч рублей. Но упущенная выгода гораздо существенней. Бюджет проекта оценивался в несколько миллионов.

Выводы из этой истории довольно банальные: по большому счету всегда нужно отталкиваться от потребностей клиентов, и тендеры — не исключение. Конечно, в данном случае было уместно обозначить команду, но не нужно было делать на этом акцент, по сути, рекламируя самих себя. Нужно было глубже погрузиться в специфику проекта, предлагать различные варианты решений задач клиента. Да, это было бы дольше и дороже для студии. Но клиенты такое любят, и данный подход, безусловно, значительно бы повысил шансы на победу.

Еще один наш фейл на этот счет — это старая история с участием в конкурсе холдинга Газпром-Медиа, когда им еще руководил Лесин. Был назначен день встречи со всеми участниками тендера. Мы были по счету третьими или четвертыми. Увидев, как первые же участники вышли из кабинета Лесина с белыми лицами, мы поняли, что нас ждет жесткая обструкция. Но до этого не дошло. Нас даже не приняли, весь пресейл ушел в пустоту. А ведь, положа руку на сердце, могу сказать, что в данном случае мы очень старались и проделали огромный объем работ. Нам даже не приходило в голову, что нас могут просто не выслушать, так как по мнению организаторов конкурса первые участники не разбираются в сути проекта.

Выводы в данном случае мы сделали такие: даже если на кону очень дорогой и престижный проект, не стоит кидать на участие в конкурсе все силы студии. Есть масса нюансов и параметров, на которые участники конкурсов просто физически не могут повлиять. Человеческий фактор (настроение или личные стереотипы в голове бигбосса крупной корпорации) — это то, что в итоге может решить судьбу тендера вне зависимости от степени подготовки команды и проработки презентации.

Знаете, бывают такие ситуации, которые лишь спустя некоторое время открываются во всей своей красе? Расскажу об одной такой истории.

Было это еще лет 5 назад, когда я работала в студии «Липка и друзья». Пришло приглашение принять участие в крупном тендере. Объем работ был приличным. Чтобы сделать более-менее осмысленную презентацию и качественное предложение, понадобилось бы минимум 40 человеко-часов, а то и больше. Задача была очень интересная, поэтому сразу же проснулся азарт. Как лучше сделать: так или так? Что свежего мы можем предложить? Как переформулировать задачу, чтобы можно было копать глубже?

К счастью, с одним из представителей организаторов тендера мы были немного знакомы. Поэтому я решила задать ему несколько наводящих вопросов. Честно говоря, просто для того, чтобы лучше вникнуть в задачу. Но ответы были такими, что я поняла — в нашей заявке организаторы не заинтересованы в любом случае.

Есть такой фильм «Между делом». С Винсом Воном. Там замечательно раскрывается такой термин как «отсосники». Я его посмотрела уже спустя пару лет после этой истории. Взглянула на всю эту ситуацию немного под другим ракурсом и нашла новое подтверждение тому, что нас изначально хотели привлечь в конкурс именно в таком качестве.

Словом, возможно, термин «чуйка» и не очень профессиональный, но сработала именно она. И, можно сказать, чисто случайно мы не потратили много сил впустую, оторвав сотрудников от более важных и срочных задач.

В данный момент мы начали внимательней изучать статистику и собирать обратную связь от участников нашего сервиса. Могу отметить несколько самых ярких ошибок, которые сразу бросаются в глаза.

Первая — однотипность и непроработанность откликов на тендеры. Очевидно, что гораздо эффективнее работают интересные, эксклюзивные отклики. Но самое главное — нужно сразу писать вдумчивый ответ, опираясь на конкретные бизнес-задачи и цели.

Вторая — рефлекторные отклики на все тендеры подряд. Мы видим и отслеживаем такие активности. Обнаружились даже «рекордсмены», которые откликались на чуть ли не на 500 тендеров из 758 возможных.

Безусловно, в этом случае страдают, в первую очередь, потенциальные заказчики. Ведь нужно время на обработку всех полученных данных. Но кто точно не страдает — те, кто осмысленно подошел к участию в конкретном конкурсе, обозначил свои компетенции, описал свое видение и предложил какие-то решения. Понятно, что организаторы тендеров будут выбирать именно таких подрядчиков. А те, кто занимается массовой хаотичной рассылкой — в 99% просто зря потратят свое время.

Конечно, мы считаем такие активности деструктивными и уже предприняли ряд мер (например, те же платные аккаунты для студий, настроенных на серьезную работу над тендерами) для повышения качества проводимых на нашей площадке конкурсов.

В конце хочу еще отметить одну ошибку, которая, возможно, характерна только для нашего сервиса — далеко не все студии/агентства указывают у себя в профиле полный перечень оказываемых услуг и цен на эти услуги. В результате студия не выводится в разделах и каталогах, на которые у нее не указаны цены. Это значит, что она не участвует в тендерах на эти услуги, хотя могла бы. А исправить это достаточно просто. Нужно лишь полностью заполнить всю информацию о своих услугах в личном кабинете.