Одна из задач, которую может решать корпоративный портал — следить за финансами и автоматизировать отчётность. В серии статей партнер и генеральный директор digital-интегратора Notamedia Сергей Ковтун расскажет, как это было сделано и работает сегодня у них.

В первой части: про оплату труда и как она формируется при работе над проектом.

Что в основе

Для организации всей своей работы в финансовом плане мы используем стандартный функционал Битрикс24, но с нестандартными доработками. У Битрикса есть огромное преимущество: можно «залезть» в исходный код, поправить или добавить всё, что нужно — и это сразу будет работать в привычном интерфейсе.

Единственная сложность — нужно досконально знать внутреннюю архитектуру продукта и понимать логику работы внутренних модулей. Ну, и бэкапы — без них доработка стандартного корпортала в один момент может что-то сломать, и данные могут быть потеряны.

Базовая информация о сотрудниках — наше всё

Прежде всего мы поменяли на портале часть стандартных вкладок, связанных с сотрудниками, например, дату трудоустройства и дату увольнения. Это нужно было для того, чтобы считать зарплату и понимать, за какой период можно формировать по нему отчётность.

Также мы добавили привязку к технике. Завели отдельные справочники, с перечнем офисного оборудования. При принятии на работу, когда технику выдаем, привязываем` к конкретному человеку, а после увольнения, соответственно, отвязываем:

Испытательный срок — для HR-аналитики. Мы постоянно растем и ищем новых специалистов. Отслеживать найм, планировать финансовую нагрузку и формировать фонд оплаты труда (ФОТ) на будущие периоды для нас очень важно. Поэтому мы сделали на портале отдельный отчет, в котором отражается, сколько вакансий в работе, сколько сотрудников мы приняли и сколько из них прошло испытательный срок.

Автоматизация приема на работу. Когда в компании появляется новый сотрудник, на него автоматически заводятся учетки в LDAP. Это тот же Active Directory от Microsoft, только свой OpenLDAP-сервер.

При этом пользователю автоматически создается учётная запись во всей инфраструктуре компании (включая почтовый аккаунт в Gmail, персональный раздел Google Диска, GitLab и проч., вплоть до Radius, который раздает Wi-Fi). Кроме того, сотруднику выпускается электронная подпись для оформления документов о трудоустройстве и дальнейшего ведения кадрового документооборота.

С этого момента начнется формирование кадровой и финансовой истории работы специалиста в Notamedia.

Лицевой счет. Сюда наш отдел бухгалтерии заносит всю финансовую информацию по сотруднику — начисления, выплаты, премии и отпускные. При этом мы учли требования по доработкам, чтобы всё стало удобнее — и существенно разгрузили бухгалтерию и финансовый отдел.

Про биллинг или как система сама всё считает

Начнём с примера: допустим, сотрудник взял отгул или неоплачиваемый отпуск. Когда он указывает это на корпортале и выбирает даты, внутренний биллинг все сам пересчитывает, и мы видим уже финальную сумму: сколько нужно выплатить сотруднику за месяц. Премии тоже могут пересчитываться автоматически как в плюс, так и в минус, в зависимости от нагрузки. Если внести часы сверхурочной работы, система это учтёт в месячной ведомости и добавит нужную сумму к выплате.

Теперь как это работает и откуда это берётся. Это самая, наверное, мощная система, которая у нас есть — наш биллинг. В нём всё начинается со счетов. Мы, по факту, сами себе выстроили биллинговую систему, которая следит и управляет всеми нашими финансами.

Самый популярный вопрос, который мы слышим — почему не 1С? В 1С можно проводить фактические затраты и сделки и только по существующим счетам. Но нам нужно было видеть не только факт, но и план. Ещё менеджеры должны иметь возможность заводить счета и транзакции для будущих сделок, не зная конечных счетов и контрагентов, а 1С этого делать не умеет. Это не очень удобно во время синхронизации с 1С, но бухгалтеру удобно так работать, появляется отдельная точка контроля.

Например, когда приходят деньги из любого источника, бухгалтер заходит в биллинг, видит, что, окей, по этому проекту от конкретного клиента пришли деньги — и проставляет галочку «Оплачено». А менеджеры, в свою очередь, заводят планы, если это расходы, и согласовывают оплату.

Когда все планы согласованы, у финансового директора есть перечень выплат, которые необходимо совершить. Все эти денежные движения ссыпаются к нам в биллинг, — и он сразу показывает состояния всех наших счетов в реальном времени или даже что с ними будет несколько дней спустя.

Фонд оплаты труда: скучно, но нужно

Чтобы всем было проще, мы сделали выплату зарплаты прямо из интерфейса зарплатной ведомости. Бухгалтер просто щёлкает мышкой два раза и говорит, что нужно оплатить этому сотруднику всю сумму. Создается внутренняя транзакция с необходимыми суммами и галочкой «ФОТ».

Все выплаты сотрудникам аккумулируются и в зарплатной ведомости, и в кешфлоу каждого дивизиона: руководители могут видеть, сколько денег принесли проекты его команды за период и сколько из них было потрачено на ФОТ, включая налоги.

Всё по фактам

У нас также создан финансовый отчет для HR-фонда. В нем постатейно отражаются: оплата программ корпоративного благополучия (ДМС / фитнес), затраты на обучение сотрудников, проведение корпоративов и многое другое. Бюджет фонда определяется в начале года и заносится в систему. В отчете можно видеть, как этот бюджет распределяется и сколько осталось средств.

Когда мы закупаем товары для офиса или фрукты, все расходы тоже заносятся в отдельный отчет, который распределяет затраты по разным статьям. И в нем удобно смотреть как запланированные расходы на будущий период, так и фактические.

Например, если статья расходов на условные фрукты в офис — 47 тысяч в месяц, а мы в этом месяце уже потратили 15, то остаётся 32 тысячи. И если мы захотим купить по этой статье что-то ещё на 40 тысяч, то система всё пересчитает и скажет, что вылетаем из бюджета месяца, вылетаем из квартального бюджета, но все еще держимся в годовом, например.

А если мы ещё что-то купим по этой статье, то всё сразу подсветится красным и финдиректор придёт к нам на разговор :-) Это значит, что в бюджете, который был в начале года сформирован, закончились деньги по этой статье, и нужно это выносить на общее собрание. Там обсуждаем, что мы увеличиваем ту или иную статью бюджета. При этом из отчета по бюджету мы можем понять, какую статью мы можем подрезать, чтобы не тратить лишних денег там, где их и так мало.

Сила — в единстве

Напоследок, пара слов о том, зачем мы вообще начали организовывать сложную систему и не стали пользоваться только штатными средствами.

Самое главное — это полезно финансовому блоку и топ-менеджменту, чтобы проверять состояние денег в компании и вовремя сверяться с банковскими выписками. Когда есть несколько счетов, много подрядчиков, сотрудников, платежей и источников дохода — все цифры разорваны, нет общей картины.

Ещё иногда кто-то может по ошибке указать не ту цифру, забыть внести расход, не посчитать сверхурочные.... И за всем этим финансовым хозяйством нужно пристально следить. Соответственно, мы, сравниваем все показатели и, видя, что где-то есть аномалия, понимаем, например, что была ошибочная транзакция.

Что дальше

Мы рассказали про самые базовые вещи: автоматический учёт финансовых взаимодействий с сотрудниками и работа с планом и фактом по расходам на HR и офис. В следующей статье раскроем детали внутренней кухни финучёта: как формируются отчёты и учитываются сложные движения средств по сделкам.