Коллеги, всех приветствую.

Все сталкиваются с вопросом управления своим временем. Сейчас существует столько инструментов для этого: специальные блокноты, приложения для компьютера, приложения для смартфона и т.д.
Я бы хотел рассказать, как я управляю своим временем с помощью Gmail и методологии GTD.

Я перепробовал очень много разных инструментов, ToDo листы, напоминания, желтые стикеры, блокноты, но все это, к сожалению, в моем случае, не сработало. Прижился только вариант GTD+Gmail.

Gmail-ом и сервисами Google я пользуюсь очень давно, и только gmail 100% подходит под связку с GTD, почему? Поймете чуть позже.

Классический GTD

Если вы не читали книгу Getting Things Done Дэвида Аллена, то можете кратко ознакомиться с методологией в Википедии ru.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done
Я же приведу схему методологии:

В моем случае, «Входящие» это и есть «Входящие» в Gmail

Сколько писем в папке «Входящие» в вашем почтовой ящике?

Вся информация из внешнего мира (вся почта со всех почтовых ящиков), попадает во «Входящие» моего почтового ящика. И любое письмо, попавшее туда, я рассматриваю как задачу. Более того, чтобы что-то не забыть, я пишу сам себе письмо с задачей, это 100% вариант, не забыть что-то. Даже моя жена, если хочет, чтобы я что-то не забыл, она пишет мне письмо.

Далее, получив письмо, я согласно методологии GTD определяю, что же с ним можно сделать?

1. Если данное письмо не требует от меня действий, оно уходит в «Архив», именно тут и проявляется вся мощь Gmail, нажав одну кнопку письмо попадает в «Архив» и пропадает из папки «Входящие», прошу обратить внимание, что письмо НЕ удаляется, а АРХИВИРУЕТСЯ (попадает в ярлык «Вся почта»). Это позволяет в любой момент найти это письмо с помощью встроенного поиска, который хранит в себе всю мощь поиска Google. В прочем, о поиске далее.

2. Если это письмо не нужно, то оно удаляется.

3. Если задача требует от меня действий, и оно занимает меньше двух минут (ответить, переслать, выполнить задачу), то я выполняю задачу и, выполнив, архивирую письмо.

4. Если задачу можно делегировать, то я делегирую задачу (пересылаю письмо тому, что выполнит задачу) и ставлю себе напоминание за пару дней, до dead line задачи с помощью сервиса boomerang и ярлык «НА КОНТРОЛЬ».

5. Если задачу не возможно делегировать, и она занимает более 2х минут, я ее откладываю, а именно, оставлю во «Входящих» либо ставлю себе напоминание в календарь или отправляю себе письмо в будущее (об этом я уже писал заметки на digitalmamagers.ru про boomerang и followupthen) и архивирую письмо, ведь к назначенному сроку, boomerang вернет письмо во «Входящие».

Оценка нагрузки

Если во «Входящих» больше 15 писем, то это означает, что я слишком перегружен и нужно решить этот вопрос, нанять человека, передать проект другому менеджеру и т.д.

Если во «Входящих» от 5 до 15 писем, это означает, что все хорошо :)

Если меньше 5, то я слишком расслаблен и можно взять еще один проект в реализацию.

Как этого добиться с помощью Gmail?

Чем же так хорош Gmail?

Уход от парадигмы папок. В Gmail нет папок, есть только ярлыки. Это означает, что у одного письма может быть несколько ярлыков и по-сути, «Входящие» это такой же ярлык. Вы можете создавать ярлыки по проектам, по сотрудникам и т.д. так же, можно создавать и под ярлыки. Например, если у вас есть клиент, у которого много проектов, можно создать ярлык с названием клиента и под ярлыки с названием проектов.

Более того, вы можете создать правило-фильтр, которое само назначит письмам соответствующие ярлыки, в зависимости от темы письма, от отправителя и т.д.
Так же, благодаря цветовому кодированию, вы можете выделить ярким цветом ярлыки, которые требуют особого внимания. В частности, когда я работал в РИК, все письма, относящиеся к нему, были отмечены красным цветом.

Я также настроил фильтры на всевозможные письма из соц. сетей и рассылки, чтобы они автоматом получали соответствующий ярлык и архивировались, дабы не попадать во «Входящие» и не отвлекали внимание.

Система управления проектами Gmail

В целом, из Gmail можно сделать полноценную систему по управлению проектами, ведь он позволяет:

• Создавать ярлыки с проектами
• Создавать ярлыки с именами исполнителей
• Ставить задачи (написать письмо исполнителю)
• Контролировать сроки (с помощью boomerang или followupthen)
• Просматривать задачи на каждом исполнителе
• Комментировать задачу (новое письмо в цепочке писем)
• Прикладывать файлы
• Онлайн редактировать и просматривать файлы с помощью Google Drive
• Можно создать ярлыки-статусы по каждой задаче (в работе, в тестировании, закрыто и т.д.)

Благодаря поиску Gmail и оператором, можно найти любое письмо и любой файл, который есть у вас в почте, даже, если вы не помните точно, как он назывался или кто именно, кому его отправлял. С полным список операторов поиска, вы можете ознакомиться на официальной странице support.google.com/mail/answer/7190?hl=ru

Пару интересных дополнений

Кроме boomerang или followupthen, рекомендую:

1. В настройках gmail -> Лаборатория поставить кнопку «Отправить и архивировать» по умолчанию, чтобы письма, на которые вы отвечаете, сразу архивировались и пропадали из «Входящих», ведь вы уже отреагировали на письмо, и оно от вас не требует больше действий.

2. Там же, включить «Ответить всем» по-умолчанию. Дабы не нервировать, коллеги случайным ответом одному человеку в цепочке писем, где в общении участвует несколько.

3. Поставить дополнение rapportive, которое сканирует email-ы и выводить справа информацию о человеке, который вам написать, его аватар, профили во всех соц. сетях, последние сообщения в twitter, это позволяет сразу добавлять человека к себе в друзья соц. сетях и как минимум, постараться понять того, с кем вы общаетесь.

   

Обязательно сделайте!

1. Обязательно выключите уведомления о новых письмах.
   Любое новое письмо, сразу же отвлекает вас от той задачи, которой вы занимаетесь в момент, когда письмо пришло.

2. Проверяйте почту сессиями, раз в 15-20 минут, а лучше раз в 2-3 часа.
   Если что-то срочное, то никто не будет писать вам письмо. Представьте ситуацию, вам плохо и вместо того, чтобы позвонить в 03, вы садитесь и пишете письмо на почту 03@скорая.ру :) Если вы кому-то срочно нужны, вам позвонят. Часто бывает так, что вопрос сам решается без вашего вмешательства, между вашими сессиями проверки почты.

Почему Gmail?

Очень часто спрашивают, почему именно Gmail. Отвечаю. Только он 100% подходит под парадигму единого ящика «Входящие» и, благодаря уходу от парадигмы «папок» позволяет настроить GTD.
Gmail работает на всех платформах: в браузере, на iPhone, Android, мобильном браузере и даже в offline.

В принципе, данная методология совместима и с Outlook, но с оговорками и неудобствами. Вам нужно будет создавать отдельную папку «архив» куда нужно перемещать письма, на которые вы уже отреагировали. Намного сложнее организована работа с ярлыками и поиском. Но в целом, если по вашим корпоративным стандартам у вас Outlook, то можете пользоваться им.
Так же подходит почта Яндекс, но опять же, с оговорками. Тут так же нет понятия «Архив», но есть ярлыки.

P.S. Хотелось бы получить от вас комментарии, чем же вы пользуетесь для управления своим временем?

UPD: Коллеги в комментарих подсказали, что в Яндекс.Почте уже тоже есть кнопка «Архивировать».