Мы делаем так:

1. Ставим реальные сроки
    
2. Если сроки стоят жесткие, то мы жестко ограничиваем заказчика в сроках его этапов и контролируем их исполнение
    
3. Не штраф за просрочку а бонус за то, что успели вовремя, например 30% от стоимости проекта — сильно мотивирует!

Серебряной пули на этот счет нет, но есть несколько простых советов, которые помогут вам избежать проблем:

1. Честно расскажите о дедлайне. Объясните, почему он важен, что вы потеряете в случае срывов сроков так, чтобы исполнитель прочувствовал всю важность момента.
    
2. Не давите в переговорах. Если студия сказала, что сдаст проект за два месяца, не нужно просить их сделать за один. Лучше найдите другую компанию. Иначе подрядчик может уступить в сроках, даже не со зла, а из желания вам угодить. Есть исполнители которые специализируются на быстрой разработке.
    
3. Расставьте максимум чекпоинтов и сверяйтесь с ними как можно чаще. Просите промежуточные результаты.
    
4. Если сроки важнее качества не сильно придирайтесь к результату. Его всегда можно будет улушить, а время не вернешь.
    
5. У адекватных компаний договор это не что-то святое. Попросите внести туда бОльшие пени. Если компания действительно уверена в том, что справится в срок, они будут готовы пойти на такие уступки.

Если вопрос в том, что можете сделать Вы, а не что вообще мотивирует подрядчика, то ответ такой:

1. Постройте с подрядчиком хорошие партнёрские отношения, где он получает деньги, удовольствие от работы, развивается, а не тупо делает работу по ТЗ. 
    
2. Объясните ему цели и важность проекта. Определите, что нужно сделать к запуску кампании. Объясните, почему это важно — например, скажите про свои финансовые потери в случае срыва — а всё, не связанное с запуском, отложите. Вкупе с п.1 чувство ответственности работает. 
    
3. Поставьте срок сдачи, например, за месяц до даты запуска кампании. Ни Вы, ни подрядчик не способны точно оценить время на выполнение работ. 
    
4. Попробуйте сделать большим последний платёж. Иногда работает.

И да, Вы правы: штрафы и угрозы не работают. Они больше демотивируют, заставляют подрядчика злиться на вас и на себя, чем вгоняют его в известную ситуацию «отрицание, гнев, попытка изменить, депрессия, принятие», что снижает желание работать и, внимание, увеличивает срок.

Имхо, единственный способ — это указывать реальные сроки. Не те которые хотелось бы, не тот срок к которому закуплена реклама, а реальные. И не забыть заложить время на дебаггинг и пусконаладку.

Договориться о success fee за своевременную сдачу на ХХ% от общего бюджета проекта.

Самое главное — это определить понятие «срок». Сроки в проектах двух видов: прямой производственный срок — это время затраченное на выполнение этапа работ (нарисовать прототип, дизайн и т.д.), время на взаимодействие с клиентом — это процессы согласования работ, внесение корректировок. Требования клиента к выполнению срока проекта касается и первого, и второго, хотя на самом деле повлиять на сроки клиента подрядчик не в состоянии по различным причинам, в отличие от сроков на исполнение этапов работ, которые могут регламентироваться таймингом проекта, процессами внутри студии и т.д.

К сожалению, выбрать «студию которая не будет сроки срывать» сложно, поскольку любая студия может оказаться в «„кризисной“» ситуации по отдельному проекту — ключевой исполнитель этапа заболел и т.д. Все люди и от этого никто не застрахован.

Гарантировать названные сроки и нести по ним мат. ответственность студия в состоянии только в случае отсутствия согласований клиента в плане работ.

Давайте считать, что вы выбрали проверенную компанию, т.е. позвонили в студию, получили реальные отзывы клиентов и убедились в надежности, учли CRM разработчика и т.д.

Далее чтобы понимать, попадете ли вы в срок, отслеживайте каждый этап, а для этого требуйте, чтобы весь договор был разбит на маленькие операции. Точно также разбиваются и платежи (оптимально — 4-5 оплат). Тогда разработчик будет мотивирован получить следующую порцию денег, а затягивание — не в его интересах.

Можете взять на вооружение и метод из копилки наших заказчиков: сообщите разработчику, что у вас много проектов и продуктов, которые вы планируете запустить, а потому, если все будет сделано в срок и качественно, сотрудничаете только с этой студией.

Если вы понимаете, что разработка уже сильно затянута и дедлайн будет сдвинут, поясните, что рекламная кампания уже запланирована и оплачена, поэтому в случае срыва сроков вы готовы обратиться в арбитражный суд для взыскания недополученной или потерянной прибыли.

Трудно мотивировать пенями подрядчика, который концы с концами еле сводит и берется за любой заказ. Выбирайте надежное агентство. Позвоните клиентам потенциального партнера и узнайте, довольны ли они
сроками и другими аспектами сотрудничества.

Также хорошее агентство заинтересовано в долгосрочном сотрудничестве. Если завалить проект по срокам — не получишь поддержку, рекламу и следующие контракты. Подходите с позиции долгосрочного партнерства — тогда агентству будет интересно делать все в срок.

Что касается минимизации проектных рисков — как получить результат вовремя:

1. Четко формулировать и фиксировать требования к результату.
    
2. Проводить независимую оценку сроков, закладывать запас.
    
3. Оперативно согласовывать.
    
4. Контролировать промежуточные сроки.
    
5. Привязывать оплату к соблюдению сроков.
    
6. Увеличить размер пеней.
    
7. Не пытаться впихнуть в срочный проект одну новую фишечку за другой :-).

Мы в Matik для себя сформулировали такое решение — поэтапная оплата.

Договор должен предусматривать несколько этапов реализации работ и, соответственно, несколько этапов оплаты.

Например, исполнитель подготовил концепт сайта, клиент утвердил — пошла оплата. На следующем шаге исполнитель предоставил экскизы страниц, клиент утвердил — пошла вторая часть оплаты. И так далее.

Такая схема мотивирует не только исполнителя, но и заказчика. Последний понимает, что нельзя сколько угодно затягивать сроки с рассмотрением работ, потому что агентство не будет ничего делать, пока не получит деньги за крайний этап.

Все этапы с привязкой к конкретным суммам оплаты должны быть описаны в договоре. В ТЗ также следует прописать все этапы работ с указанием сроков.

Остальные схемы мотивации, к сожалению, не работают. Нужно учитывать также, что для большинства студий работают фрилансеры, которые традиционно срывают сроки.

Вот несколько простых советов, которые могут помочь ускорить процесс разработки сайта.

Разбивайте разработку сайта на несколько этапов, с привязкой оплаты за каждый сданный этап.

Помогайте своему подрядчику. Вовремя предоставляйте контент и всю необходимую информацию для разработки. Быстро согласовывайте дизайн-макеты и ТЗ. Своевременно оплачивайте счета. Выстраивайте с менеджером проекта конструктивные рабочие отношения. Такая лояльность будет здорово мотивировать вашего подрядчика.

«Железный» метод, который работает во многих сферах — влияйте не только на менеджера проекта, но и на вышестоящего руководителя, вплоть до директора.

Также мотивируйте подрядчика «пряником» — перспективой новых объемов работ.

Форс-мажоры возможны всегда и универсального рецепта, который позволит вам избежать всех неожиданностей просто нет. Однако если вы будете следовать советам ниже, то риски будут минимальны:

1. Четко сформулируйте задачи — если до начала работ вы будете иметь ТЗ, то сможете избежать трат времени на доработки.
    
2. Создайте для подрядчика стимул для своевременного окончания работ — финальная оплата не должна быть менее 50%. Назначьте бонус — например, 20% от общей суммы в случае завершения работ за неделю до дедлайна.
    
3. Подстрахуйтесь — обозначьте дедлайн датой за 1-2 недели до реального дедлайна. Заранее начинайте поиск исполнителя и процесс разработки.
    
4. Сохраняйте хорошие личные отношения с представителем подрядчика и объясните важность сдачи проекта в срок для вашей компании и для вас лично.
    
5. Заранее подготовьте все необходимые материалы — логотип, фото, тексты — и предоставьте их заказчику до начала работ. Это поможет избежать многих сюрпризов.

Для того, чтоб сдать проект вовремя, необходимо:

— выбрать дисциплинированного подрядчика (чтоб не приходилось «мотивировать» и «заставлять отвечать за сроки»);

— организовать оперативную обратную связь и подстроиться под процессы подрядчика.

Для получения продукта в ожидаемые сроки нужно иметь:

1. Детализированное техническое задание — в идеале, ТЗ должно быть написано компанией, которая будет разрабатывать сайт и снабжаться комментированными прототипами.
    
2. Полный пакет информации до начала разработки сайта. Отсутствие контента и вопросы, связанные с его созданием/поиском/обработкой является самым узким местом в сроках разработки сайта.
    
3. Ответственного сотрудника на стороне заказчика, который будет обладать информацией и полномочиями для опреативного разрешения возникающих в ходе разработки запросов.
    
4. Опыт разработки похожих проектов у подрядчика намного снизит риски возникновения просрочек.
    
5. Календарный план поможет контролировать ключевые этапы разработки.

Итак, большинство экспертов сходятся во мнении: ограничение «хотелок», разбиение на короткие этапы и постоянный контроль, быстрые согласования с вашей стороны, бонус за своевременную сдачу проекта, и, наконец, те самые пресловутые партнёрские человеческие отношения.

Удивило почти единодушное предложение экспертов оставлять весомую часть оплаты на последний платёж. Это на порядок увеличивает риски возникновения дебиторской задолженности даже у самой исполнительной веб-студии. Поверьте, что подрядчики, неоднократно прошедшие через подобные проблемы, будут отбрыкиваться от подобной практики вплоть до отказа от заключения договора.