Все пользуются электронной почтой. Мы пишем чаще, чем звоним. Не так существенна временная потеря сайта, как порой потеря одного электронного письма. И по всем законам жанра почта перестает хорошо работать, когда она нужна как воздух.

Для переноса почты на внешний сервер есть несколько причин:

1. Стабильность работы почтового сервиса;
2. Борьба со спамом;
3. Удобство работы с почтой.

Этот материал написан, чтобы продемонстрировать, что переход на внешнюю почту – это легко и не требует особой технической подготовки, и это полезно.

Чтобы этот материал оказался для вас полезным, ваше желание пользоваться корпоративной почтой от Gmail должно ограничиваться 10 уникальными аккаунтами (раньше было 50, но сейчас только 10), вы должны иметь доступ к управлению DNS записями домена (потребуется, как минимум, изменить MX записи).

В свое время мы выбрали для корпоративной почты cервис Gmail, и для этого было несколько причин: 

1. Приятно работать с лидером отрасли;
2. Работая с Gmail можно рассчитывать, что его сервера работают более стабильно, архитектура более выверена в сравнении с хостинг провайдерами или с тем уровнем надежности, который мы могли бы сами себе обеспечить;
3. Как правило, спам фильтры у Gmail наиболее актуальны и работают хорошо, т.е. вероятность, что полезное письмо попадет в спам крайне низка;
4. Разводя на разные площадки сервер для сайта и сервер для почты, мы можем в определенной степени быть уверены, что если злоумышленники взломают хостинг и начнут с него рассылать спам (это происходит сплошь и рядом), то вероятнее всего корпоративная почта не попадет в спам лист;
5. И все это бесплатно! Но есть ограничения (текущие): в бесплатной версии только 10 персонализированных аккаунтов (раньше было больше), но есть специальные предложения для некоммерческих организаций, учебных заведений.

Если посмотреть на преимущества с практической стороны, то это выглядит (для меня), как более 2000 спам писем каждый месяц, которые мне не пришлось ни читать, ни удалять; быстрый поиск по почте, как полученной, так и отправленной. Если нужно что-то найти в письмах, то я иду сразу на Gmail и не пользуюсь локальным поиском; возможность просматривать прикрепленные документы онлайн через Google Docs, что повышает удобство работы особенно на чужих компьютерах; онлайн чат, что бывает для меня полезно, когда я не в офисе.

И так приступаем к переносу. Для примера я перенесу почту для одного из своих проектов www.mart.by на Gmail. Мне стал необходим хороший онлайн интерфейс для работы с почтой, собственно это послужило причиной переноса. 

1. Заходим http://www.google.com/apps/intl/ru/business/index.html - здесь вы сможете в целом ознакомиться с предложением сервисов Google для бизнеса, и переходим в раздел «Google Apps», в английской версии интерфейса раздел называется «Google Apps (Free)», но можно сразу перейти на второй пункт.
    
2. Попадаем на http://www.google.com/apps/intl/ru/group/index.html, на которой нам расскажут о возможностях и ограничениях, которые у нас будут. Нажимаем на «Начало работы» и переходим на страницу мастера настройки
   
   
3. Водим название домена, почту которого мы переносим, нажимаем «Начало работы»
   
   
4. Заполняем поля формы, нажимаем «Далее».
5. Создаем аккаунт для администратора, это же будет и его почтовым ящиком. Администратор обладает набором прав позволяющим создавать аккаунты пользователям и управляет другими основными настройками сервиса
   
   
    
6. Если все сделано правильно, то вы перейдете в интерфейс управления Google Apps. Сейчас можно будет воспользоваться мастером, чтобы настроить основные параметры для работы службы
   
   
    
7. Подтверждаем название домена
   
   
    
8. Сейчас нам нужно подтвердить, что мы являемся владельцем доменного имени. Есть несколько вариантов. Самый простой - это добавить определенный файл на сайт, самый надежный – изменить настройки DNS. Для простоты я загружу файл на сайт и подтвержу владение доменом этим способом.
   
   
   
   Для простоты я загружу файл на сайт и подтвержу владение доменом этим способом.
   
   
9. Если все проделано правильно, то нас вернут на главную страницу и сейчас в разделе <Организация и пользователи> мы сможем создать для себя дополнительные почтовые ящики. Точнее имеет смысл, создать аккаунты для уже существующих почтовых ящиков, потому что на следующих шагах мы сделаем настройки, которые направят поток писем на адрес почтового сервиса Gmail. 

Нужно сразу отметить, что могут возникнуть некоторые сложности для тех пользователей, которые уже используют свои корпоративные почтовые адреса в качестве названия аккаунта в Google. Особой проблемой это назвать нельзя, но после добавление таких аккаунтов пользователю, зашедшему в по привычке в сервисы Google, предложат или сменить имя аккаунта или подключиться к корпоративной почте. Процедура простая, но влечет за собой потерю некоторых данных и прохождение небольшого мастера переноса, который сохранит почту, основные настройки, связанные данные для других проектов Google, например, данные вашего аккаунта в YouTube, но потеряется история поиска, некоторые привязки.

Осталось еще несколько шагов, чтобы заставить почту ходить на Gmail и сделать простой доступ к ней. Для этого нам потребуется доступ к DNS нашего домена. В моем случае управление DNS есть сайт хостинг провайдера, и все изменения я буду проводить там. Будем изменять записи типа MX и CNAME. 

10. Чтобы зайти в почтовый интерфейс по красивому имени mail.mart.by мне нужно добавить CNAME запись к DNS записям домена. Подробно об этом - http://www.google.com/support/a/bin/answer.py?answer=47283 . Если запись CNAME с префиксом «mail» уже существует у домена (как в моем случае), то ее требуется изменить на «ghs.google.com.» или создать, если такой записи не было. Обратите внимание, что имя «ghs.google.com» нужно вводить с точкой на конце (по крайней мере у меня так).
    
    В настройках административного аккаунта «Настройки -> Электронная почта» нужно изменить веб-адрес интерфейса, чтобы он открывался по новому адресу.
    
    
    
     
11. Последний шаг. Сейчас нужно указать в DNS записях, что за почтовую службу будет отвечать Gmail. Для этого изменить MX записи в DNS настройках. Подробные инструкции от Google вы найдете на странице http://www.google.com/support/a/bin/answer.py?answer=140034 . Информация там достаточно развернутая и не требует пояснений.
    
    В моем случае, изменил три MX записи, которые мне доступны на ASPMX.L.GOOGLE.COM, ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM, ALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM (записи должны заканчиваться точкой).

Теперь остается только подождать, когда произойдет обновление информации на всех DNS сервера и почта начнет пересылаться по новому адресу.

Автор: Дмитрий Подлужный
по просьбе Анатолия Денисова специально для CMS Magazine

Об авторе: Дмитрий Подлужный – руководитель проектов и арт-директор веб-студии Spacebox. Сильно мотивированный Анатолием, отбросив все важные дела по разработке сайтов, сославшись на пятницу, написал этот материал.

27 мая 2011 года