В статье я говорю об опыте нашей IT-компании Riverstart, но у других агентств будет схожий опыт — они тоже занимаются клиентскими проектами и стремятся оптимизировать бухгалтерию. Если у вас проектный бизнес, материал вам поможет.

У нас в работе бывает до 100 проектов одновременно, как правило, они долгосрочные. Сложно контролировать финансовый вопрос по всему набору проектов: нужно видеть, в каком состоянии доходы компании в целом, и сколько приносят конкретные проекты.

Как вести счет окупаемости и доходности

Вкратце о том, как это у нас, примерно так выглядит понятная управленческая отчетность проектного бизнеса.

Расходы. Команда занимается интеллектуальным трудом, расходы компании — деньги, которые компания платит своим сотрудникам, плюс оплата офиса, налоги, связь, HR и так далее. Себестоимость проекта — сколько заплатили команде за работу над задачами. Это зависит от того, сколько времени пришлось потратить: чем больше задач, чем сложнее и дольше было над ними работать, тем больше денег ушло в расходы по проекту.

Доходы. Клиенты компании платят за работу над их проектом в рамках договоренностей — это доходы. Как правило, проплаты ежемесячные или по факту выполнения.

Дельта. Проект выходит на окупаемость, когда поступления от клиентов покрывают расходы на зарплату сотрудникам и функционирование компании. Чем больше остается от проплат, тех доходнее и приоритетнее проект.

Есть компании, которые ведут общий бюджет для всех проектов: сводят расходы на зарплаты всех сотрудников, проплаты всех клиентов, и следят за разницей. Это опасный подход, есть риск не уследить, что какой-то проект с трудом окупается, потому что доход с других проектов будет его покрывать.

Кроме общего бюджета, мы ведем отчетность по финансам каждого проекта в отдельности. Это позволяет расставлять приоритеты, находить проекты со слабой окупаемостью и разбираться в причинах.

Как следить за окупаемостью, если проектов много

Ведение отчетности по каждому проекту усложняется тем, что проектов может быть много одновременно, а у каждого есть свой менеджер и своя команда специалистов. Нужно отслеживать:

• сколько времени ушло на задачи у каждого сотрудника на каждый проект, в котором он участвует;

• сколько денег компания потратила на оплату его работы;

• сколько денег компания потратила на работу всей команды проекта;

• сколько денег принес именно этот проект.

Не у всех сотрудников почасовая оплата, некоторые работают за оклад, часть задач имеет фиксированную стоимость, кому-то нужно выдать премию... Подсчет усложняется разными моделями поощрений.

За распределением времени и его стоимостью мы пробовали следить в Google Таблицах. Для примера, фрагмент таблицы одного из наших менеджеров, где он указывал, сколько времени потратил на задачи по разным проектам компании:

Минусы оказались существенными:

• Со временем количество строк увеличивалось, каждый раз приходилось листать вниз, документ начинал зависать.

• Сумма, в которую обошлась компании его работа над задачами, рассчитывалась по формуле. Когда файл разрастался, формулы слетали.

• У каждого сотрудника были свои таблицы со всеми задачами. Менеджеру проекта приходилось смотреть таблички всей команды и сводить данные в одну.

• Общую для команды таблицу завести было нельзя, потому что Google не дает разграничить доступы. Сотрудники бы видели все данные коллег и финансовую информацию компании.

Мы искали сторонние сервисы, чтобы уйти из таблиц, но отечественных подходящих не было, а зарубежные в текущей ситуации могли уйти с рынка. Тогда мы разработали решение под свои нужды, а готовый онлайн-сервис назвали Liana.

Больше года мы использовали его для себя, добавляли и убирали функции, упрощали интерфейс, внедряли формулы для новых отчетов. Сейчас открыли его и для других компаний. Если вы тоже работаете с проектами и хотите заниматься прибыльными задачами, а не отчетностью, сервис может вам помочь.

Как попроектно контролировать финансы в Liana

Для сбора финансовой информации нужны данные от сотрудников и менеджеров. Мы сделали в Liana три роли с разными уровнями доступа — для руководителя, менеджера и сотрудника.

Менеджер создает проект в сервисе и добавляет в него сотрудников, которые в нем заняты. Теперь они смогут трекать задачи, которые делают для этих проектов.

Сотрудник вносит информацию о затраченном времени или итоговую сумму, смотря по какой ставке он работает. Это занимает не дольше 10 секунд с учетом написания комментария.

Задача получает статус «На проверке». Менеджер может принять ее или отправить обратно, если не согласен с суммой или количеством времени, или если ее надо переделать.

Liana сразу считает расходы. Она обрабатывает разные системы поощрений: почасовку, оклад, договорную стоимость задачи, процент, комбинированную схему. Если у сотрудника фиксированный оклад, система распределит расходы на него по всем проектам, в которых он занят.

Для каждого проекта менеджер вносит информацию о проплатах клиентов. Он указывает планируемые проплаты, выставленные фактически оплаченные счета.

Система сразу подтягивает расходы и считает дельту проекта.

Сотрудник может посмотреть, сколько времени он потратил на проекты и сколько денег заработал. Ему доступна только информация о себе.

Менеджер может посмотреть, сколько времени сотрудник его проекта потратил на задачи. Это полезно, например, чтобы обсудить приоритеты или обнаружить переработки и отдать часть работы свободному сотруднику.

Руководителю доступны все отчеты: по эффективности менеджеров, эффективности сотрудников, расходам компании, расписанию проплат и другим. Он имеет доступ к любой статистике по месяцам, кварталам и по другим периодам, какие ему интересно посмотреть.

Руководитель видит все сложные вычисления в понятной форме, отчеты моделируются по клику.

В итоге отчетность сильно упрощается. Liana позволяет видеть прибыль по всем проектам и подразделениям в реальном времени. Менеджеру нужно внести информацию о проплате от клиента, сотруднику — время выполнения задачи, а система посчитает прибыль от каждого проекта за вычетом расходов. Руководителю остается следить за делами компании и делать прогнозы.

Все детали сложно описать в небольшой статье. Если у вас остались вопросы, задайте их в комментариях к посту или напишите личное сообщение нашему менеджеру Егору.