Одна из самых больших проблем в компании — отсутствие общего инфополя. Когда планы компании распространяются в виде слухов, исходящих волнами от первого лица, а задачи отдаются в коридоре по дороге в столовую. Не избежала эта участь и нас 3 года назад. Это момент, когда компания должна выйти на следующий уровень, чтобы продолжить расти. Я расскажу о том, чем чревато отсутствие единого инфополя в компании и как мы его организовали в Timeweb.

Что происходит, когда внутри компании не отлажены коммуникации

Вы можете не замечать, как плохая коммуникация в компании мешает продажам, подрывает авторитет вашего бренда среди клиентов и партнеров, и существенно снижает лояльность сотрудников.

Если на эту проблему наложить отсутствие планирования, то в компании неизбежно возникнет хаос. Руководитель-зажигалка каждый день генерит новую «гениальную идею» и начинает обсуждать её с ближайшими руководителями. Информация волнами расходится по всей компании. К моменту, когда она доходит до дальнего сотрудника, она уже исковеркана, а руководитель давно сменил курс.

Это не было проблемой первые несколько лет жизни компании. Но чем дальше, тем больше чувствовался люфт в управлении. Ты поворачиваешь направо, а компания продолжает ехать прямо. Например, при изменении условий для клиентов, часть сотрудников упорно продолжало рассказывать про старые условия. Получая разные данные от двух разных сотрудников, клиент просто разворачивался и уходил.

Как выстроить общее информационное поле в компании

Мы начали с того, что настроили общие каналы передачи информации. Мы полностью отказались от «коридорного делегирования» и прочих вредных привычек менеджмента.

Что именно мы ввели?

Начали с систематизации информирования в компании. Собрали все средства, через которые сотрудники получали информацию и компании, своей работе и планах. Анализ показал, что это очень большой список. Стало понятно, что сотрудникам не хватает централизованного источника, поэтому они решают эту потребность всеми возможными способами («что там генеральный сказал про новый проект?»).

Таким образом у нас появился корпортал Bitrix24, в котором теперь у нас происходит большая часть взаимодействия. Однако, он не сразу заработал. Первые три месяца было не заставить людей читать корпортал. Поэтому с одной стороны мы перенесли контроль рабочего времени в корпортал. Теперь при приходе на работу ты должен отметиться, нажав кнопку в Bitrix24. С другой стороны добавили интересного контента от самих сотрудников, которые теперь пишут информацию «с полей» в свободном формате. После этого корпортал начали активно использовать и теперь сотрудники, например, поздравляют друг друга с днями рождения, рассказывают об изменениях в личной жизни и поддерживают друг друга. Таким образом вся компания находится внутри единого инфополя.

Кроме того, мы поняли, что нам нужно обмениваться планами и результатами месяца. Сначала мы сделали это только среди руководителей, а руководители дальше рассказывали на собрании в отделе. Но это не позволяло доводить информацию до всех сотрудников по всем процессам. В результате часть информации терялась и изначально хорошая мысль не давала нужного эффекта.

Теперь раз в месяц мы собираемся всей компанией для того, чтобы рассказать о том, что произошло в компании за месяц на стратегическом уровне и что будем делать в следующем. При этом каждый сотрудник может задать любой вопрос. Неудобных для нас вопросов нет. Всё говорим открыто и честно. Кстати, многие компании только декларируют это, в нашей компании это действительно так. Очень непросто выйти на такой уровень открытости, т.к. возникает целый ряд рисков. Но если принять их, это выведет доверие в компании на новый уровень.

Кроме того, у нас есть два крупных мероприятия в году. На одном из них мы представляем сотрудникам стратегию и рассказываем о том, почему именно мы решили в следующем году двигаться в таком направлении. И второе — вечер вопросов и ответов, где можно задать вопрос и по деятельности компании, и по условиям работы и по видению компании в будущем, и по каким-то прошедшим событиям и решениям. Сотрудники задают даже личные вопросы. Это позволяет достичь кристальной прозрачности в действиях друг друга.

Также каждую неделю мы собираемся с руководителями, чтобы договориться о предстоящих операционных действиях и координироваться. А дальше руководители проводят такие собрания в своих отделах. Где-то раз в неделю, где-то вообще каждый день (stand-up meeting).

Каждый сотрудник в процессе своей работы принимает миллион микрорешений. И если он не осведомлён о деятельности компании, он может принимать неверные решения. Многие руководители в этом случае отнимают полномочия и замыкают всё на себя, что приводит к параличу управления. Правильный подход — выстроить хорошее инфополе и сделать информацию доступной каждому сотруднику. И тогда он сможет принимать правильные решения. А именно это бизнесу на самом деле и нужно.