Сфера профессиональных услуг примечательна тем, что успех бизнеса в этом сегменте практически полностью зависит от умения управлять человеческими ресурсами или, попросту, контролировать, чем же заняты сотрудники на работе.

В кризис 2008 года (а тогда это слово еще не было так избито) DEFA исполнилось уже 8 лет. Все эти 8 лет компания нанимала сотрудников (дизайнеров, разработчиков, менеджеров) на фиксированный оклад, как и большинство наших коллег по цеху. Тем не менее, уже тогда оказание услуг в компании осуществлялось на проектной основе, силами рабочих групп. Когда количество клиентов уменьшилось, выручка компании упала — фонд оплаты труда остался тот же. И тогда пришла идея — жёстко привязать зарплатный фонд к объемам выполняемых услуг, при помощи сквозной единицы измерения трудозатрат — рабочий час. Это удобный инструмент для оценки эффективности работы каждого сотрудника, предстоящего объема работ по проектам, точного объема доступных человеческих ресурсов. Как результат, появляется возможность четкого планирования и определения реальной «стоимости» каждого специалиста, которая зависит не только от уровня задач, которые он выполняет, но и от скорости его работы.

Мы до сих пор уверены, что пережили тот кризис только благодаря переходу на почасовую оплату труда, по правилам которой в настоящее время работают все сотрудники, задействованные в проектной деятельности.

Нельзя сказать, что реформа прошла просто и без потерь. Безусловно, некоторые сотрудники приняли решение покинуть компанию. Но пришли новые работники, которых устраивала такая система. Теперь мы подписываем договор с сотрудником о его почасовой ставке — все получают столько, сколько отработали.

Трудовой кодекс РФ предусматривает обязательное указание в трудовом договоре размера тарифной ставки или оклада.

Как это прописано в нашем трудовом договоре:

5.1. Заработная плата Работнику устанавливается в соответствии с повременной системой оплаты труда, т.е. величина заработной платы зависит от количества отработанных Работником часов. Начисление зарплаты производится на основании данных из Корпоративного Портала Битрикс 24. Заработная плата определяется умножением количества отработанных часов на часовую тарифную ставку оплаты труда, установленную для Работника, далее — ставка-час.

5.2. Размер ставки-часа составляет 000 (сумма прописью) рублей в час. В том числе НДФЛ, который удерживается при выплате. Заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца, 20 числа — аванс, 5 числа — заработная плата. [...]

5.4. Установленная пунктом 5.2. ставка может изменяться (увеличиваться или уменьшаться) по инициативе Работодателя в зависимости от достигнутых производственно-хозяйственных результатов и финансового положения Работодателя на основании соответствующих соглашений к настоящему Договору, подписываемым Сторонами.

Мы свели к минимуму несанкционированный простой сотрудников — у каждого есть задача со своим нормативом, выраженным в часах, и он понимает, что должен в них укладываться, иначе придётся работать бесплатно.

Результат — прозрачное управление бюджетами проектов на всех уровнях. В бюджет проекта всегда заложен финансовый резерв, который можно, в крайнем случае, превратить в дополнительные задачи. Если же резерв не потребовался, он может быть распределен в проектной команде как бонус.

Переход на почасовую оплату труда потребовал программного решения для детального учёта и сопутствующих процедур. В то время мы перепробовали много продуктов и остановились на лицензионном российском продукте на базе MS SharePoint. Этой системой мы пользовались до 2014 года, однако она имела ряд существенных недостатков. Основным было то, что ее функционал учёта и тарифицирования рабочего времени сотрудника не был совмещён с трекингом выполняемых задач, также проблемы вызывало отсутствие web-доступа.

И тогда силами собственного отдела разработки мы создали систему DEFA PM на базе корпоративного портала 1С-Битрикс. В неё мы внедрили весь опыт использования старой системы и провели в течение 2015 года её успешную эксплуатацию в реальных условиях.

Мы знаем, что для многих сервисных компаний, в том числе и наших коллег по цеху, веб-разработчиков, деятельность которых базируется на фактических трудозатратах специалистов, вопрос контроля рентабельности разработки и управления общим бюджетом остается насущным. Основная идея учёта заключается в том, что на основании отработанного сотрудником времени (принятых его руководителем задач) и ставки часа специалиста рассчитывается заработная плата и одновременно учитывается расход по проекту.

Принципы работы системы:

• Ставка часа специалиста определяется квалификацией, к которой он относится. Может меняться как ставка по квалификации, так и квалификация специалиста. Возможна установка дополнительной ставки для простоя.
• Для работы используются привычные инструменты портала: проекты (рабочие группы), постановка и выполнение задач, планирование рабочих совещаний, использование календаря событий и т.д.
• Для планирования и контроля распределения задач используется расписание загруженности специалистов.
• Система учитывает всё время, потраченное сотрудником на его задачи по проектам, и формирует большой набор различных отчетов, позволяющих автоматизировать сопутствующие бизнес-процессы (ведение бухгалтерского учета, отчеты для руководителей подразделений и директоров по работе с клиентами и т.д.).
• Каждый проект связан с фондом (отделом), из которого оплачивается работа специалистов.

Мы опубликовали систему для продажи в Маркетплейсе 1С-Битрикс и хотим рассказать вам о его основных возможностях и преимуществах.

Что компания получает в итоге:

1. Полноценный контроль над проектами.

С помощью финансовых отчетов легко посмотреть фактические затраты по себестоимости на каждый проект, а также на каждый конкретный этап проекта. В дальнейшем, их можно сравнить с первоначальной оценкой и выявить «узкие места», что позволяет найти причину перерасхода и принять меры.

2. Инструмент для прогнозирования занятости.

Бронируя время ваших специалистов на текущие проекты, вы увидите, каких сотрудников вам будет не хватать в будущем.

3. Инструмент для оперативного реагирования.

При бронировании времени специалистов в календаре учитывается ежедневный резерв на срочные задачи. В решении запрещено бронировать время специалиста более чем на 6 часов в день, что оставляет дополнительные 2 часа на выполнение различных срочных задач.

4. Экономию на простоях.

Если в этом нет вины специалиста, Трудовой кодекс РФ позволяет работодателю сэкономить, выплачивая зарплату за этот период в размере, равном две трети от текущей ставки специалиста.

5. Фонды.

Чтобы в конце месяца выплатить зарплату сотрудникам, вы должны понимать, сколько у вас денег. Для этого существуют фонды, у которых есть материально ответственное лицо — «Хранитель фонда». Он отвечает за фонд, его наполнение и расходы.

Фонды могут быть привязаны к направлениям компании, к целым отделам или быть персональными/корпоративными.

Как работает решение, и как мы его используем у себя, расскажем на зимней партнерской конференции 1С-Битрикс 29 января 2016 года.

Для ознакомления с решением мы подготовили тестовый портал, на котором можно посмотреть, как работает решение — забронировать время специалистов на существующие проекты, построить отчеты по проектам и сотрудникам.

Будем рады обратной связи в комментариях.