1 июня мы, Digital-агентство «Атвинта», провели Behance Portfolio Review в Кемерове: целый день лекций от клевых представителей визуальных профессий из других городов и публичные презентации работ сибирских дизайнеров. В нашем городе мероприятие прошло в четвертый раз.

В этом году собрали 150 слушателей, треть из них приехали из Новосибирска, Красноярска, Бийска, Томска, Барнаула. А это значит, что у нас получилось развить небольшой кемеровский дизайн-митап до события регионального уровня.

Мы решили поделиться опытом с теми, кто желает организовать в своем городе мероприятие для дизайнеров, но не знает, с чего начать.

Сначала расскажем об эволюции проекта за 4 года, а в конце вас ждет чек-лист для организаторов.

Ретроспектива: от идеи до самого ожидаемого события года

2016 и 2017 // Нам нужно дизайн-коммьюнити

Behance Portfolio Review в нашем городе начинался с инициативы кемеровских дизайнеров Дмитрия Ковалева и Степана Краснова. Они стояли у истоков формирования дизайн-коммьюнити в Кемерове.

Степан Краснов
Дизайнер, организатор, идейный вдохновитель дизайн-коммьюнити в Кемерове

Дизайн-комьюнити — то, чего не хватало на тот момент. Мы хотели сформировать активное комьюнити дизайнеров, которым под силу любые задачи, даже позитивные изменения того города, в котором они живут (или где бы не находились). Акцентировать внимание на том, какое важное значение сегодня в жизни занимает дизайн, показать что практически все, чем мы пользуемся и видим вокруг, — это дизайн в различных его проявлениях. Чтобы вдохновлять всех, развивать и открывать новые возможности.

В 2017 году Атвинта предложили свою помощь в формировании программы и договорились о выступлении с Александром Ковальским из Creative People.

Илья Горбаров
Руководитель digital-агентства «Атвинта»

Для нас важно, чтобы в городе, где мы живем и работаем, были профессиональные офлайн-события. Не у всех есть возможность поехать в другой город и послушать выступления крутых дизайнеров, поэтому мы решили приглашать интересных спикеров к нам. В Кемерове мероприятия для дизайнеров — редкость. Интересные лекции от коллег из других регионов жизненно необходимы для развития профессионального сообщества в небольшом городе.

Кемерово стал одним из десяти российских городов, которые провели Behance Portfolio Review в 2017 году. Мероприятие посетили больше сотни человек.

2018 // Левелапим формат

Степан Краснов в 2018 году передал организацию проекта сотрудникам Атвинты, а сам выступил идейным вдохновителем.

Елена Никулина
Организатор Behance Portfolio Review в Кемерове, digital-агентство «Атвинта»

Было очень волнительно организовывать мероприятие, которое ждали в Кемерове. Планка была высокой, хотелось сделать еще круче, полезнее, интереснее. И дать возможность дизайнерам Кемерова заявить о себе.

На Behance Portfolio Review-2018 усилили лекционную часть, изменили формат и при этом сохранили легкую неформальную атмосферу.

С этого года принципиальной позицией стало — приглашать спикеров только из других городов и не выступать самим. Так мы снижаем накал псевдоконкуренции за внимание участников, часто присущей региональным агентствам.

К нам приехали с лекциями руководителей известных агентств по дизайну: Максим Павлов из Notamedia (г.Москва), Артемий Фоминых из Lovemedo Branding Agency (г.Томск), Илья Редько из Only (г.Новокузнецк).

В предыдущие годы в программе были только доклады: уровень присылаемых работ был невысок, а дизайнеров с хорошим портфолио приглашали спикерами. Ревью проходили только в частном порядке в перерывах.

Теперь в программе появился блок ревью: дизайнеры Кемерова презентуют свою работу со сцены, а спикеры дают обратную связь. Победителя ревью выбирают сами слушатели мероприятия. Для этого в прямом смысле залайкивают участников стикерами.

2019 // Закрепляем успех

В этом году Степан Краснов снова стал соорганизатором мероприятия.

А мы, наконец, осознали: дизайн-коммьюнити в Кемерове есть! Подтверждение — интерес к мероприятию. Нас и Степана спрашивали об очередном Behance Portfolio Review задолго до старта подготовки. В первые два дня после открытия регистрации мы получили 87 заявок на участие — больше половины вместимости зала.

Приглашать спикеров стало проще: на удивление многие слышали про мероприятие в Кемерове и готовы приехать.

В этом году у нас было 4 спикера: Митя Осадчук, креативный директор Mail.ru Group (г.Москва), Алексей Ашуркин из Only (г. Новокузнецк), Данил Снитко из Punk You Brands (г. Барнаул), Артемий Алена Фоминых из Lovemedo Branding Agency (г. Томск).

Нарезку лекций из трансляции этого года смотрите в нашем блоге.

Саммари для организаторов: учесть главное

Мы уже писали большой чек-лист по организации конференции, который пригодится и при подготовке Behance Portfolio Review.

А здесь расскажем, на что необходимо сделать упор именно в этом проекте.

Команда: как распределить задачи

Из нашего опыта минимальный набор ролей в команде такой:

• Координатор проекта: держит в голове все блоки подготовки от выстраивания программы и приглашения гостей до обустройства площадки, изготовления мерча и координации в день мероприятия.

• Дизайнер: задаст фирменный стиль проекта и масштабирует его на все носители — от сайта или встречи в соцсетях до раздатки и заставок для проектора.

• Промоутер мероприятия: разошлет анонсы в паблики, электронные афиши и интернет-издания, будет вести встречу с новостями подготовки в соцсетях, запустит таргетированную рекламу при необходимости.

• Технический специалист: настроит трансляцию, будет запускать презентации и видео в день проекта.

• Администраторы на площадку в день проведения: встретят гостей, проследят за порядком, помогут участникам сориентироваться на месте, будут следить за таймингом и ассистировать в зале на секции вопрос-ответ.

Некоторые из этих функций может совмещать один человек. А для некоторых задач не только сотрудников, но и неравнодушных волонтеров. Важно: не взваливайте все на одного человека, тогда вы ничего не упустите и мероприятие пройдет гладко.

Спикеры: как пригласить самых крутых

Мы приглашаем выступить с лекциями тех, чьи работы в «сохраненках» у наших дизайнеров. Просим спикеров, чтобы в докладах приводили больше примеров из реального опыта взлетов и провалов.

Как приглашаем спикеров:

• Составляем список тех, кто интересен,

• Находим контакты в соцсетях и пишем письмо,

• В первом письме кратко рассказываем о проекте самое главное: дата, цель, формат, длительность, планируемое количество гостей,

• Узнаем, на каких условиях человеку интересно у нас выступить.

Это весь секрет. Большинство сами заинтересованы выступать на подобных мероприятиях, приезжать в новые города и знакомиться с дизайнерами из других агентств. Остается только узнать, свободна ли у них нужная дата.

Участники: как собрать полный зал

На бесплатных мероприятиях всегда беда с четким прогнозированием: сколько же людей в итоге придет. Количество мест в зале ограничено, а желающих много. При этом кто-то может внезапно передумать, ведь человек не рискует потерять деньги за билет.

Елена Никулина
Организатор Behance Portfolio Review в Кемерове, digital-агентство «Атвинта»

На платные мероприятия не приходят порядка трети тех, кто зарегистрировался и оплатил билет. На бесплатных событиях количество «недошедших» возрастает до 50%. Поэтому рекомендуем собирать регистрации с запасом и получать дополнительное подтверждение явки.

Мы делаем двухэтапную регистрацию: сначала нужно оставить заявку на TimePad, а за 3 дня до события обзваниваем и узнаем, точно ли человек намерен прийти.

Как анонсируем и продвигаем мероприятие:

• Ведем встречу во ВКонтакте и все посты дополнительно репостим в чат дизайнеров Кемерова.

• В этом году ВКонтакте урезает органический охват, поэтому мы запускали таргетинг постов по участникам встречи.

• Договариваемся о репостах в тематических местных и федеральных группах.

• Размещаем анонсы в афишах и календарях мероприятий.

• Хорошо и недорого cработала реклама в Instagram Stories. мы подключили ее в последнюю неделю. За 4 дня потратили чуть больше 300 рублей, получили охват в 3500 пользователей и 40 регистраций.

• Участников на ревью собираем через анонсы и личное приглашение. Иногда интересные дизайнеры Кемерова стесняются присылать заявки на ревью. Поэтому мы приглашаем их лично.

Трансляция: увеличиваем охват участников

Всегда будут те, кто не сможет приехать на мероприятие. Нам важно, чтобы каждый мог посмотреть выступления, узнать, что происходило в этот день и стать причастным к событию. Поэтому мы организуем прямую трансляцию и записываем выступления.

Что учесть:

• Протестируйте камеры и настройку трансляции за пару дней до проекта.

• Сделайте контрольный прогон в вечер перед мероприятием.

• Если в выступлениях будет использована музыка, ограниченная авторскими правами, видеохостинг может забанить трансляцию. Договоритесь заранее со спикерами, чтобы в видео не было такого звукового ряда. Отключайте звук трансляции на перерывах, если у вас играет фоновая музыка.

• Хороший тон при прямой трансляции ставить — заставку на время перерывов, если это позволяет техника и знания специалиста.

• Заготовьте план Б, если трансляция «отвалится». Например, подготовьте доступы к другому аккаунту для трансляции и камеру с несколькими картами памяти, чтобы хотя бы записать все выступления. В этом году мы были слишком уверены в настройке нашей техники, в результате выступление одного из спикеров не сохранилось в записи.

Коммьюнити: как сохранить коммуникацию

Все это имеет смысл, если после мероприятия вы создадите возможности для общения участников: афтепати сразу после проекта, общий чат дизайнеров в вашем городе.

Что сделать для поддержания коммьюнити:

• Не забрасывать встречу проекта после дня X: выкладывать отзывы из других соцсетей, фото и видео отчеты, презентации спикеров.

• На мероприятии анонсировать чат, где общаются дизайнеры города.

• Регулярно делиться в чате полезными материалами, стимулировать общение.

***

Вот собственно и все секреты организации Atwinta Behance Portfolio Review в Кемерове. Есть вопросы — задавайте в комментариях. И смотрите записи лекций этого года.