Наша компания Аспро выросла из маленькой веб-студии в разработчика своих продуктов, которые пользуются спросом на рынке. У вашего агентства могут быть другие цели — увеличить выручку на 40%, завоевать долю рынка или повысить рентабельность компании. Достигать финансовых целей проще с управленческим учетом.

Особенности УУ в digital

У каждой компании налажены свои процессы по движению денежного потока. Но зачастую ситуация выглядит так:

1. Заказчик производит предоплату.

2. Агентство предоставляет услуги.

3. Заказчик перечисляет оставшуюся часть денег.

Также проекты digital-агентств могут длиться несколько месяцев. При такой модели денежного оборота важно иметь четкую систему управленческого учета, чтобы обеспечить контроль за движением средств и понимать финансовое состояние компании. Вот ключевые особенности и рекомендации по финучету для digital-агентств.

Учет доходов по методу начисления

Важно учитывать все операции не только кассовым, но и методом начисления. Это означает, что доходы фиксируются в тот период, когда выполнены услуги, а не в момент фактического поступления. Это позволяет точнее оценивать эффективность бизнеса за определенный период.

Вести учет методом начисления поможет отчет о прибылях и убытках. При этом важно понимать, что лучше его анализировать в сумме с ДДС. Ведь прибыль может быть, а денег на счетах — нет. И наоборот. Подробнее про это рассказывали в интенсиве по финучету.

Управление финансами по проектам или направлениям

Все проекты или заказы от клиентов следует учитывать отдельно. Для каждого проекта нужно фиксировать поступления от клиента и соответствующие расходы. Это помогает управлять бюджетами, контролировать рентабельность и анализировать эффективность в разрезе каждого проекта отдельно.

Контроль за денежными потоками

Постоянный мониторинг денежных потоков важен, особенно когда доходы от одних проектов могут быть необходимы для финансирования других. Важно уметь планировать и оптимизировать доступные финансовые ресурсы.

Отложенные доходы

Из-за регулярных отложенных платежей важно следить за тем, кто и сколько должен вам денег. Тут опять возвращаемся к тому, что вы можете оказать услугу и поэтому учесть поступление в отчете ПиУ. Но фактически клиент мог не перечислить деньги, тогда в отчете ДДС их не будет. Если вы увидели такую ситуацию, стоит проанализировать ваших дебиторов.

Сложность бюджетирования

В динамичной среде digital-агентств сложно прогнозировать доходы и расходы. Это связано с проектной деятельностью, когда заранее не понятно, какой проект поступит и сколько на него потребуется ресурсов. Но в любом случае это нужно делать, чтобы видеть, в нужном ли направлении движется агентство или стоит изменить стратегию.

Старайтесь следить и за краткосрочным планированием, чтобы не попасть в кассовый разрыв. Тут сподручнее платежный календарь.

Автоматизация

Для скорости ведения учета важно его автоматизировать. Чаще digital-агентствам не до заполнения таблиц и внесения банковских выписок. Проекты и клиенты не будут ждать, а вот таблицы могут. Поэтому без автоматизации управленческий учет проще забыть и не вести. Тут мы и подходим к сервисам финучета, в которых эта автоматизация предусмотрена.

Поэтому при выборе сервиса финучета для digital-агентств будем учитывать особенности УУ в этой сфере.

Сервисы финучета для digital-агентств

Сервисы должны учитывать все особенности финучета в digital-агентствах и помогать руководству следить за деньгами компании.

Аспро.Финансы

Аспро.Финансы — это сервис для управления финансами. Основной акцент здесь делается на прозрачность учета и возможности детального планирования.

Система интегрируется с банками и платежными системами, что позволяет автоматически фиксировать все финансовые транзакции.

В Аспро.Финансы есть все стандартные отчеты, которые необходимы для прозрачного финучета: ДДС и ПиУ. Есть инструменты планирования, такие как бюджеты кассовым методом (БДДС) и методом начисления (БДР), а также платежный календарь.

Из особенностей для digital-агентств в сервисе есть учет финансов по проектам.

А функция портфелей проектов позволяет объединять несколько проектов в один портфель для комплексного анализа. Это упрощает оценку рентабельности и эффективности отдельных направлений или команд в агентстве.

Доступен учет обязательств, что позволяет контролировать дебиторскую задолженность. Можно выставлять счета должникам сразу из системы. Еще в Аспро.Финансы есть подробный отчет по счетам, в котором видно сумму и количество просроченных счетов.

Стоимость

После регистрации вам будет доступен бесплатный период в 14 дней.

В сервисе представлено три тарифа:

1. Компания — 2 690 ₽/мес.

2. Группа компаний — 4 590 ₽/мес.

3. Бизнес+ — 8 590 ₽/мес.

Минимальный период оплаты — 1 месяц.

Adesk

Adesk предлагает комплексный подход к управлению финансами, фокусируясь на автоматизации рутинных операций.

Есть интеграция с банками. Автоматический импорт банковских выписок уменьшает риск ошибок и сокращает время на ведение учета.

Также в системе доступны инструменты планирования: платежный календарь и бюджетирование.

Есть разделение по проектам, что позволяет анализировать рентабельность отдельных направлений. Но тут уже нет портфелей проектов. Зато можно отфильтровать ваши проекты по направлениям, что тоже покажет итоговую информацию по ним.

Можно следить за дебиторской задолженностью и выставлять счета клиентам из системы. Также система отображает и кредиторские задолженности. На графике будет видно, сколько средств остается после выплат всех обязательств.

Стоимость

После регистрации сервис предоставляет бесплатный доступ на 14 дней.

У сервиса три тарифа:

1. Эконом — 1 165 ₽/мес.

2. Бизнес — 3 998 ₽/мес.

3. Первый — 6 131 ₽/мес.

Минимальный период оплаты — 6 месяцев.

Финтабло

Финтабло предоставляет инструменты для учета и анализа финансов. Как и во всех сервисах есть стандартные инструменты — ДДС и ПиУ. Но чтобы подключить инструменты планирования, нужно будет оплачивать отдельный модуль. Он стоит 790 ₽/мес.

В отчете по обязательствам есть динамический график, который показывает:

• текущую сумму средств,

• сумму кредиторки,

• сумму дебиторки,

• итоговую сумму с учетом всех обязательств.

Удобно, что отчетность за месяц и вчерашний день приходит через бота в Telegram. А простой интерфейс и онбординг внутри системы помогает быстро разобраться в инструментах.

В сервисе тоже можно управлять проектами. Тут они называются направлениями. Например, у вас может быть направление «Разработка сайтов», а внутри этого направления уже будут сделки — отдельные проекты этого направления.

Стоимость

После регистрации доступен бесплатный пробный период на 14 дней.

У Финтабло также три тарифа:

1. Денежный поток — 3 980 ₽/мес.

2. Деньги и прибыль — 9 980 ₽/мес.

3. Баланс — 19 980 ₽/мес.

Минимальный период оплаты — 3 месяца.

КУБ24 ФинДиректор

Сервис предлагает множество аналитических инструментов. Кроме стандартных инструментов, таких как ДДС и ПиУ, есть анализ продаж, маркетинга, анализ по товарам (ABC, XYZ), Анализ «Что, если» и сценарный анализ.

Подойдет крупным агентствам, которые уже переросли стандартные сервисы финучета и хотят больше инструментов. Но и вход в систему сложнее. Чтобы изучить весь функционал, потребуется много времени.

Стоимость

На каждом тарифе есть пробный период 14 дней. Всего тарифа три:

1. ФинДиректор — 2 500 ₽/мес.

2. ФинДиректор PRO — 5 990 ₽/мес.

3. Все включено — 16 900 ₽/мес.

Минимальный период оплаты — 1 месяц.

Аспро.Cloud

Расширенная версия Аспро.Финансы. Кроме управления финансами в продукте есть проекты, задачи, CRM. Если вы не хотите платить за несколько сервисов, то можете выбрать Аспро.Cloud и вести все проекты в одном месте.

Корпоративный чат, доски с задачами, проекты, счета и акты. Также есть возможность приглашать в портал клиентов, чтобы они могли следить за ходом работы.

Не подойдет тем, кому нужен только финучет.

Стоимость

Есть бесплатный период на 14 дней и бесплатный тариф.

Платные тарифы:

1. Старт — 2 990 ₽/мес.

2. Команда — 7 490 ₽/мес.

3. Бизнес — 14 290 ₽/мес.

4. Корпорация — 19 290 ₽/мес.

Минимальный период оплаты — 1 месяц.

Сравнение сервисов

У всех сервисов есть бесплатный период, поэтому вы можете зарегистрироваться и сравнить их. На практике вы поймете, где вам комфортнее работать, какие инструменты вам нужны и в каких сервисах они есть.

Подготовили таблицу, чтобы вы могли быстро сравнить сервисы. Возможно, на этом этапе вы уже выберете фаворита и приступите к тестированию.

Заключение

Выбор сервиса для финансового учета в digital-агентстве должен основываться на потребностях вашего бизнеса, особенностях ведения проектов и уровне готовности команды к освоению новых инструментов. В статье перечислено лишь несколько примеров систем, которые могут помочь оптимизировать управление финансами в вашем агентстве. Изучайте возможности каждого сервиса и выбирайте то, что лучше всего соответствует вашим требованиям и предпочтениям.