• Как запустить digital-сервис — внутри или в агентстве

  • Готовое решение

  • Внутри или в агентстве

• Сравнение стоимости разработки

  • Ежемесячные расходы на команду внутри

  • Стартовые расходы внутри

  • Расчет полезных часов внутри

  • Итоговое сравнение стоимости

• Процесс разработки продукта внутри и с подрядчиком

  • Стратегия и формирование требований

    • Найм и поиск команды

    • Построение процесса

    • Качество решений

    • Платежи

    • Закрытие проекта

    • Поддержка

  • Итого

Сейчас многие компании оптимизируют процессы и упрощают работу с клиентами с помощью онлайн-инструментов — digital-сервисов. О них и пойдет речь в статье.

Первый шаг для компании — понять, где есть проблема. Какой процесс неудобен или занимает слишком много времени. Второй — определить, как решение этой проблемы повлияет на бизнес в целом, какую принесет пользу. Третий — какой бюджет на внедрение окупит решение проблемы.

Затем компания ищет, как решить задачу. В этой статье рассказываем, какие есть пути и прикидываем их стоимость.

Готовое решение

Самое простое — самим внедрить готовый инструмент. Это может быть CRM-система, сервис для хранения резюме и отбора сотрудников, система управления проектами, мессенджер.

Плюс в том, что развитием проекта занимается заинтересованная компетентная команда. Но гибко подстроить функциональность под себя не получится, а ещё проект может закрыться. Готовое решение выбирают, если устраивает цена и задачи компании укладываются в процесс, который предлагает инструмент.

Если подходящего сервиса на рынке нет, его можно разработать самостоятельно.

Внутри или с подрядчиком

В этом случае часто возникает вопрос — что проще и дешевле, собрать свою команду и разрабатывать сервис внутри компании или отдать задачу внешней команде / агентству / студии.

У компании может быть IT-отдел — дизайнер, разработчик, которые поддерживают текущую инфраструктуру. Например, интернет-магазин или сайт клиники. Иногда крупные игроки запускают внутри целые стартапы.

Также часто сервисы разрабатывают с подрядчиками. Мы в Нимакс запускали несколько MVP сервисов меньше чем за год: сервис взаимодействия жильцов и управляющей компании дома, сервис по отслеживанию статусов таможенного оформления и перевозки грузов, сервис управления миграционными документами и т.д.

Для себя и наших клиентов определили критерии, которые проговариваем с заказчиками на первой встрече. С их помощью можно решить, разрабатывать внутри или с подрядчиком.

Разрабатывать внутри:

• Если проект долгосрочный — больше трех лет. Заранее понятно, что постоянно потребуется много ресурсов.

• У вас или вашей компании есть опыт разработки сервисов или хотя бы базовое представление о процессе.

• У вас уже есть или вы готовы найти человека, который возьмёт на себя ответственность за результат, сможет управлять командой, процессом и заинтересован в успешном продукте.

• У вас стартап, ещё нет бюджета и инвестиций. Вы сами разработчик, а ваш друг — дизайнер.

Разрабатывать в агентстве:

• Если проект краткосрочный — меньше трех лет, или после запуска нагрузка станет меньше. Не нужна будет целая команда развития.

• Сначала идею нужно подтвердить, протестировать на пользователях. Затем принять решение о долгосрочном развитии и дополнительных инвестициях.

• Если нужна широкая внешняя экспертиза. Чтобы собрать стратегию, провести качественные исследования пользователей, делать выводы исходя из аналитики, выстраивать бэклог. Особенно важно, если непонятно, какой функционал решит задачу, что именно нужно разработать.

• Вам важна гибкость в оплатах.

Сравнение стоимости разработки

Мы посчитали расходы на команду внутри и на работу с агентством. Для сравнения решим, что ресурсы ограничены. Внутрь компания наймет минимально необходимый состав:

• по одному сотруднику каждой специальности;

• без арт-директоров и техлидов, затраты на которых сильно увеличивают расчет;

• без тестировщика, разработчики пишут автотесты, а задачи по тестированию руками распределяются на всю команду.

В агентстве тоже будет минимальный состав. Специалистов больше, но они работают над несколькими проектами и подключаются на необходимое время.

Таблица с расчетами доступна по ссылке — можно скопировать и подставить свои значения.

Ежемесячные расходы на команду внутри

Здесь считаем основные расходы на команду — зарплату специалистов, налоги, страховые взносы. Если у вас другие цифры, смело копируйте нашу таблицу и подставляйте нужные зарплаты — налоги и взносы пересчитаются по формуле.

Могут возникнуть и другие расходы — на офис, бухгалтерию, обучение и так далее. Мы снова считаем минимально. Например, можно экономить на программном обеспечении, пока команде хватает бесплатного функционала. Так можно использовать корпоративный мессенджер Slack, таск-трекеры Trello / Asana, сервис для разработки интерфейсов Figma и систему управления репозиториями GitLab.

Дополнительно стоит учесть, что внутри команды не будет некоторых компетенций: нарисовать иллюстрацию, снять видео, проанализировать структуру и реализацию с точки зрения SEO. И некоторые работы придется заказывать на фрилансе или у агентства.

Стартовые расходы внутри

Нужно также заложить разовые расходы на найм, оборудование и т.п.

Итого расходы внутри

Чтобы рассчитать расходы компании в месяц на первый год работы, умножили ежемесячные расходы на команду на двенадцать и сложили с разовыми расходами. Затем сумму поделили на двенадцать месяцев.

Расчет полезных часов внутри

Важно рассчитать полезные часы, чтобы составить по ним итоговое сравнение. Сотрудники болеют, уходят в отпуск, тратят время на конференции, семинары, митапы, курсы и внутренние встречи. А еще простаивают. За это время компания тоже платит. В таблице прикинули по собственному опыту работы с командой, сколько времени останется на задачи, если убрать часы на вышеперечисленное.

В агентстве выставят смету только за фактическое время работы или выполненный результат. Все сопутствующие расходы включены в стоимость часа.

Итоговое сравнение стоимости

Мы сравниваем одинаковое количество часов специалистов. Часов менеджера внутри больше, так как он занимается целиком одним проектом и сам настраивает процессы. В агентстве за это отвечают руководители и тимлиды, которые включены в ставку часа.

В агентстве стоимость работы в месяц можно гибко подстраивать под потребности компании, потому что специалисты работают над проектом только часть времени. Например, в Nimax платеж — от 300 тыс. в месяц.

Расчет сильно меняется в зависимости от уровня зарплат внутри. Если команда будет небольшая и изолированная, лучше нанимать опытных специалистов, выше среднего. В агентстве специалист получает разные проекты, ревью старшими, сообщество, постоянное развитие и поддержку. В небольшой внутренней команде этого не хватает, поэтому специалисты ожидают, что зарплата будет выше.

Однако учесть надо не только финансовую сторону, но и оценить особенности управления процессом.

Процесс разработки продукта внутри и с подрядчиком

Рассмотрим ключевые моменты внутри процесса, на которые стоит обратить внимание до старта.

Стратегия и формирование требований

На первом этапе нужно исследовать аудиторию, сопоставить решение с рынком и конкурентами, собрать путь пользователя по ключевым сценариям, определить функционал и состав минимальной версии.

Внутри компании это делает продукт оунер или ответственный за продукт. В агентстве — аналитик. Он задает вопросы команде на стороне клиента и потенциальной аудитории, собирает выводы и согласовывает их с заказчиком.

Поиск и найм команды

Внутри. На рынке IT-специалистов высокая конкуренция. Поиск может длиться до полугода. Скорее всего не получится нанимать специалистов равномерно — один в первый месяц, второй через два. Если это работа над одним продуктом и внутри небольшой команды, специалисты будут рассчитывать на высокую зарплату, так как не смогут получать опыт на разных проектах и учиться у более опытных коллег по своей специальности.

В агентстве. На поиск подходящего агентства тоже может уйти много времени. Собрать список из агентств с подходящим опытом, репутацией, ценностями. Провести встречи и отобрать подходящие предложения. Затем может быть этап с тестовым заданием. Выбор сложный, потому что рынок агентств очень неоднородный — предложения по цене и срокам могут сильно отличаться.

Зато на поиск специалистов время не тратится, агентство подбирает и обновляет команду постоянно. Можно подключить специалиста на небольшую задачу, непрофильную для веб-разработки — по продвижению или брендингу.

Построение процесса

Внутри:

• Необходимо построить процесс, оптимизировать скорость работы и наладить взаимодействие. Ошибки или нерациональное использование ресурсов оплачиваются в рамках фонда оплаты труда.

• Нужно постоянно уделять время мотивации и целям команды.

• Если возникает сложная ситуация внутри небольшой команды, неоткуда взять дополнительную экспертизу.

• Команда, которая работает над одним продуктом, лучше погружена в задачи. У нее обычно больше времени на принятие и валидацию решений.

В агентстве:

• Получаете готовый процесс и подрядчика, заинтересованного в развитии проекта. Это не значит, что сроки и качество будут идеальными — здесь тоже работают люди. Но команда будет заботиться об улучшении процесса, прислушиваться к вашим задачам, пожеланиям и замечаниям.

• Так же как внутри — важно транслировать и обновлять цели.

• Агентство нарабатывает практики и методологии, чтобы ускорять процессы и оптимизировать взаимодействие внутри команды. Например, мы в Nimax собираем Customer Journey Map для понимания пути пользователя, трамплинов и барьеров. Собираем фидбэк пользователей: проводим качественные и количественные юзабилити тестирования. Тестируем различные форматы проведения статусов и планирования проектов.

• Есть тимлиды и старшие, которые помогут решить вопрос, если у специалиста возникает проблема / сложность.

Платежи

Внутри вы платите зарплату команде каждый месяц и налоги. Возможно, управляете бонусами. Внутренний менеджер управляет результативностью потраченных ресурсов.

В агентстве ежемесячно платите за то время, когда специалисты работают над задачами, которые вы согласовали. Можно учитывать сезонность и прочие факторы для удобства графика оплаты.

Возможна работа по фиксированной цене. Если функционал небольшой, неуникальный и очень понятный.

Закрытие проекта

Может так случиться, что проекту нужна пауза. Его замораживают или понятно, что он не приносит ожидаемых результатов. С командой нужно прощаться.

Внутри изначально можно заключать контракт на определенное время, обычно, не меньше года. Если был трудовой договор и задач больше нет, сотрудника сокращают. По закону нужно выплатить каждому три оклада. Возможно, вы сможете договориться об увольнении по собственному желанию.

В агентстве. Сообщаете агентству о сроках закрытия проекта и завершаете платежи. Иногда в договоре есть минимальный срок, за который нужно предупредить. Иногда можно остановиться сразу же.

Поддержка

Через два-три года, после запуска основных функций, вам может понадобиться поддержка без активного развития, если продукт внутренний и не требует постоянных изменений.

Количество необходимых часов сокращается. Например, дизайнер уже не работает все свое время над новыми функциями или не улучшает постоянно старые, а подключается раз в месяц на несколько дней.

Внутри. Можно договориться на фриланс или перевести человека на другой проект, если такой есть.

В агентстве. Можно регулировать количество часов и платить только за то, что требуется. Например, если на этапе разработки платежи были по 600 тыс. руб. в месяц, то на поддержке они могут сократиться до 150 тыс. Зависит от ситуации.

Итого

Расчеты уникальны для каждой компании и ситуации. Расходы на свою и внешнюю команду сопоставимы в краткосрочном проекте от одного до трех лет или проекте, где работы много только на старте. Если у вас еще нет команды внутри, скорее всего вы потратите больше времени на ее поиск и сборку процесса.

Если ваш проект долгосрочный, от трех лет, и постоянно требуется большая команда, экономнее разрабатывать сервис внутри. Чтобы получить предсказуемый результат, придется инвестировать время компании в настройку работы команды.

Часто компании заказывают в агентстве дизайн и front-end, а back-end делают внутри. В этом случае агентство запускает бОльшую часть функционала сервиса и готовит подробный UI-Kit или дизайн-систему, которую дальше поддерживают и развивают разработчики. Новые функциональные блоки делают с агентством.

Если вы не знаете, как посчитать срок запуска сервиса и сколько нужно ресурсов на развитие и поддержку, скорее всего вы не готовы к разработке внутри. Проверьте, есть ли у вас экспертиза, чтобы декомпозировать задачи, спланировать этапы разработки, продумать риски и настроить процесс. Без опыта и практики команда может идти к результату долго и болезненно.

Какой бы вы ни выбрали путь, для качественного развития сервиса самое важное — быть глубоко вовлеченным в процесс, регулярно сверять цели с командой и почаще показывать результат конечному пользователю.