Система грейдирования еще достаточно нова для многих российских компаний. Особенно для малого и среднего бизнеса, которым в большинстве случаев и являются digital-агентства. Но мы решили рискнуть и, как оказалось, не прогадали. HRD агентства E-Promo Анастасия Аронова рассказывает, как внедрить систему грейдов в агентстве.

Зачем грейдинг digital-агентству?

До недавнего времени digital-компании в России развивались довольно хаотично. В одних отделах специалистов больше, в других — меньше. Квалификация специалистов разная, они часто выполняют не схожую работу, а получают одинаково.

При этом неизбежно возникают конфликты, сотрудники перестают понимать свои карьерные перспективы, а руководителям трудно объяснить разницу в мотивации конкретных специалистов и управлять ими. На фоне роста компании всё чаще может появляться текучка кадров и другие проблемы. В нашей компании был прирост в 5-7 специалистов в месяц. Поэтому были нужны чёткие критерии приёма на работу новых кадров: подбирать специалистов интуитивно в такой ситуации было непродуктивно.

Внедрение системы грейдов от идеи до реализации заняло квартал. Но если постараться, можно уложиться и за месяц.

Система грейдов в digital-агентстве

Когда число специалистов в агентстве превышает 30-40 человек, а количество специалистов в отделе превышает 5, возникает потребность в их ранжировании и распределении должностей по принципу «троек»:

— младший (Junior)

— средний (Middle)

— старший (Senior)

Так формируются группы в соответствии с разным уровнем квалификации, обязанностей и базовой зарплатой. Обычно группа состоит из старшего специалиста — руководителя группы, специалиста и младшего сотрудника.

Одни digital-агентства переходят на систему грейдов целиком, другие вводят её для определённых отделов, обычно самых проблемных или многочисленных. Например, для продуктовых специалистов или для отделов продаж и постпродакшена.

Сначала мы внедрили систему грейдов только у продуктовых специалистов: младший специалист, средний специалист, старший специалист, руководитель группы и его заместитель. При этом старшие специалисты руководят своими «тройками», а заместитель руководителя группы координирует их работу. Затем система грейдов была внедрена во все коммерческие отделы.

Преимущества грейдов

1. Руководителю отдела уже не приходится прорабатывать задачи с каждым сотрудником и контролировать его, а вести основную работу только с руководителями группы. Руководители групп затем проводят митинги со своими подчинёнными. Это экономит рабочее время и оптимизирует всю деятельность.

2. Грейды позволяют мотивировать самих сотрудников и назначать им зарплату в соответствии с их персональными квалификациями и обязанностями. Главная задача не понизить сотрудников в должностях и заработке, а обучить в процессе работы тех, кому до своего грейда не хватает навыков. Пример: в нашей компании в результате зарплаты не понизились, а по некоторым позициям и возросли. При этом появилась возможность нанимать младших сотрудников без опыта работы на стажировку и обучать их «с нуля».

3. Система групп даёт понять специалистам, какие знания, навыки и сертификаты нужны для продвижения в карьере. Например, специалисту по контекстной рекламе необходимы знания «Яндекс Коммандер», «Яндекс Метрики», «Директ Менеджер» и других программ автоматизации. Младшему сотруднику глубокие знания этих инструментов не требуются.

4. Система удобна для управления, достижения оптимальных результатов и эффективной работы подразделения HR. Руководителю ясно, каких специалистов нужно дополнительно нанять, чтобы усилить возникшие мини-группы и как распределять проекты, ответственность и отчётность внутри всей компании или отдела. После внедрения системы грейдов наша компания приняла решение о расширении штата

Инструкция по внедрению грейдов в digital-агентстве

1. Определить основные направления работы всего агентства по количеству и видам проектов.

2. Составить систему существующих и перспективных отделов агентства по видам и объёмам работ и оптимальному количеству сотрудников в каждом отделе.

3. Подробно определить должностные обязанности сотрудников по каждому виду работ и составить должностные инструкции для каждого грейда. Например, в грейде старшего специалиста группы нужно прописать навыки руководителя, а основной специалист группы должен иметь соответствующие сертификаты.

4. Определить и прописать финансовые условия для каждого грейда в соответствии с расчётными ставками и фондом оплаты труда. Например, у нас разница в оплате между младшим сотрудником и специалистом составила около 22%, а между специалистом и руководителем группы — 45%. В среднем новый специалист окупает все затраты компании в среднем за полгода.

5. Составить и утвердить в финансовом и юридическом отделах соответствующие документы: типовые договоры, кадровые документы, должностные инструкции и прочее.

6. Подобрать или разработать тесты для каждой должности (грейда) при приёме на работу новых сотрудников и для периодического тестирования существующего персонала. Тесты разрабатываются в Google формах в виде вопросов и задач по каждому продукту.

7. Провести тестирование сотрудников агентства. Нужно учитывать и правильно донести до сотрудников цель тестирования, чтобы не возникло панических настроений вроде «нас сейчас всех уволят». Цель тестирования —определить зоны роста и провести обучение там, где это требуется. Для этого по итогам тестирования проводились индивидуальные собеседования.

8. Исходя из результатов, распределить существующих сотрудников по грейдам. Например, до внедрения системы грейдов в отделах компании была только одна позиция — специалист. После выделения грейдов и тестирования определились старшие специалисты. При приёме новых сотрудников мы могли присваивать им должности младших специалистов, а не брать людей авансом на позицию специалиста.

9. HR-службе (или руководству) определить вакантные должности и начать поиск новых кадров. Для быстрорастущей компании этот поиск идёт постоянно.

Вся система грейдов должна быть полностью прозрачной и понятной для всех. Каждый сотрудник должен знать свои обязанности и понимать, в каком направлении и как именно ему требуется профессионально двигаться для достижения карьерного роста.

В целом создание системы грейдов — это решение самых острых вопросов систематизированности работы, управления и общей результативности, а также создание командного духа в сплочённом коллективе.

Ольга Баранцева
Гендиректор интернет-компании R52.RU

Исторически система грейдирования пришла на смену жесткой тарифной сетке и стала инструментом привлечения и управления персоналом, позволяющим выстроить иерархию должностей и разработать понятную и справедливую систему базовой оплаты труда, которую сотрудники получают за выполнение конкретных должностных обязанностей на «нормальном» уровне. Суть грейдирования заключается в оценке деятельности на каждой должностной позиции по таким критериям, как: уровень знаний и профессиональных навыков, опыт и степень ответственности за конечный результат. На выходе необходимо выстроить все должности в компании в иерархию (систему уровней) в соответствии с их ценностью для бизнеса.

Опыт нашей компании R52.RU говорит о том, что создание с нуля системы грейдов в агентстве полного цикла — задача непростая, и решить её в течении одного квартала, на наш взгляд, чрезвычайно сложно. И, если достаточно быстро и бесконфликтно силами HR-службы можно сформулировать и согласовать должностные инструкции, то создание реально адекватных и работающих тестов (кроме самых элементарных, как, например, по контексту) требует привлечения самых квалифицированных сотрудников и значительного времени. Также при создании матрицы грейдов процесс значительно тормозиться из-за субъективного подхода руководителей подразделений, когда ими оцениваются не столько должности, сколько персоналии их занимающие.

В результате полугодовых усилий, мы пришли к выводу, что далеко не во всех подразделениях компании целесообразно внедрять данный инструмент. Чем значительнее в работе творческая составляющая, чем чаще требуется нестандартность подходов и азарт, тем менее эффективно грейдирование. Так, например, мы полностью отказались от него в работе с нашими дизайнерами, аналитиками и коммерческой службой.

В том же случае, если вы примите решение о внедрении системы грейдов, то мы рекомендуем помнить, что при ошибочной разработке критериев оценки и избыточности применения грейдирование может привести и к обратному результату — снижению инициативы и неэффективной работе.

Василий Вишняков
Генеральный директор интернет-агентства Bquadro

Согласен с автором статьи, что ранжирование специалистов оправдано и целесообразно. Но здесь всё упирается в количество людей. Когда у вас уже 30-40 человек, то имеет смысл выделять и распределять их на группы.

Идея эта не новая, в советское время такая градация существовала, есть она и сейчас в разных отраслях. Это нужно и в digital. Во всех взрослых студиях такое уже внедрено. Думаю, что потребность в разделении специалистов по их опыту и навыкам требуется с ростом компании. В небольшой организации много совмещений как по опыту, так и по функциональным обязанностям. Программист, например, может быть и верстальщиком, и системным администратором, в некоторых компаниях и директором или дизайнером :)

С ростом компании происходит разрезание функций и обязанностей. Как написано в статье, разделение на младшего, среднего и старшего происходит при количестве сотрудников в 20-30 человек и более. И я считаю, что здоровье компании зависит в том числе от правильного баланса этих специалистов.

Андрей Морозов
Генеральный директор компании ЕВРОСАЙТЫ

В своей работе мы уже несколько лет используем систему грейдов. Уровни определяются в зависимости от отдела. У нас выработана система обучения и оценки знаний. В компании имеется своя база знаний, регламенты по грейдам и должностные обязанности.

Каждый из сотрудников знает, какие перспективы карьерного роста у него имеются и что необходимо сделать, чтобы перейти на следующий уровень. У каждого из уровней есть зарплатная вилка, например, у Middle от 50 тысяч до 70 тысяч рублей (цифры представлены для примера). После достижения сотрудником определенного уровня, его руководитель проводит с ним собеседование и определяет точную заработную плату.

Оригинал: https://vc.ru/29932-kak-vnedrit-sistemu-greydov-v-digital-agentstve