Как правило, студии проще оформлять в штат постоянного работника — он будет понятен, достаточно предсказуем и привязан ежемесячной зарплатой. Но бывают ситуации, когда воспользоваться услугами фрилансера удобней.

Например:

• студия только открывается, и на полный штат сотрудников пока нет денег;

• необходимо единожды сделать какой-либо проект. Например, попросили сделать доработку чужого сайта, а все сотрудники заняты;

• придуман и готовится к запуску новый проект, а брать человека на постоянную зарплату до подтверждения прибыльности не хочется;

• планируется отрыть бэк-офис в новом городе — начинаем с местных фрилансеров, затем берем их в штат.

Итак, решено — фрилансера в студию

На этом этапе допускается первая и самая серьезная ошибка: с фрилансером не заключается письменный договор. Это порождает для студии целый набор рисков:

• фрилансеру заплачен аванс, и он после этого исчез;

• работа выполнена, но не в срок;

• работа выполнена, но фрилансер просит за нее большую сумму;

• работа выполнена, но не нравится заказчику;

• работа заказчиком принята, а через некоторое время он видит точно такую же работу у другой студии — фрилансер слил работу.

С помощью договора студия и фрилансер определят все интересующие их вопросы и снимут большинство рисков.

Для работы с физическими лицами используется договор авторского заказа (ст. 1288 ГК РФ).

Подписать договор можно, обменявшись сканами по электронной почте. Такую возможность необходимо предварительно предусмотреть в договоре. Например так:

«Настоящий договор, а также дополнительные соглашения, акты и приложения к нему могут подписываться Сторонами путем обмена отсканированными копиями по электронной почте, согласованной в разделе __ Договора. Оригиналы документов должны быть направлены заказным письмом по почте, курьером или вручены лично не позднее 10 рабочих дней после отправления соответствующих документов по электронной почте. Все документы, направляемые по электронной почте, имеют юридическую силу до момента получения Сторонами их подлинников. Такой способ обмена документами является надлежащим».

Только не забудьте впоследствии обменяться оригиналами. Ваша бухгалтерия скажет большое спасибо :)

Фиксируем условия договора

В договоре авторского заказа должны быть оговорены три существенных условия. Без них договор будет считаться не заключенным — со всеми плачевными последствиями, самое страшное из которых — отсутствие у заказчика прав на созданный объект.

Первое существенное условие: предмет договора (конкретное описание создаваемого произведения)

Что рекомендуется описать:

• для чего произведение создается;

• где и как оно будет использоваться;

• что оно должно содержать и каким параметрам отвечать.

В общем, стандартное ТЗ, которое умеет готовить любая студия.

Чтобы не делать договор необъятным, обычно описание задачи выносится в приложение к договору.

Второе существенное условие: срок исполнения

Стороны обязательно должны определить, когда произведение должно быть закончено. Срок может быть привязан к какому-либо событию. Можно разделить работу на этапы и установить промежуточные сроки.

Зачастую это даже удобнее для заказчика. Во-первых, можно установить оплату за каждый выполненный этап и условия к выполнению такого этапа. Во-вторых, можно предусмотреть односторонний отказ от договора, если фрилансер не выполнил первый этап к установленному сроку.

Обратите внимание: в соответствии с законодательством, если у фрилансера есть уважительные причины, то срок выполнения работы может быть продлен на ¹/₄ (ст. 1289 ГК РФ).

Третье существенное условие: вознаграждение

В договоре должен быть прямо предусмотрен размер вознаграждения или указано условие, что такой договор является безвозмездным. Будет нелишним также прописать порядок выплаты вознаграждения. По нашей практике, это точно не должна быть 100% предоплата, самое лучшее — 30% до выполнения заказа и 70% после.

Права на созданный объект

Изначально все права на созданный объект принадлежат автору, т.е. фрилансеру.

В договоре обязательно должен быть пункт о том, что исключительное право передается заказчику в полном объеме. Заказчик получает право использовать произведение в любой форме, любым не противозаконным способом и в течении всего срока действия такого права на территории любой страны мира, включая РФ.

В нашей практике были случаи, когда в соответствии с договором все права на произведение, которое создавал фрилансер, не отчуждались, а предоставлялись. Вроде бы отличий нет. Однако, такая формулировка предполагает что:

• студия не может передать права на произведение третьим лицам;

• фрилансер может неоднократно использовать это произведение в других разработках;

• фрилансер может требовать от клиентов студии заключить с ним лицензионный договор;

Уделяйте особое внимание этому пункту!

Момент перехода исключительного права

Следует зафиксировать в договоре момент перехода исключительного права от фрилансера к студии.

Например, так: «Все исключительные права на использование Материалов переходят к Заказчику в полном объеме с момента их передачи в любом виде, в том числе, в форме электронных файлов, а также по электронной почте. В понятие Материалы включается как окончательный вариант, так и все созданные Исполнителем варианты Материалов и изменения и/или дополнения к Материалам».

Не забывайте в конце выполнения подписать Акт приема-передачи. Он будет являться дополнительным подтверждением перехода исключительных прав на произведение.

Неразглашение информации

Нелишним будет предусмотреть в договоре пункт о неразглашении информации в процессе работы и о запрещении использовать результат где бы то ни было, в том числе, для публикации на сторонних ресурсах.

Можно использовать вот такую формулировку: «Исполнитель не вправе публиковать Произведение или его части, в том числе, в любых изданиях, в блогах, на личных сайтах, страницах в социальных сетях в любом виде без письменного согласия Заказчика как в ходе выполнения работы, так и после ее передачи Заказчику».

Налоги и отчисления

И напоследок — о налогах и отчислениях. Обычно об этом моменте забывают, и зря.

Если фрилансер — физическое лицо, то студия должна уплатить за него НДФЛ и страховые взносы. Условия о том, что фрилансер обязуется сделать это самостоятельно, фиктивны.

Если фрилансер ИП, он сам рассчитывается с государством.

А что делать, если фрилансер — иностранец?

Если иностранец — резидент РФ (находится в РФ не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев), за него следует уплатить налоги.

А вот если иностранец на постоянной основе живет в условной Польше и не приезжает в РФ, платить ничего не нужно. Ни налогов, ни страховых отчислений.

Не патриотично, но использовать зарубежных фрилансеров выгодней :)

При работе с иностранцами обязательно подстрахуйтесь.

На случай проверки контролирующими органами у студии должен быть:

• подписанный обеими сторонами гражданско-правовой договор, из которого следует, что работы выполняются за рубежом;

• подписанные акты о выполненных работах;

• копию внутреннего паспорта иностранного гражданина.