Прежде чем что-то оценить, это нужно измерить. В предыдущих материалах мы строили производство веб-студии. Теперь давайте научимся измерять его эффективность. Как только научимся измерять — будет понятно, что улучшать. В нашем деле любой, даже самый незначительный эффект, может дать существенный прирост прибыли.

Предлагая разработку сайтов по низкой стоимости и обеспечивая высокое качество, вы можете быть уверены, что не столкнетесь с недостатком заказов. Но имейте ввиду, что с точки зрения бизнеса такая модель очень неустойчива. Если погнаться за количеством, можно быстро растерять своих клиентов, а замешкавшись, можно и вовсе уйти в минус, не получив и шанса на развитие.

Мне всегда было интересно создать сбалансированную систему показателей, ориентируясь на которую, можно было бы эффективно управлять веб-производством, стремясь к золотой середине. В этой небольшой статье я расскажу про систему оценки эффективности, которую мы уже много лет используем в WebCanape.

Если вы захотите примерить эту систему у себя, имейте в виду, что приведённые показатели скорее всего подходят производствам, которые, как и мы, выпускают однородный продукт и имеют четкую ценовую политику. Цены на сайты меняются в зависимости от функционала, но порядок формирования цены, в общем, случае одинаков.

Показатели эффективности работы веб-студии

Первоочередная задача — просто получить оценку результата работы производства, посмотрев на которую, можно сказать, хорошо или плохо мы завершили месяц. Для этого мы используем 6 показателей.

Данный показатель говорит о способности производства генерировать необходимый денежный поток.

Тут все просто. Мы ставим два плановых показателя: минимальный и желаемый. Минимальный необходим, чтобы покрыть расходы с небольшим запасом, желаемый — чтобы получить прибыль. И тот, и другой планы ежемесячно увеличиваются с учетом ежегодного плана роста компании.

Если показатель не выполняется, срочно принимайте меры по повышению эффективности работы или снижайте расходы. Если показатель хороший, задумайтесь о дополнительных услугах для ваших клиентов без расширения штата производства.

Данный показатель говорит об уровне дисциплины на производстве и эффективности организации труда, которая является фундаментом для успешного бизнеса.

ФРВ складывается из общего числа часов, выделенных задействованным на производстве разработчикам. Чтобы рассчитать показатель, разделим фактическое время, затраченное разработчиками, на общий ФРВ. Показатель лучше всего выводить в процентах. Чем выше данный показатель, тем лучше. Количество рабочих часов на человека в месяц можно найти в любом производственном календаре.

Для нас норма — это 80%. Это значит, что 80% доступного фонда рабочего времени мы тратим на работу по проектам. Остальные 20% мы оставляем на обучение, чай, обсуждение решений для тех или иных задач, совещания.

С помощью данного показателя мы оцениваем целевое использование производственных ресурсов компании.

Определяя его, мы узнаем, какой процент от ФРВ ушел на коммерческие проекты. Для разделения часов (коммерческие/некоммерческие) мы используем трекеры в Redmine, по которым в дальнейшем легко делать срезы статистики.

Чтобы рассчитать показатель, разделим общее время по коммерческим проектам на время, отработанное по всем проектам, и умножим на 100%. В нашем случае ФРВ$ должен быть не менее 80%. Остальное время мы можем тратить на внутренние проекты и развитие.

Через этот показатель можно оценить способность производства выполнять заложенные в стоимость продукта нормативы.

Каждый договор с клиентом — это определенное число часов на разработку проекта. В конце месяца по каждому выполненному проекту мы подсчитываем количество затраченного времени и сопоставляем его с плановым (договорным), оценивая, насколько мы уложились в нормативы или превысили их. Помните табличку в материале «Подбор команды веб-студии и распределение ролей»?

Для расчета показателя делим среднее плановое время на среднее фактическое время и умножаем на 100%. Вполне нормально, если этот показатель будет меньше 100%. Главное — следить, чтобы он не становился меньше 70%, и стремиться к значению от 100% и более.

Фактически, это итоговая стоимость часа, по которой мы отработали месяц.

Данный показатель должен быть не менее, чем плановая стоимость нормо-часа в студии. Если он меньше, нужно принимать меры по повышению эффективности работы или более точно (в большую сторону) оценивать стоимость проектов на начальном этапе.

Рассчитывается показатель легко. Среднее время на проект (в часах) делим на среднюю стоимость проекта. Данные по затраченным часам берем из Redmine (или любого другого task-менеджера), а стоимость разработки проекта — из договора.

Заключительный и очень важный для нас показатель для оценки — выполнение обязательств по срокам.

Для его расчета мы учитываем фактические рабочие дни, затраченные на проект, и сравниваем их с плановыми договорными сроками. Делим средний по проектам плановый срок на средний фактический срок и получаем показатель выполнения сроков. Правило то же: показатель должен быть не менее 70% и должен расти с каждым месяцем.

Если интересно, предлагаю ознакомиться с таблицей, которую можно использовать для расчета.

Замечу, что приведенные показатели имеет смысл рассматривать не только в разрезе всего производства, но и применительно к проектам по каждому менеджеру. Анализ показателей отдельно по каждому менеджеру проектов дает хорошую почву для размышлений. Это и есть самое ценное в данных расчетах.

Результаты мы анализируем в течение месяца для своевременной диагностики проблем — разбираем на собраниях, анализируем узкие места, используем для выбора лучших разработчиков и менеджеров. На основании этих же данных мы рассчитываем премии менеджерского состава.

Как работать с показателями?

Первое, что нужно сделать это наладить регулярность сбора данных и их анализа. Это не просто. Для многих сотрудников это просто цифры, но для вас это должно стать способом меняться в лучшую сторону, повышать эффективность. Сделайте из этого ритуал, внесите работу по сбору показателей в регламент руководителя и не начисляйте без этого ЗП.

Добейтесь показателей:

Выполнение плана по доходам: > 100%

Использование фонда рабочего времени: > 70%

Использование ФРВ на коммерческие проекты: > 70%

Рентабельность производственных активов: > 90%

Выполнение нормативов: > 90%

Выполнение сроков: > 90%

Работайте с показателями последовательно. За каждым из них стоит значительное количество изменений на производстве и в головах сотрудников. Добейтесь максимальных результатов не поднимая стоимость проектов. Поднять стоимость можно всегда и гораздо приятней делать это, когда все остальные показатели в норме.

Вытягивание нормативов может занять 6-8 месяцев, это нормально. На нужные цифры можно выйти благодаря автоматизации, росту квалификации разработчиков, отказа от части работ, правильному походу к выбору клиентов, повышению цен в конце концов и др.

Лично мы, постигая все на собственных ошибках, на показатель выполнения сроков обратили серьезное внимание не сразу. Когда осознали важность этого — родилась идея с телевизором, который до сих пор исправно работает.

Вместо заключения

Многие зададут вопрос «а как же показатель качества?» Почему он не вошел в данную систему? Мы считаем, что это понятие относительное, и у каждой студии о нем свое представление. Для соблюдения технических показателей качества WebCanape мы разработали технологию производства сайтов для малого бизнеса, которая включает 120 параметров (плюс/минус). Этот чек-лист проверяет служба тестирования и менеджер проекта, прежде чем дать разрешение на выкладку сайта. Время, необходимое на проверку качества, закладывается в стоимость продукта и учитывается при расчете вышеперечисленных показателей.

Надеюсь доступно рассказал про нашу систему контроля производства? В следующем материале расскажу про градацию сотрудников и систему мотивации.