После первого десятка сотрудников ручное управление в нашей компании закончилось. Без организованности и порядка в делах рентабельность падает и бизнес digital-агентства не может существовать.

По мере роста компании к 70 сотрудникам практически все бизнес-процессы были переведены в удобные электронные системы, которые направляют действия людей и сохраняют информацию.

Мы адепты кусочной, лоскутной, атомарной автоматизации — как только её не называют! На каждый узел работы компании подобран, внедрён и иногда допилен один идеально подходящий инструмент.

Они интегрированы между собой, но любой элемент можно заменить — отделы и группы сотрудников вольны выбирать удобные для себя сервисы и программы.

В этой статье мы пройдёмся по всем основным отделам компании и посмотрим, какой софт и сервисы мы используем в ежедневной работе.

Продажи и клиентский сервис

Для управления продажами и взаимоотношениями с клиентами мы используем amoCRM. Пришли к этой системе не сразу, тестировали и некоторое время использовали другие CRM: Streak, Pipe Drive, Bitrix24 — все отличные. Но команде понравилась именно amoCRM.

Входящие заказы с сайта и почты напрямую попадают в CRM. Автоматически создаётся контакт, связанный с лидом. Автоматически отмечается источник, откуда пришел заказ, на основе мейл- и колл-трекинга. По ходу внедрения нам пришлось перейти на IP-телефонию. Клиенты получают письмо-уведомление о принятии заказа в работу.

Мы видим общую воронку продаж и отдельные воронки каждого отдела. Аккаунты вручную размечают теги для накопления данных о клиентах. Используем стандартную аналитику amoCRM для получения регулярных отчётов. В системе постоянно работают пять аккаунтов и их руководитель.

Мечтаем и делаем сейчас систему подогрева клиентов, которые написали, но не заказали, были на наших образовательных событиях или просто зашли на наш сайт.

Управление клиентскими и внутренними проектами

Самый главный инструмент в нашей компании — это система управления проектами Active Collab. Мы ведём в ней все клиентские и внутренние проекты. Сейчас это сотни завершенных и десятки активных проектов.

Active Collab не очень популярна на российском рынке, но стала находкой для нас — мощная система управления, выполненная в минималистичном дизайне. Волк в овечьей шкуре. Она очень подходит по духу нашей дизайн-культуре.

Путь к Active Collab был сложным. Несколько лет мы работали на Redmine, затем на Bitrix24. Но после тестового внедрения все захотели остаться в Collab. Важным фактором выбора стала возможность разместить систему на своём сервере и дорабатывать при необходимости, она написана на PHP и знакомых нам фреймворках.

Самый востребованный механизм — задачи. Отображать задачи можно в виде списка, диаграммы Ганта и в Trello-формате. Такая вариативность представления делает систему удобной для каждого. В Collab встроен трекер времени — отчёты по списанным часам мы отправляем в нашу систему учёта ресурсов.

HR

Мы постоянно находимся в поиске новых специалистов: где-то команда растёт, где-то происходят замены. Мы стараемся изменить модель привлечения сотрудников. Не искать, когда уже горит, а заранее прогнозировать трансформации команды и управлять взаимоотношениями с теми, кто мог бы закрыть будущие вакансии.

Для решения этой задачи мы используем сервис Huntflow. В нём мы собираем все приходящие к нам резюме, а также специалистов, которым сами хотим предложить работу. Привязываем их к открытым и запланированным вакансиям. Бережно сохраняем весь процесс нашего общения, результаты встреч и тестовых заданий.

С некоторыми соискателями мы видим историю взаимоотношений за несколько лет, три, пять и более попыток попасть к нам на работу. К информации, которая есть в резюме специалиста, добавляется наш опыт общения с ним и мнения с предыдущих собеседований. Это позволяет не ошибаться.

Huntflow — инструмент работы HR-специалиста и руководителей отделов, которые участвуют в отборе.

Общение и взаимодействие команды

В качестве средства быстрой коммуникации мы используем Slack. В чате обсуждаются рабочие вопросы, доставка еды, мероприятия и другие темы. Нам нравится возможность быстро создавать постоянные каналы и временные групповые чаты в Slack. Несколько несложных ботов присылают в чат уведомления: о приходе платежей на счёт или состоянии сервера.

У нас есть один секрет использования Slack. Мы используем бесплатную версию, но не только из желания сэкономить. Нам нужно, чтобы важная информация оставалась в системах управления проектами и CRM, а не переезжала в чаты. В бесплатной версии Slack ограничена история переписки, и все знают, что через две-три недели всё исчезнет, поэтому сохраняют важные данные и обсуждают проекты там, где нужно.

База знаний

Мы делали несколько подходов к хранению знаний в компании и информации по проектам. Нам важно, чтобы знания накапливались и не терялись при заменах в команде. Последняя версия базы была организована через «Google Документы» — так можно, но немного колхозно.

Сейчас мы переехали в Notion. Эта система позволяет собирать любые страницы: списки, чек-листы, колоды задач, текстовые страницы, таблицы и более сложные форматы.

Мало что ограничивает автора в Notion. Информация не только структурируется, но и приобретает красивый и понятный вид.

Отдельного внимания заслуживает раздел «Информация о компании». Мы собрали рассказ о наших ценностях, миссии и позиционировании в системе. Любой сотрудник может обратиться к этой информации. Там же можно найти гид по адаптации новичков и инструкции для каждой специализации.

Конечно, в базе знаний хранится вся информация по проектам, над которыми мы работаем.

Хранение доступов

Ещё одна важная задача, которая имеет прямое отношение к безопасности компании и её клиентов, — это система доступов и хранение паролей.

Вспомните, где и как хранятся пароли вашей компании? Как происходит их выдача сотрудникам и замена при обновлениях в команде? Это большая проблема, которой редко уделяют много внимания.

Мы используем для хранения и администрирования паролей сервис — Passwork. Он выведен на наш сервер и в нём организованы группы, которым открыты те или иные доступы.

Разработка

Предполагаю, что не только у наших конкурентов, но и в любой компании сейчас есть та или иная ИТ-группа, и расскажу об инфраструктуре нашей команды разработки, объединяющей в себе фронтенд-, бэкенд-разработчиков и тестировщиков.

В основе работы отдела разработки у нас система контроля версий GitLab. Там же мы собираем, тестируем и доставляем приложения (CI/CD).

С помощью Docker изолируем и контейнеризируем наши приложения, что позволяет быстрее и легче их разворачивать. Если нужно масштабировать проект, то подключаем Kubernetes.

Всё готовые образы приложений храним в собственном Docker Registry.

Автотесты фронтенд-части проектов делаем с помощью Gemini от «Яндекса» на основе сравнения скриншотов.

Для взаимодействия бека и фронта у нас GraphQL. Он улучшает документацию API и позволяет гибче выстраивать взаимодействие.

Дизайн

Дизайн-команды есть не в каждой компании, а у нас таких сразу две: UI/UX и графический дизайн. У каждой группы свой набор инструментов.

В веб-направлении за последние пару лет дважды менялся основной инструмент. Сейчас команда отказалась от связки Sketch + Zeplin и все перебрались в Figma.

Там мы делаем прототипы и затем доводим до финальных макетов. Команде нравятся возможности совместной работы проектами. Ещё используем InVision для демонстрации макетов клиентам.

Спецификации к макетам пишем просто в «Google Документах». Любим использовать анимацию в проектах и делаем её в Principle + Adobe After Effect.

Из конструкторов сайтов больше всего любим Tilda и Readymag.

Команда графических дизайнеров начинает свою работу со штурмов в Mindmeister и собирает дизайн-референсы на каждый проект в Pinterest.

Проекты делаются в продуктах Adobe: Illustrator, Photoshop, InDesign. Эффектные презентации для клиентов собираем в Readymag. Трёхмерную графику делаем в Cinema 4D, а анимацию для проектов — в Adobe After Effect. Если нужно сделать шрифт, используем Glyphs.

Интернет-маркетинг

Самый большой зоопарк автоматизации находится в отделе интернет-маркетинга. Это связано с тем, что рекламных специальностей много: таргетологи, контекстологи, аналитики, SEO-специалисты. Каждая группа заводит, а иногда и разрабатывает свои инструменты для упрощения работ:

1. Технический аудит сайтов: краулеры Screaming Frog и Netpeak Spider.

2. Сбор и группировка запросов для семантического ядра: Key Collector, Just Magic.

3. Подготовка ТЗ на тексты: Pixel Tools и Megaindex.

4. Сбор и редактирование семантики: Key Collector, ppc-panel, Word starter, AdPump.

5. Отчёты через импорт данных с помощью API «Яндекс.Метрики» и Google Analytics в «Google Таблицы» или SQL-базу.

6. Вычисления и построение дашбордов: Google Data Studio, Microsoft Power BI.

7. Аналитика: «Яндекс.Метрика», Google Analytics, Google Tag Manager, Google Tag Assistant, GA Debug, CoMagic, Mango.

8. Автоматическая генерация рекламных кампаний и управление стратегиями: K50 и «Директ Автомат», PPC Campaign generator.

9. Стандартные инструменты для создания и редактирования РК: «Директ Коммандер», Adwords Editor.

Самописный инструмент у нас пока один, в процессе разработки: «Ищейка» — расширение для браузера, которое по запросу показывает рекомендации по объёму статьи, ключевым запросам для заголовка и текста. Берёт данные из Wordstat, анализирует средний объём текста по топ-10 по заданному запросу.

Бухгалтерский учёт

Про нашу бухгалтерию нужно сначала рассказать: мы довольно большая компания со значительным объёмом договоров и транзакций, а также высокими требованиями клиентов к документообороту.

Нам не подходят простые и изящные решения, которые могут использовать небольшие команды. Поэтому набор инструментов довольно классический и сложный.

Для ведения учёта используем «1С.Бухгалтерия» 8.0 + «1С.Зарплата и управление персоналом» 3.1.

Через «Контур.Диадок» и СБИС организуем электронный документооборот. Значительная часть поставщиков переведена на ЭДО.

Используем удобный модуль «Диадока» для «1С», который позволяет регистрировать в учётной системе документы нажатием пары кнопок и снижает риск ошибки при внесении первичных данных. Мы стараемся продвигать среди клиентов электронный документооборот и при необходимости помогаем на него перейти.

СБИС используем как систему электронной отчётности и взаимодействия с контролирующими органами.

Сейчас заводим кабинет компании на «Госуслугах» для работы с электронными больничными. А также пробуем подключить сервис Smartway, который позволяет управлять процессом бронирования билетов, оплаты гостиниц для командировок. Устанавливать лимит, контролировать расход и получать закрывающие документы.

Используем много таблиц с вычислениями и макросами — без них пока не получается.

Сведение данных и Nerpa

Чтобы контролировать показатели компании и упрощать управленческий учёт, данные разных систем приходится сводить. Для этого мы пишем и понемногу внедряем поверх всего этого хозяйства метасистему. Мы называем её Nimax ERP, или просто «Нерпа».

В этой системе уже работает:

1. Система разделения доступов.

2. Выгрузка из всех банков, привязка платежей и расходов к проектам.

3. Распределение всех платежей по категориям.

4. Рассылка в Slack чат-ботом информации по платежам.

5. Остатки счетов.

6. Список сотрудников с информацией о них (справочная плюс статистика зарплат).

7. Календарь дней рождения.

8. Список проектов, разделённых по отделам, и сводка по ним: рентабельность, этапы, сроки, оплаты и статусы.

9. Рентабельность проектов по часам, деньгам, помесячно или поэтапно (пока постфактум, без планирования).

10. Хранение документов по проектам (договора, счета, акты).

Находится в работе и скоро будет:

1. Возможность создать проект из всех планируемых этапов связанных между собой с планируемыми суммами и планируемой загрузкой для специалистов, что даст возможность видеть план по загрузке и по платежам на любой предстоящий период.

2. Онлайн сводка рентабельности проектов.

3. Финансовые прогнозы компании и отделов.

4. Срезы по эффективности групп и сотрудников: выработка, рентабельность.

5. Планирование долгосрочной и краткосрочной загрузки.

6. Статусы документов (отправлен скан, получен скан, получен оригинал) и система напоминаний по ответственным людям.

Резюме

Вот такой набор инструментов работает под капотом Nimax. Этот набор не идеален, но мы постоянно улучшаем внедрения и добавляем новые инструменты. Некоторых систем нам всё ещё не хватает, например, мы давно мечтаем об LMS — системе управления обучением в компании, но пока не добрались до неё.

У нашей автоматизации есть две цели, исходя из которых мы подбираем инструменты и подходы:

1. Сделать работу удобной — каждая группа или отдел используют удобные для себя рабочие инструменты и может их поменять.

2. Сделать результаты работы понятными — мы можем контролировать показатели работы в реальном времени на срезах: отдел, проект, этап, специалист, менеджер.

В этих направлениях мы движемся сами, помогаем другим компаниям, рассказывая о своём опыте и помогая в выборе инструментов автоматизации и их внедрении.