В каждом Digital-агентстве или IT-компании есть удаленные сотрудники. Это люди, которые выполняют какие-то поручения и решают задачи, но при этом не занимают рабочее место в офисе и не приходят на планерки по понедельникам.

Вы доверяете им коммерческие секреты, даете пароли от админ-панелей сайтов и интернет-банка, открываете коды скриптов, делитесь контактами клиентов. Как закрепить ваши отношения, чтобы они были легальными с точки зрения закона и защищали и вас, и исполнителя от непредвиденных осложнений?

В этой статье мы будем разбираться с оформлением удаленных сотрудников. Вы поймете, кого нужно оформлять официально, какие документы подготовить и как одна строчка в договоре защищает от претензий налоговой.

Веб-студия «Красивые сайты» получила заказ на интернет-магазин строительных товаров. С этой задачей справятся штатные сотрудники. Но клиент захотел сделать приложение, чтобы покупатели могли оформить заказ с телефона. Или приходили в магазин, наводили камеру на ценник, и товар сразу попадал в корзину и оплачивался с карты. Оставалось оформить доставку и ждать, когда привезут заказ. Для этой задачи нашли удаленного разработчика.

Проблема. С исполнителем раньше не работали. Он просит предоплату 50%, а исходный код отдаст только после окончательного расчета.

Решение. Оформить с исполнителем договор подряда на конкретный вид работ.

Договор подряда — это гражданско-правовой договор (или иначе его называют «договор ГПХ» — гражданско-правового характера). Такие договоры заключают на разовую услугу с конкретным результатом. Веб-студия заказывает разработку приложения за 200 тысяч рублей, а программист сдает его через 3 месяца.

Договор подряда можно заключить с физическим лицом без статуса ИП, при этом компания не является работодателем и не обязана соблюдать Трудовой кодекс.

Преимущества. По договору подряда заказчик не должен оплачивать исполнителю больничные и отпускные. Компания не несет ответственности за условия труда и не обязана оплачивать ночную работу по повышенному тарифу. Еще по такому договору не нужно оплачивать декретный отпуск и сохранять место на время ухода за ребенком. Зато можно начислить пени за просрочку сдачи работы, расторгнуть договор в одностороннем порядке и потребовать возмещения убытков.

Налоги. По договору подряда нужно удержать НДФЛ и подать в налоговую сведения о доходах физлица-подрядчика. Еще организация платит страховые взносы в ПФ и ФФОМС (в 2017 году — 22% и 5,1%) и сдает отчеты. Если все правильно оформить, взносы и стоимость услуг исполнителя можно вычесть из налогооблагаемой базы. Главное при этом — изучить перечень расходов по Налоговому кодексу с учетом своей системы налогообложения и грамотно составить документы. Здесь много подводных камней и нужно внимательно во всем разобраться.

Например, по УСН «доходы минус расходы» список расходов сильно ограничен, а одни и те же услуги в сфере digital можно назвать по-разному. От правильной формулировки в договоре с подрядчиком может зависеть, примет ли налоговая такие расходы.

Если оформить веб-приложение как нематериальный актив и правильно описать его назначение, на его стоимость можно уменьшить расходы. А если назвать его в договоре «приложением для оформления заказа через интернет-магазин», у налоговой могут быть претензии.

Если в агентстве есть бухгалтер, он все решит. Еще можно попробовать разобраться самому и заказать пару консультаций у эксперта. Обычно такие услуги стоят недорого, но гарантированно избавляют айтишников и маркетологов от головной боли.

Внимание! Договор подряда нельзя заключать со штатными сотрудниками. Налоговая может признать его трудовым и доначислит налоги. Не скачивайте договоры в интернете! Лучше заплатите один раз грамотному бухгалтеру, чтобы вам составили нормальный документ.

Интернет-портал о финансах размещает нативную рекламу. Авторы получают оплату за каждый материал и постоянно меняются. Некоторые пишут по десять материалов про налоги и законы каждый месяц, а кто-то один раз публикует статью про ипотеку. В штате только редактор, который проверяет все тексты.

Проблема. Если заключать с каждым автором договор подряда, придется брать юриста и кадровика, чтобы все это проверять, переписываться с исполнителями, обсуждать с ними условия и обмениваться актами. Это долго, дорого и неудобно.

Решение. Издатель направляет авторам оферту. Документ необязательно пересылать каждому сотруднику — достаточно опубликовать его на сайте или где-то по ссылке.

Оферта — это предложение заключить договор на определенных условиях. Вторая сторона должна ее принять, если хочет работать на указанных условиях. Для этого совсем необязательно что-то подписывать, обмениваться оригиналами с печатью и актами выполненных работ.

Принять оферту — значит совершить определенное действие. Например, направить в ответ свои паспортные данные, поставить галочку в форме на сайте или прислать заявку на текст в гугл-доке. Когда оферту принимают, она становится полноценным договором. Исполнитель сможет писать статьи и будет получать за них оплату в конце месяца.

Преимущества. Оферта подходит Digital-агентствам, у которых есть проекты с одинаковыми условиями для исполнителей. Ее удобно использовать для оформления удаленных сотрудников на разовую или периодическую работу.

Налоги. Когда удаленный сотрудник принял оферту, он фактически заключил гражданско-правовой договор. Поэтому и налоги платятся такие же: НДФЛ, страховые взносы в ПФ и ФФОМС. Для работодателя это все те же отчеты по страховым взносам и сведения о доходах по каждому сотруднику.

Если правильно составить оферту и передать ведение бухучета на аутсорсинг, можно сэкономить время и деньги на документообороте и налогах.

Внимание! Укажите в оферте, что вы не обмениваетесь актами, а качество услуг подтверждается публикацией и оплатой. Это конклюдентное действие. Вы публикуете статью, оплачиваете ее — услуга считается оказанной даже без бумажного акта с подписью сторон. Тогда налоговая не придерется к признанию расходов. Подобрать правильную формулировку поможет грамотный бухгалтер или юрист за 10 минут.

Digital-агентству «SMM — не МММ» нужен маркетолог на постоянную работу. Найти хорошего специалиста у себя в городе не получается, зато есть прекрасная кандидатура из соседнего региона — опытный маркетолог Елена. Сейчас она работает у конкурентов, но согласна перейти в «SMM — не МММ» на удаленную работу с окладом повыше. Такой формат всех устроит: маркетологу не нужно постоянно присутствовать в офисе.

Проблема. Елена настаивает на официальном оформлении с соцпакетом и отпуском. Через 2 года она планирует взять ипотеку, родить ребенка и уйти в декрет. Агентство тоже хочет гарантий для себя, так как маркетолог имеет доступ к личным кабинетам клиентов и их коммерческой информации.

Решение. Digital-агентство оформит Елену по трудовому договору на постоянную работу.

Трудовой договор заключается между работодателем и работником. По закону его можно заключить с удаленным сотрудником — это легально и называется дистанционной работой. Компания несет перед таким сотрудником обязательства по Трудовому кодексу: предоставляет отпуск и больничные, обеспечивает условия труда, ведет трудовую книжку, оплачивает служебные расходы и повышение квалификации.

Преимущества. Работник обязан соблюдать трудовую дисциплину, а за серьезные нарушения ему можно объявить выговор и даже уволить. С сотрудником можно заключить соглашение о неразглашении конфиденциальной информации. Если он его нарушит, то должен возместить убытки. С работником можно подписать договор о материальной ответственности — например, если ему предоставили служебный автомобиль или ноутбук. По трудовому договору никто не попросит предоплату, а все обязанности можно описать в должностной инструкции и требовать их исполнения.

Документооборот с удаленными сотрудниками можно организовать путем обмена электронными документами. Для этого придется изготовить ЭЦП, чтобы заверять договоры, распоряжения и отчеты без оригиналов на бумаге. Такая норма предусмотрена Трудовым кодексом.

Налоги. Если работник оформлен по трудовому договору, агентство платит за него страховые взносы: в ПФ, ФСС и ФФОМС. Еще нужно удерживать НДФЛ из зарплаты, предоставлять вычеты на детей и по уведомлениям из налоговой, начислять больничные, отпускные и правильно считать пособия. И потом все это грамотно отражать в расходах. Это несложно для бухгалтера, но обычно напрягает руководство.

Внимание! Трудовой договор — это очень ответственно. У работодателя больше гарантий, но и головной боли немало. Например, если сотрудник по договору подряда поехал к клиенту обсудить дизайн, попал в ДТП и сломал руку — это проблемы сотрудника. Если в такой же ситуации человек оформлен по трудовому договору, проблемы могут быть у компании. А еще по трудовому договору сложнее уволить: для этого нужны серьезные основания и придется выплачивать выходное пособие.

Агентство «Реклама в интернете» настраивает кампании в Яндекс.Директе и Google Adwords. Этим занимается один удаленный сотрудник.

Проблема. Сотрудник работает на себя и оказывает аналогичные услуги еще нескольким клиентам. Он сам арендует офис в бизнес-инкубаторе с господдержкой и должен отчитываться по выручке перед администрацией города. В доходы от предпринимательской деятельности он не может включать свою зарплату, а подтверждать выручку обязан выпиской по расчетному счету ИП, а не распечаткой по личной карте физлица.

Решение. Агентство заключает договор не с физическим лицом, а с индивидуальным предпринимателем. Это может быть договор разработки, на оказание консультационных услуг или агентский. Такие отношения регулируются Гражданским кодексом как работа двух субъектов предпринимательства.

Преимущества. Компания не несет перед ИП никаких обязательств, кроме своевременной оплаты и предоставления информации для исполнения договора. А предприниматель отвечает перед заказчиком даже личным имуществом.

Налоги. Индивидуальные предприниматели сами рассчитывают и платят налоги. Отчеты за себя они тоже подают сами. Агентство платит только сумму по договору. Главное, правильно составить договор и оформить акты приемки-сдачи работ, чтобы расходы можно было признать в учете и вычесть из налогооблагаемой базы.

Внимание! В Digital-бизнесе много услуг, которые непонятны налоговой. При проверке инспекторы попытаются исключить их из признанных расходов. Если все оформить правильно и в соответствии с НК РФ, проблем не будет. И здесь лучше заручиться поддержкой бухгалтера-эксперта, который разбирается в IT, не путает Маркет с Директом и знает, как определять выручку при расчетах через платежные системы.

У IT-компании есть штат сотрудников, офис и ООО. Иногда появляются разовые задачи, на которые не хватает своих ресурсов. Например, нужно отретушировать фото генерального директора для корпоративного блога заказчика или написать поздравление в стихах к юбилею постоянного клиента. Еще бывает жалко отвлекать квалифицированных сотрудников на мелкие задачи: обработать 500 фото для интернет-магазина, за два часа написать 50 описаний детских колясок или запостить акцию в соцсетях. Для этого студия ищет исполнителей на биржах фриланса. Это удобно и недорого.

Проблема. Исполнителей на фрилансе часто обманывают с оплатой, поэтому они просят аванс. Платить вперед за мелкую работу IT-компания не хочет, так как сначала нужно проверить качество. Например, убедиться, что фото обрезаны пропорционально, описания грамотные, а группы для постов соответствуют тематике и не под баном. Гарантии нужны обеим сторонам, заключать договоры некогда, и это ничего не даст.

Решение. Менеджер по работе с клиентами оформит заказ через сервис «Безопасная сделка» на бирже фриланса. Третьей стороной выступит юрлицо — владелец биржи. Внутренний арбитраж проконтролирует сроки и качество работы. Исполнитель получит деньги, когда студия примет работу и подтвердит качество.

Преимущества. Если исполнитель пропадет или плохо сделает работу, компания не потеряет деньги. При необходимости можно получить оригиналы договоров и актов, чтобы провести в бухучете. Безопасные сделки оформляются быстро и просто. Это удобно для фрилансера и надежно для заказчика.

Налоги. Нужно внимательно читать условия каждой биржи, чтобы разобраться в налогах. Чаще всего заказчиком является физлицо: директор, менеджер или дизайнер IT-компании. Кажется, что достаточно оплатить работу и вознаграждение бирже, и чист перед законом. НДФЛ удержат и справки в налоговую подадут без вашего участия.

Но не все так просто. Биржа удерживает только НДФЛ, но есть еще страховые взносы. И их никто не отменял даже при безопасных сделках через сервис. Да, вы верно поняли — физическое лицо уплачивает страховые взносы, если заказывает услуги у другого физического лица. Это кажется странным и так почти никто не делает, но только такой вариант законный.

В этом кроется главная опасность таких сервисов: вы думаете, что с налогами за вас разобралась биржа, а на самом деле нарушили закон. Если физическим лицам служба поддержки еще как-то поможет, то ИП и юрлиц они не консультируют и что делать с налогами, не объясняют.

Винить тут некого: биржи честно предлагают разбираться с налогами самостоятельно или обратиться к экспертам.

Внимание! Если вы работаете через сервисы безопасных сделок, то должны платить взносы в ПФ и ФФОМС и сдавать отчеты в налоговую. Даже если вы выступаете как физлицо, то обязаны встать на учет как работодатель и тоже платить налоги. Можно не вставать на учет и ничего не платить, но это нарушение закона со всеми вытекающими последствиями. Если налоговая узнает об этом, то доначислит налоги, выпишет штраф 20% от неуплаченной суммы и пени за просрочку.

Запомнить:

• Если удаленный сотрудник оформлен по договору подряда, оферте или трудовой книжке, платить взносы и сдавать отчеты должна компания.

• Если договор заключен с ИП, налоги и взносы за себя платит сам предприниматель.

• При расчетах через биржу нужно изучить условия работы и прочитать их оферту. Если что-то непонятно — задать вопросы службе поддержки. Переписку заскринить и сохранить.

• Заказчик-физлицо — это такой же работодатель. Он обязан платить социальные взносы и встать на учет в Пенсионный фонд, даже если не оформлен как ИП.

• Налоговая не разбирается в IT и Digital и при проверке попытается не признавать максимум расходов для целей налогообложения. Правильно оформляйте документы!

• Обратитесь к эксперту, если нужно оформить удаленного сотрудника. Не используйте оферты и договоры из интернета. Уточните, как правильно начислить налоги или передайте ведение всего бухучета на аутсорсинг.

• С 1 января 2017 года страховые взносы администрирует налоговая. Если хотите разобраться с налогами с вознаграждений сотрудникам, читайте главу 34 НК РФ.