Наверное почти каждому из нас знакома ситуация, когда ты пытаешься научить старшее поколение пользоваться смартфоном, ведь в нем столько полезных функций, но все без толку. Все доводы разбиваются о «ну зачем мне эти удобства, я и с самым простеньким мобильником (или даже стационарным телефоном) могу походить, привычно. Часто это «привычно» следствие возраста и того, что воспринимать новинки становится сложнее.

А ведь в компаниях часто происходит тоже самое.

Очень долгое время мы пользовались определенным набором финансовых инструментов от 1С и банка «Авангард». Но, будучи привычными, инструменты на каком-то этапе перестали упрощать нам жизнь, даже наоборот — часто они привносили дополнительные проблемы в ведении бизнеса. Тем не менее, мы отказались от них не сразу.

Сегодня мы хотели бы рассказать о том, что «привычное» — вовсе не значит «полезное». С развитием компании всегда приходит необходимость в новых инструментах. Мы надеемся, что наш опыт поможет другим агентствам выбрать подходящий для них финансовый сервис. И главное, не стать старшим поколением в своем бизнесе, остановившись на привычном вместо полезного.

Финансовый учет — смена 1С на Эльбу

С самого начала создания «Хедс энд Хендс» мы вели финансовый учет в 1С Бухгалтерии. Эта программа была выбрана потому, что с ней знакомо большинство бухгалтеров, она недорогая (на тот момент коробочная версия 1С Бухгалтерии стоила 3500 рублей), при этом имеет огромный функционал, который, правда, потом стал одной из причин, по которой мы сменили 1С на Эльбу. К 1С Бухгалтерии мы настроили систему СБИС для отправки электронной отчетности, чтобы не тратить время в очередях в инспекциях и фондах.

Шли месяцы, компания росла, росли обороты, менялись компьютеры, на которых мы работали, менялся сам формат работы. И спустя какое-то время мы поняли, что 1С нам уже не подходит.

При росте компании текущая система финансового учета перестала справляться с задачами

В первую очередь, мешало то, что программа работала только локально. Конечно, можно было настроить удаленный доступ, но хотелось именно наличия веб-версии, чтобы можно было зайти в программу с любого компьютера и операционной системы.

Вторая причина — это операционка. Мы перешли с Windows на Маки. Так как Мак ОС стала единой системой для всего офиса, нам нужна была программа, которая работала бы под эту операционку. Сначала мы рассматривали вариант веб-версии 1С Бухгалтерии — 1С Фреш, но нас не устроила стоимость. Третья причина — 1С была слишком перегружена для нашего учета. Мы, как и многие digital-агентства, работаем на УСН (упрощенной системе налогообложения), основное направление у нас — это услуги. Поэтому для нас интерфейс 1С был слишком громоздким, даже когда мы отключили основную часть, оставив только функции для «упрощенцев». Программа медленно загружалась, тормозила и была непонятна большинству топ-менеджеров.

Отчеты для налоговой и фондов нужно было сначала формировать в 1С, затем выгружать в определенном формате и импортировать в систему сдачи отчетности СБИС. Такой импорт не всегда проходил успешно. Поэтому подготовка отчетов в конце квартала могла занимать неделю и больше. Тратить столько времени на отчеты в нашем бизнесе — это непростительная роскошь.

Поскольку мы работаем с клиентами по всей России, часто возникает потребность быстро сформировать счета, акты и выслать скан-копии клиенту. Эти операции в 1С, из-за нагруженного интерфейса могли занимать до получаса. А отправка по почте из 1С у нас не всегда работала корректно.

Все платежки мы вбивали непосредственно в интерфейсе клиент-банка, потому что на тот момент между нашим банком и 1С не было интеграции.

Поддержка сервиса перестала подходить нам по своим срокам решения задач. Мы хотели в случае проблем моментально получать ответ на свой вопрос. У 1С есть поддержка по электронной почте, но ответа приходилось ждать сутки и больше.

Более того, управленческие отчеты нам приходилось формировать отдельно. То есть для финансового учета у нас было 3 инструмента: 1С, СБИС и Google Docs. Слишком много всего, из-за чего могла возникнуть излишняя путаница.

В какой-то момент мы поняли, что пришло время менять систему. И т.к. у нас был небольшой опыт работы с Эльбой, мы выбрали именно ее. Интуиция в данном случае не подвела, — работать стало гораздо проще.

Плюсы перехода на Эльбу

Переход лучше всего осуществлять после закрытия квартала или даже года. Мы перенесли все остатки и стали работать в Эльбе. Удивило то, что интерфейс Эльбы доступен каждому. Бухгалтерам сначала непривычно, что в Эльбе совсем нет счетов и проводок, но к этому можно быстро привыкнуть. По стоимости Эльба обошлась нам дороже, чем коробочная версия 1С, но в нее уже интегрирована сдача онлайн отчетности, поэтому мы избавились от СБИС, интерфейс которой тоже оставлял желать лучшего и в целом был неудобен.

Плюсы перехода на Эльбу

• вместо двух громоздких программ (1С и СБИС) мы получили одну — с удобным и понятным всем интерфейсом и возможностью сдачи отчетов онлайн;

• веб-интерфейс позволяет работать с Эльбой с любого компьютера, из любой точки мира;

• о сроках сдачи отчетов программа информирует в интерфейсе и по SMS;

• программа самостоятельно формирует всю отчетность на основе операций, которые мы вводим. Нам буквально остается только отправить отчеты и получить ответ от инспекции, теперь это занимает не более получаса;

• программа также рассчитывает сумму налога УСН каждый день, поэтому мы можем прогнозировать ее заранее, — это невероятно удобная функция;

• после единоразовой загрузки скана печати и подписи в настройках, программа автоматом генерирует счета и акты с подписью и печатью, которые мы теперь отправляем клиентам за считанные секунды онлайн, вместо мучительных сканирований;

• платежные поручения мы формируем только в Эльбе и оттуда выгружаем в интернет-банк, потому что интерфейс Эльбы для создания платежек гораздо удобнее;

• мы пользуемся функцией проверки контрагента при заключении договора. Эльба предоставляет выписку из ЕГРЮЛ и дает возможность посмотреть основные данные о компании, дату регистрации и прочую полезную информацию;

• для финансового анализа из Эльбы можно выгружать данные в Эксель.

Конечно, как и в любой программе, в Эльбе тоже есть свои минусы. Радует то, что минусов немного. Одно из достоинств — простота программы — может превратиться в минус в случае, если в компании возникают нестандартные финансовые ситуации, т.к. в Эльбе выстроены только шаблонные операции и какие-то нестандартные действия нужно делать вручную (например, расчет отпускных или командировочных). Но радует, что программа постоянно развивается и появляется новый функционал. Поддержка работает отлично: есть онлайн-поддержка в спецформе и консультации по телефону или емейлу.

Также у Эльбы большая база знаний по бухгалтерскому учету на сайте и есть даже онлайн-консультации специалистов по особенным вопросам. Все новости в мире финансов выводятся на главной странице интерфейса программы. По этой причине мы не пропустили интеграцию сервиса Эльбы с банком Тинькофф и сейчас переходим на него.

Почему решили менять банк

На старте мы выбрали банк Авангард, потому что в нем были выгодные для начинающих предпринимателей тарифы, которые, правда, со временем значительно выросли. На тот момент у многих компаний был счет именно в Авангарде, поэтому сделав небольшой рисерч по тарифам, мы остановились именно на нем.

Еще на момент открытия счета интерфейс банка Авангард казался очень «ретро». Но цена обслуживания превысила все минусы и мы закрыли глаза на интерфейс. Спустя 2 года в банке ничего не поменялось, кроме цен. Цены за обслуживание росли, а интерфейс оставался прежним.

Другие минусы, которые мешали нам работать:

• для начисления процентов на остаток по счету приходилось вручную создавать резервирование денежных средств или депозит и каждый раз продлевать период;

• банковский день Авангарда длится только до 17.30, что для айти-компаний, которые начинают рабочий день довольно поздно, совсем неудобно. Все платежи после 17.30 идут с дополнительной комиссией;

• у банка не хватает отделений по городу, поэтому мы решили не открывать в нем зарплатный проект, чтобы не привязывать сотрудников к немногочисленным отделениям. Из-за этого мы тратили порядка 2000 рублей комиссии в месяц за платежные поручения на зарплату и аванс, помимо платы за обслуживание и комиссии за другие платежи;

• у банка не было интеграции с Эльбой, поэтому все операции по выгрузке платежных поручений и загрузке выписок приходилось производить вручную.

Все эти минусы в одночасье нам закрыл Тинькофф Банк. Проценты в нем начисляются автоматически, банковский день до 20.30 и, благодаря зарплатному проекту, мы экономим на комиссиях, а у сотрудников появились карты с бесплатным обслуживанием и возможностью снимать зарплату в любом банкомате города. Кроме этого, Тинькофф «Кредитные системы» (ТКС) интегрируются с Эльбой, и все банковские платежи у нас синхронизируются в режиме реального времени.

В итоге мы абсолютно довольны нашим обновлением инструментов, что совсем не значит, что они задержатся у нас очень долго.

Основное, что мы вынесли из этого опыта — никогда не стоит пользоваться устаревшими и не удобными инструментами, даже если вы к ним привыкли. Всегда надо смотреть в будущее. И, если какой-то функционал вас больше не устраивает, не бояться переходить на новую систему и тестировать новые сервисы.