Начинается самое интересное. Автоматизация документооборота и работы с клиентами — это первый кит, на котором стоит конвейерная работа любого агентства. Это первый и самый неочевидный способ экономии средств студии и, как следствие, высвобождения бесполезно загруженных менеджерских ресурсов для полезной работы.

Именно благодаря описанному ниже подходу WebCanape добилась высокой производительности на старте без роста расходов на масштабирование команды. Только спустя пять лет работы у нас появился самостоятельный отдел продаж. До этого поток в 120 заявок в месяц с конверсией в 60 % обрабатывал один человек.

Как мы в WebCanape пришли к автоматизации? Чтобы понять потребность компании в тот момент, нужно открыть сайт WebCanape версии 2009 года. «Быстрый сайт за 5 дней и 12 000 рублей». Чтобы бизнес развивался, таких сайтов нужно делать много, а еще больше продавать. Силами одного человека. А теперь обратим внимание на тот факт, что сайт — набор быстро конфигурируемых на Canape CMS модулей, которые заранее оценены. Для конкретного клиента можно получать итоговую стоимость сайта, складывая стоимость всех необходимых ему модулей. Коммерческое предложение и договор — тоже типовые документы, которые можно генерировать по шаблону. «Вот бы сделать такой калькулятор, в котором рассчитывать стоимость сайта и использовать его в документах!» — думали мы. Так появился «Калькулятор», а потом Canape CRM. Интеграция с сайтом, статусы сделок, подготовка документов в несколько кликов позволяли несколько лет подряд выполнять все продажи через одного сотрудника.

Алексей Момот, ведущий разработчик

Но скорость — это не только экономия, это еще и лояльные клиенты. Кто первый сделает КП, тот и молодец. Реальный предприниматель с деньгами скорее выберет первое понравившееся предложение, чем будет тратить время на ожидание различных вариантов.

Базовые бизнес-процессы студии на этапе продаж

Рассмотрим базовые бизнес-процессы, которые есть в любой веб-студии:

• учет входящей заявки;

• отправка анкеты, брифа;

• обработка брифа, расчет стоимости;

• подготовка КП;

• подготовка договора и приложений;

• выставление счета;

• оплата счета.

Заявку нужно принять, внести в учетную CRM-систему (5 минут), данные перенести в базовую часть брифа и отправить его клиенту (еще 5 минут). После заполнения клиентом бриф нужно обработать, сделать расчет (20 минут) и подготовить продуманное коммерческое предложение (40 минут) с предварительной структурой сайта и сервисами. На подготовку договора и приложений потребуется еще 30 минут, 10 минут — на выставление счета.

На реализацию этих процессов по одной заявке стандартному отделу продаж требуется примерно 110 минут чистого времени. Это значит, что для обработки 70 заявок необходимо 128 часов. При перерасчете на большое количество заявок это существенные потери, которые не нужны клиенту, но влияют на конечную стоимость продукта. При этом агентства в первую очередь почему-то пытаются оптимизировать работу производства (процесс создания продукта), а не эти «пустые» процессы. Давайте посмотрим, что сделали мы.

Для обработки 70 заявок в месяц менеджеру требовалось 128 часов (full-time продавец). После оптимизации и автоматизации процессов — 37 часов. Теперь вы видите, почему мы долго работали без выделенных продаж. Единственное: очень важно иметь опытного человека на входе. Автоматизация сама по себе работать не будет.

Скорость и взаимозаменяемость

Шаг за шагом, осознавая проблему низкой эффективности, мы создавали систему, которая помогала менеджерам быстрее работать с клиентами. Я уже сказал, почему скорость важнее стоимости, но не упомянул еще одну проблему.

Для многих она выходит на первый план. Менеджер по продажам не может подготовить профессиональное коммерческое предложение. Где взять продавцов с опытом продажи сайтов, когда их нет в регионах? Соответственно, необходимо дать инструмент, который поможет хорошим менеджерам с небольшим опытом в вашей сфере быстро вести документооборот и создавать внешне профессиональные КП.

Для нас таким инструментом стал так называемый калькулятор, который позже стал частью Canape CRM.

Читателям книги мы предлагаем сервис Canape CRM абсолютно бесплатно. В конце книги размещен промокод. Воспользуйтесь им при регистрации на сайте.

В онлайн-курсе «Диджитал-агентство на конвейере» мы подробно разбираем, как автоматизировать расчет КП и помогаем все настроить в Canape CRM.

Электронные документы

Вот это уже то, что называется «цифровизация». Необходимо поставить перед собой задачу на 100 % отказаться от вордовских документов и перейти в онлайн. Клиенту отправляется только ссылка (на бриф, КП, договор, счет). Это очень удобно! Если что-то меняется — достаточно внести правки документа в систему, нажать F5, и у клиента документ уже обновлен. При этом в системе всегда актуальный документ вместо десятка версий вордовских файлов. Из экономии на этом и подобных процессах рождается высокая эффективность работы.

Искренне удивляемся, почему такая автоматизация есть далеко не во всех CRM.

Автоматические уведомления

Вторая важная часть автоматизации — это оповещения. В процессе работы менеджер вынужден писать клиентам большое количество писем, не требующих ответной реакции со стороны клиента. Нужно сообщить статус проекта, запросить информацию, рассказать, что подготовить для предстоящих этапов, и т.д. Когда проектов много, это сильно отвлекает от основной задачи, заставляет переключаться и тормозит работу. Автоматическая отправка уведомлений снимает у клиента напряжение в связи с неизвестностью стадии, в которой находится его проект, и позволяет сэкономить время менеджера на разъяснение этой информации клиенту, если тот позвонит или напишет с вопросом: «Что там как с моим проектом?» CRM-система может и должна уметь формировать и автоматически отправлять оповещения.

Один день, который сэкономит миллион

Потратьте этот день на полную настройку системы. Тексты уведомлений, шаблоны КП, договора и все, что может пригодиться. Это поможет вам работать рентабельней и не расти в цене вслед за ростом зарплат.

В онлайн-курсе «Диджитал-агентство на конвейере» мы подробно рассказываем, как настроить электронный документооборот агентства с помощью Canape CRM.