Актуальность:
Кассовые разрывы – головная боль многих руководителей и владельцев бизнеса. Это ситуации, когда обнаруживается временный дефицит денежных средств в компании. Случаются они из-за того, что поступления отстают по срокам от запланированных расходов.
Поэтому перед руководителем возникает задача: обеспечить контроль над денежными поступлениями и добиться объективного прогнозирования доходов.

С этим столкнулась и наша компания. И данный кейс показывает, как нам удалось решить распространенную проблему.

Виталий Дудка, директор Центра разработки «Создаватель»:
- В нашей компании, как и во многих других, схема работы с клиентами организована следующим образом. Есть несколько менеджеров. Они обрабатывают поток входящих обращений и ведут клиентскую базу и документооборот в CRM – в нашем случае в Битрикс24.

Казалось бы, все данные по текущим проектам и возможным поступлениям доступны. Но они разрознены. И у меня, как у руководителя, не было общей картины: сколько денег будет на счету компании, к примеру, на конец месяца, когда нужно будет делать обязательные платежи за аренду офиса и выплачивать зарплату сотрудникам. Или будет ли в бюджете компании достаточно средств к тому времени, когда необходимо платить налоги.

Я мог спланировать большую часть доходов и расходов при небольшом обороте и нескольких сотрудниках, но при росте компании это стало сложной задачей.

Наш бизнес в цифрах:

• Сфера деятельности: веб-разработка
• Дата основания: 1 апреля 2011 года
• Количество офисных сотрудников: 20
• Количество менеджеров: 6
• Количество удаленных сотрудников: 19
• Количество сотрудников, работающих в Битрикс24: 39
• География: головной офис в Челябинске, работа с клиентами по всей России

Как мы боролись с кассовыми разрывами:
Шаг 1
Сначала мы создали таблицу в Google Документы, чтобы в ней отражать все планируемые и фактические поступления в разрезе менеджеров и клиентов по дням. Это потребовало определенных организационных усилий. Мы обязали менеджеров каждое утро начинать с обновления данных в этой таблице, чтобы поддерживать ее актуальность. И назначили ответственного сотрудника, который напоминал об этой необходимости.

Результат:
Планировать доходы стало проще, по ним появились систематизированные актуальные данные. Если какие-то входящие платежи сдвигаются, проекты откладываются, мы уже могли это отслеживать.

Минусы:
Ежедневное обновление данных вручную требовало времени и неизбежно приводило к ошибкам к таблице. К тому же, это не очень нравилось менеджерам, потому что им приходилось делать двойную работу – дублировать «Срок оплаты» из счетов CRM в файле Google.

Шаг 2
Без автоматизации прогнозирования периодически обнаруживались нестыковки данных, ручное заполнение таблицы приводило к ошибкам. А каждое утро в отделе продаж начиналось с раздражения, потому что менеджеры занимались обязательным бессмысленным дублированием данных.
В связи с этим мы начали работать над автоматизацией этой задачи в рамках Битрикс24.
Цель была - упростить работу менеджеров, сократить количество ошибок в таблице и получить удобный инструмент прогнозирования для руководителя.
Разработчики компании «Создаватель» перенесли внешний вид таблицы с прогнозами из Google в CRM и создали удобное мобильное приложение. Данные о суммах и сроках автоматически попадают в сводную таблицу, где руководитель может видеть планируемые оплаты на дату или за период в разрезе менеджеров.

Результат:
Теперь менеджерам не нужно делать двойную работу. Все, что от них требуется – указывать планируемый «Срок оплаты» при выставлении счетов в Битрикс24. И корректировать эту дату, если сроки меняются. Руководитель может в любой момент получить актуальные данные для управления бизнесом.

«На десерт»
Получив доступ к оперативному контролю над поступлениями, мы пришли к пониманию, что для полного устранения кассовых разрывов в бюджете компании должны быть предусмотрены денежные фонды. На случай, когда в компании прогнозируется дефицит средств.

Мы создали несколько денежных фондов, разбив их по целевым расходам: фонд заработной платы, фонд на маркетинговые нужды, фонд на развитие компании, фонд на непредвиденные расходы и так далее. Для этого мы завели несколько накопительных счетов и начали откладывать на них % от всех поступлений.

Результат:
Мы закрыли проблему кассовых разрывов. Пропала сильная зависимость от поступлений – автоматизация контроля над деньгами и денежные резервы помогают нам избегать долгов и уверенно вести бизнес.

Приложение «Когда деньги? Прогноз оплат» доступно всем желающим – его можно установить бесплатно из каталога приложений Битрикс24

Таким образом, приложение «Когда деньги? Прогноз оплат» в Битрикс24 позволяет:

• видеть фактические оплаты за период в разрезе менеджеров
• видеть планируемые поступления на сегодня и в будущем
• понимать достаточно ли денег к тем датам, когда планируются расходы

Работа с приложением не требует организационных усилий. Единственное условие – научить менеджеров проставлять в счетах планируемый срок оплаты.

Надеемся, бесплатное решение от компании «Создаватель» станет полезным инструментом для вашего бизнеса!