– «Привет. А вы ведете базу субподрядчиков?»
– «Что еще за “база субподрядчиков”?»
– «Это такой структурированный документ, содержащий информацию о внешних командах / специалистах, которых можно привлечь для реализации того или иного проекта».
– «Нет. Зачем это нужно?»
– «Ну как минимум для систематизации. Чтобы не искать “впопыхах”, когда наступит соответствующий момент».
– «На этот случай есть телефонный справочник с нужными контактами. Некогда нам базами заниматься. Все. До свидания».
© Типичный диалог с типичным агентством.

Суть вопроса

Как постоянные участники digital-рынка мы заботимся о повышении культуры заказа субподряда. Именно на этом и базируется идея данной статьи. Вроде бы все мы умеем виртуозно работать с Google Таблицами, но, к сожалению, зачастую не совсем понимаем многих тонкостей, да и вообще целей – зачем это нужно. Поэтому материал будет сосредоточен не столько на инструменте, сколько на методологии. Если есть желание и возможность, то можно сделать все, о чем пойдет речь далее, даже в CRM, адаптировав нужные сущности и поля.

Итак, в качестве предыстории обратимся к классическому описанию термина «агентство»:

«Это местное отделение какого-либо центрального учреждения или предприятия, а также название некоторых учреждений информационного, посреднического характера»

Даже словарь русского языка, написанный еще в 20-м веке, знает, что одна из основных функций агентства – это посредничество – то есть реализация задачи одного субъекта с помощью другого (либо группы субъектов). Когда агентство приходит к пониманию своего предназначения, многие процессы сразу начинают реализовываться намного проще. Осознав пользу использования субподряда, компания сразу избавляется от ряда проблем, в числе которых:

• Постоянно усложняющаяся гонка за кадрами.

• Низкоуровневый контроль, ресурсозатратная проверка задач.

• Обучение специалистов за собственный счет.

• Налоги, содержание рабочих мест и прочие малоприятные факторы.

Не будем здесь останавливаться, так как в рамках статьи не стоит задача «продать» читателю саму идею субподряда или проработать редкие возражения. Кто понимает, о чем идет речь, тот уже сделал для себя все выводы. Если кто-то еще не знает, как устроен данный рынок, то предлагаем к изучению наше исследование.

Для чего нужна база субподрядчиков?

Начнем с основного постулата: агентство не может всегда полагаться только на одного подрядчика. Отдавать большую часть задач одной надежной команде – это нормально. Но всегда должны быть запасные альтернативные варианты.

Почему:

1. Не каждый субподрядчик способен справиться с неожиданным существенным увеличением проектов. А такое всегда может случиться.

2. Иногда может быть необходим другой / новый технологический стек.

3. Если команда сотрудничает с другими агентствами, то ее загруженность может опять-таки резко увеличиться (и притом не в вашу пользу).

С количеством субподрядчиков мы определились. Теперь о том, почему невозможна работа без структурированной базы:

1. «Хаотичный» поиск нужных контактов в разных источниках – это всегда риск кого-то «забыть» или что-то не учесть при принятии решения. Как можно выбрать самого релевантного исполнителя, когда нет полной выборки?

2. Сложность делегирования. Да, сегодня вы как руководитель можете быть осведомлены обо всех основных субподрядчиках. Их имена находятся среди часто используемых контактов в мессенджерах и соц. сетях. Но каким образом об этом узнает сотрудник, которому вы однажды делегируете данный функционал?

3. У любой информации есть свойство теряться в течение времени, если она не зафиксирована в явном и понятном виде.

Значит, база – это must have. А теперь о том, как ее составлять.

Содержание базы

Какие поля должна содержать база:

*Важно – при оценке не учитываются отзывы, опубликованные на сайте самого субподрядчика, так как в большинстве случаев происходит их отсев / модерация, не пропускающая негативные отклики.

Это оптимальный набор полей для ведения базы. Существенное увеличение было бы излишним, поэтому мы исключили прочие вводные данные:

• Географическое расположение офиса. По большому счету оно может повлиять только на часовой пояс и бухгалтерию (если это другое государство). В остальных случаях удаленность команды исполнителей не играет никакой роли. Исключением могут быть разве что проекты, для которых необходимо физическое нахождение специалистов в вашем офисе.

• Позиционирование. Учитывая, что многие продакшны до сих пор не смогли завершить этап самоопределения, информация в виде слоганов «Мы лучшие во всем!» не имеет практической пользы.

• Тип решений. Так как на аутсорсинг редко отдают примитивные задачи, которые можно реализовать с помощью готовых / полуготовых решений, то мы по умолчанию принимаем тот факт, что здесь нужно что-то более сложное.

• Сертификаты. Также не обладают высокой ценностью, так как присутствуют у многих исполнителей. Соответственно, по этому критерию сортировка бессмысленна. А мы в базе указываем только то, что применимо на практике, а не просто «для галочки».

• Условия работы. Большинство подрядчиков работает по классической схеме, редко кто готов стартовать абсолютно без предоплаты, либо наоборот – требуя 100% предоплаты сразу за весь проект.

• Ссылка на портфолио. Сайт указан. Общая оценка по портфолио – тоже. Зачем дублировать / плодить лишние поля?

• Источник / Канал, с помощью которого был найден субподрядчик. Так как это не обычные клиентские лиды, то вопрос должен быть менее актуален. Мы считаем, что подобный уровень погружения в детали – излишний.

Работа с базой

Вот краткий свод правил и рекомендаций, которые помогут вести работу с базой более систематизировано.

1. Добавлять в базу всех потенциальных кандидатов, даже если по ним отсутствует часть данных. Дополнить информацию со временем несложно. А вот забыть про хорошую перспективную команду, которая еще не указана в таблице, – еще легче.

2. Обновлять данные хотя бы раз в 2 года. Это тот самый минимальный временной промежуток, в течение которого в компании возможны коренные изменения. Кто-то может уйти с рынка, а кто-то – вырасти в несколько раз с точки зрения производственных мощностей.

3. Назначить ответственного за ведение базы. Сбор данных для базы – довольно рутинный процесс. Поэтому было бы хорошо, если бы данную работу выполнял не руководитель агентства (чье время стоит довольно много).

4. По каждой задаче с самыми популярными требованиями в базе должно быть минимум 3 кандидата. Это на случай, когда 1 (или даже 2) из них загружены, либо по каким-то другим причинам не могут взять проект в производство.

5. Добавить последнее поле, в котором вы будете в свободном стиле оставлять любые комментарии, не подходящие ни к одному из уже существующих полей. Пометки вроде «Всегда сдают задачи до дедлайна» иногда бывают очень полезны.

6. Поля должны иметь функцию сортировки для упрощения навигации по базе.

7. Старайтесь вносить популярные ответы в список (для последующего выбора). Например, это может быть полезно, когда нужно достичь единого написания той или иной услуги и избежать разночтений («верстка» / «фронтенд» / «frontend» и прочие). Если этого не сделать, то позже можно очень намучаться с поиском нужного термина.

8. Не делите базу по вкладкам. Вообще вкладки в таблицах – это хорошо. Даже очень хорошо. Но если использовать их для разделения базы субподрядчиков по услугам либо технологиям, то это всего лишь усложнит навигацию, не более.

9. Если имеются вариации рейтов, исходя из объема работ, типа проекта и каких-либо других факторов, то указывайте либо «вилку» либо среднее значение. Это всего лишь база для подбора субподрядчиков – не нужно относиться к ней как к основе для точного калькулирования сметы.

10. И, разумеется, не открывайте доступ по ссылке. Потому что в таком случае содержимое файла может быть доступно всем, кто отследит переход с документа в системе аналитики своего сайта.

О таких базовых вещах как закрепление первых строки и столбца, думаю, говорить не нужно. Делайте все так, чтобы работать с документом было удобно и быстро.

Всем желаем успешных продаж и больших проектов!

Автор: Дмитрий Гринкевич, Генеральный директор бесперебойного аутсорс-продакшна «Manao».