Для торгово-оптовых компаний нехарактерно взаимодействие с клиентами через личный кабинет на сайте, хотя они работают с пулом постоянных заказчиков.

Создание личного кабинета с разнообразным набором функций — достаточно трудоёмкая и дорогая задача. Руководство компаний недооценивает всю сложность создания личного кабинета. Руководство некоторых компаний сопоставляет сложность данной задача с созданием сайта визитки, другие предполагают, что с созданием личного кабинета справится штатный системный администратор или любой другой IT специалист. Данное мнение является глубоко ошибочным и приводит компанию к созданию невостребованного, слабого продукта. Чтобы развеять миф о бесполезности B2B личных кабинетов, приведем несколько примеров их продуктивного использования.

Пример 1

Компании-производители комплектующих для календарей и ежедневников работают в узкий сезон, это 3-4 месяца в году. При этом продать всю произведенную продукцию необходимо до 31 декабря, в противном случае её придется просто выбросить. В сезон данная компания вынуждена нанимать 50-60 менеджеров для обеспечения достаточных темпов сбыта. Поиск, обучение и контроль новых менеджеров — накладная и трудная для компании задача. Поэтому компания приняла решения автоматизировать взаимодействия с заказчиками через личный кабинет на сайте.

1) Оптовые компании работают с постоянными и новыми клиентами, так же как и все остальные. И те и другие просят менеджеров компании выставить им счет. При этом только 40-50 процентов счетов оплачивается. Остальные не оплачиваются потому что клиент нашел лучшие цены, аналогичный товар и т.д.

Вместо того чтобы тратить время менеджеров, новый клиент может самостоятельно выставить себе ДЕМО-СЧЕТ и получить его на e-mail, даже если у него нет доступа в личный кабинет. Полученный счет он сможет отдать в бухгалтерию на оплату. Для упрощения планирования доставки и габаритов заказываемого товара клиенту показывается вес и объем заказываемого товара.

2) Так как взаимодействие через личный кабинет происходит между юридическими лицами, то регистрация в B2B личном кабинете немного отличается от обычной регистрации в интернет-магазине. Помимо стандартных e-mail, ФИО и телефона, при регистрации необходимо указывать реквизиты юридического лица. Причем регистрация не пройдет в случае наличие вводимого ИНН юридического лица среди уже зарегистрированных клиентов. Данная проверка обеспечивает защиту от фиктивной регистрации под юридическое лицо договоров отгрузки под реализацию.

3) В личном кабинете, в каталоге товаров разные клиенты видят разные остатки и разные цены. Это связано с разным объемом заказов. В учетной системе хранится статистика об оборотах каждого клиента, которая позволяет вычислять определенный минимальный остаток той или иной позиции SKU, отображаемый клиенту в личном кабинете. При этом реальный остаток может быть больше.

Цены тоже зависят от нескольких факторов: тип договора (под реализацию или без), есть рассрочка или нет, уровень скидки и т.д. Все это передается из учетной системы и учитывается в личном кабинете.

По каждому товару можно так же посмотреть все характеристики и дату производства новой партии. Это необходимо для прогнозирования клиентом поставок.

4) Некоторые клиенты требуют доступы в личный кабинет для каждого сотрудника. Это характерно для компаний с собственным отделом закупок, состоящим более чем из 1-го человека. Для решения данной задачи и разгрузки менеджеров существует возможность из любого клиентского аккаунта добавить сотрудников компании. Это делается простым вводом электронной почты, на которую высылается доступ. Данные сотрудник может работать в личном кабинете уже через 10 мин после предоставления доступа. Там же можно удалить доступ и поменять уровень доступа.

5) Для клиента личный кабинет решает две главные задачи. Это своевременное отображение изменений складских остатков и прием заказов на резерв товара. Первая задача решается каталогом товаров, в котором остатки автоматически обновляются в зависимости от их изменения в учетной системе. Для резервирования товара, клиент добавляет его в заказ, а затем отправляет заказ на резерв в учетную систему. То есть сам личный кабинет внутреннего учета и резервирования не выполняет. После резервирования заказа учетной системой в личный кабинет возвращается статус резерва.

Существует несколько статусов:

• Резерв разрешен — клиент может оплачивать и забирать товар.
• Частично разрешен — клиент может забрать только часть товара.
• Не разрешен — данного товара нет, отгрузка запрещена

Так же клиент может распечатать счет и увидеть, пришла ли оплата по заказу.

6) Клиенты работающие по договору реализации могут самостоятельно получать товар на складе по специальным фиктивным накладным полученным через личный кабинет. Обычно процесс получения товара выглядит так, клиент приезжает к поставщику, получает документы у менеджера ( накладная и торг-12) и идет на склад получать товар. При большом потоке заказов, клиенту приходится ждать необходимые документы плюс расходуется ресурс операционистов.

Использование подобной системы позволило разгрузить операционный персонал на 40% и значительно снизить операционные расходы.

Пример 2

В оптовой торговле светильниками 80% клиентов приносят лишь 20% продаж. К тому же среди 80% клиентов примерно 60% интернет-магазины. Они часто работают со склада поставщика и своих складов не имеют. Интернет-магазины постоянно запрашивают у менеджеров наличие товара, постановку товара на резерв, акт-сверки взаиморасчетов, просят выставить счет и т.д. Применение личного кабинета позволило на 80% автоматизировать взаимодействие с интернет-магазинами.

В случае прихода оплаты по заказу, учетная система пришлет в личный кабинет изменение статуса заказа на «Оплачен», а интернет-магазин получит извещение на почту. Это позволяет оперативно резервировать товар под клиента, что обеспечивает более высокий процент успешных заказов.

4) Для запроса акта сверки взаиморасчетов интернет-магазин может указать начальную и конечную дату, а также выбрать соответствующее юридическое лицо.

Механизм автогенерации актов сверки позволяет разгрузить бухгалтерию.

Применение системы приема заказов от интернет-магазинов позволило снизить себестоимость оформления одного заказа в 2-­3 раза, которая составила 100-­150 рублей против 350-­500 рублей без использования личного кабинета. Это позволяет сократить расходы на операционный персонал в 1.5-­2 раза.

Прошли времена, когда участники рынка оптовой торговли были далеки от технологий и интернета. Наши примеры показывают работоспособность B2B личного кабинета в разрезе задач оптовой торговли. B2B система позволяет предложить клиентам новый уровень сервиса, а так же автоматизировать процессы приёма и обработки заказов.