Советы от Брайана Трейси: как правильно распоряжаться временем

До Нового года осталось меньше двух недель, а значит, наступает «горячий» сезон, когда со всех сторон на вас валится всё больше и больше неотложных дел. Как всё успеть? Бизнес-гуру Брайан Трейси в своей новой книги «Тайм-менеджмент» делится полезными советами, которые помогут вам совладать со временем.

Определите приоритеты

Ваш профессиональный успех во многом зависит от способности четко определить наиболее важные дела и начать работу именно с них.

Каждое утро перед началом работы пробегитесь взглядом по своему перечню дел на день и определите те задачи, решение которых будет давать наибольшую отдачу и позволит вам достичь самых важных целей. Если у вас есть список из десяти дел, которые необходимо переделать за день, выберите из них два, значимость которых превосходит значение всех остальных вместе взятых.

Проводите собрания эффективно

Примерно 25–50% управленческого времени тратится на собрания того или иного рода. Чтобы они были продуктивными, в конце обсуждения каждого пункта повестки дня коротко обобщите сказанное и четко сформулируйте, что должно быть сделано, кто ответственен за выполнение этого решения и к какому сроку все должно быть реализовано. Таким образом, все ваши сотрудники будут точно знать, какие решения были приняты, а если что-то осталось для них непонятным, они смогут задать вопросы.

Лучшие руководители — это те, кто умеет проводить эффективные совещания, такие, после завершения которых все отмечают: «Да, это дело!». Вы тоже так сможете.

Организуйте рабочее место

Один из важнейших инструментов управления временем — это пространство. Многие люди убеждены, что им лучше работается, когда в их кабинете царит «творческий беспорядок». Все исследования, которые проводились с людьми такого типа, доказали, что это не так.

Работайте за чистым столом, в хорошо организованном кабинете. Разложите все документы по соответствующим папкам, как обычным, так и виртуальным. Оставьте лишь то, что имеет отношение к настоящей задаче, и занимайтесь только ею. Всегда, когда есть возможность, старайтесь убирать с глаз долой все «посторонние» материалы и предметы.

Укротите телефон

Телефон может быть прекрасным слугой и ужасным господином, особенно если вам трудно противиться искушению взять в руки трубку каждый раз, когда раздается звонок. Чтобы добиться максимальной продуктивности, вы должны «поставить телефон на место» и не становиться рабом каждого набравшего ваш номер.

Выключите телефон, когда находитесь на совещании с коллегами, подчиненными, начальником или клиентами, — откажитесь от него. Не позволяйте, чтобы вас прерывали и отвлекали. Очень редко бывают такие важные звонки, которые не могут подождать. Десять минут, проведенных в ничем не прерываемом разговоре с другим человеком, могут быть намного продуктивными, чем 30 или 40 минут беседы, во время которой приходится постоянно отвлекаться и отвечать на звонки. Позже у вас будет возможность перезвонить всем, кто вас искал.

Делегирование дает вам возможность перейти от личного выполнения задач к управлению их выполнением. Таким образом вы можете во много раз повысить свою результативность — примерно во столько раз, скольким людям поручите небольшие части своей работы.

У вас всегда есть выбор. Вы можете делать все сами, а можете позволить выполнять работу кому-нибудь другому. Высокая продуктивность требует от нас научиться мыслить подобным образом: «Кто способен сделать это за меня?». Передавайте задачи, если с ними могут справиться ваши сотрудники.

Другие советы по управлению временем ищите в книге «Тайм-менеджмент».