Электронная почта — великолепный инструмент, который ежедневно помогает нам решать множество рабочих вопросов. Однако вместе с тем, огромное количество людей в буквальном смысле становятся заложниками своего почтового ящика. Если вы считаете, что работа с электронной почтой занимает у вас слишком много времени, то прислушайтесь к советам из книги «Час тишины» (издательство МИФ).

Прекратите постоянно проверять почту

Первое, что вам необходимо сделать — прекратить постоянно проверять свой имейл. Закройте программу и уберите ярлык с рабочего стола. Очень важно сделать так, чтобы курсор вашей мышки перестал постоянно тянуться к заветной иконке.

Кроме того, возьмите за правило проверять электронную почту лишь несколько раз в день. Например, в 11 утра, а также за час до завершения рабочего дня. И в настройках почтового клиента отметьте интервалы, во время которых вы будете работать с письмами. Это поможет вам прекратить постоянно отвлекаться на новые сообщения, и в то же время, вы будете своевременно реагировать на важные письма.

Очистите папку «Входящие»

Легкий способ увеличить вашу продуктивность и научиться эффективно работать с электронной почтой — сократить количество непрочитанных сообщений. На это потребуется время, однако как только вы очистите свой инбокс, вы поймёте, насколько проще обрабатывать новые письма, если вам не нужно искать их среди сотен других непрочитанных посланий.

Возьмите за правило всегда обрабатывать новые письма следующим образом:

— Удаляйте или архивируйте ненужные письма;

— Сразу отвечайте на письма, если они требуют короткого формального ответа;

— Перемещайте письма в другие папки, если они вам не нужны, но могут понадобиться в будущем;

— Помечайте звёздочкой сообщения, над которыми вам необходимо подумать или написать развёрнутый ответ.

Вы удивитесь, насколько удобнее использовать электронную почту, применяя эти простые правила.

Используйте шаблоны

Если вам постоянно задают одни и те же вопросы или вы получаете письма с одинаковыми просьбами, то настало время автоматизировать рабочую деятельность. Попробуйте придумать идеальный ответ на такие однотипные письма и сохраните его в качестве шаблона.

Теперь, когда к вам вновь обратятся с повторяющейся просьбой, просто отправьте шаблон. В конечном счёте заготовленные ответы сэкономят несколько часов в неделю, которые вы сможете потратить на более интересные задачи.

Используйте электронную почту по назначению

Если вы хотите досконально обсудить рабочий проект, сообщить о некомпетентном поведении, поблагодарить человека или уволить сотрудника, то лучше договоритесь о личной встрече, либо позвоните по телефону. Готовясь отправить электронное письмо, сделайте паузу и подумайте: «А это действительно лучший способ связи?»

Довольно часто появляется соблазн написать длинное письмо или рассказать о вещах, которые не совсем уместно обсуждать в письмах. Не делайте этого. Помните, электронная почта не приспособлена для эмоциональных посланий.

По материалам книги «Час тишины».