SamovarCRM - это система управления продажами и проектами, которую мы разрабатываем и поддерживаем для компании CADFEM CIS.
CADFEM CIS занимается дистрибьюцией ПО, обучением и консультированием в области инженерного анализа. Основу продуктовой линейки CADFEM CIS составляют программные инструменты ANSYS. Компания ведет деятельность в 6 городах России, где работает более 60 сотрудников.
В 2016 году мы запустили для CADFEM CIS систему управления продажами и проектами SamovarCRM. Эта систем ведет клиентскую базу, лиды и сделки, помогает ставить задачи и распределять нагрузку, генерирует документы и работает со статистикой.
После запуска первой версии проекта руководство CADFEM CIS пришло к выводу, что систему необходимо развивать и внедрять во все бизнес-процессы компании. В ноябре 2016 года мы продолжили разработку Samovar, и в августе 2017 года втораяверсия была готова к полноценному внедрению во всех филиалах компании.
Главной целью проекта было внедрение CRM-системы во всех офисах компании CADFEM CIS и обеспечение комфортного использования системы сотрудниками.
В связи с этим возникла необходимость доработать существующую систему, реализовать новые функциональные возможности и улучшить взаимодействие с системой.
Перед тем как приступить к разработке версии 2.0, мы решили испытать первую версию в "боевых" условиях. Непосредственными пользователями нашего продукта являются сотрудники CADFEM CIS - опыт их взаимодействия с первой версией был решающим фактором при разработке версии 2.0. Мы получили обратную связь от сотрудников и на ее основе приступили к доработке существующих и созданию новых фичей. Для этого мы завели отдельную доску Trello, в которой сотрудники комании могли поделиться своими предложениями.
Оценив объем новых задач, мы решили привлечь на проект второго разработчика на постоянной основе. Таким образом, над второй версией работали уже "в четыре руки".
Эффективному старту работы поспособствовал так называемый метод story mapping - построение карты пользовательских историй. Мы адаптировали его под себя: структурировали объем задач по приоритетности и временным затратам и разбили работу на пять этапов. В основном бэклоге мы работали с текущими задачами, а к карте историй возвращались при планировании следующего этапа. Такой подход позволил составить полную картину проекта и получить четкое представление о бизнес-задачах.
К существующим рабочим процессам добавились еженедельные демо. В конце недели мы собирали на тестовом сервере весь написанный за неделю код и в онлайне показывали новые функции продукта менеджеру от CADFEM. Такой механизм взаимодействия обеспечивал итеративное отслеживание изменений со стороны CADFEM и корректное выполнение поставленных задач с нашей стороны. Еженедельные демо сопровождались релизными записками с подробным описанием реализованных функций и сценариями для пользователя. Таким образом, с изменениями в текущей итерации мог ознакомиться любой сотрудник CADFEM CIS.
Параллельно мы использовали ранее выстроенные алгоритмы взаимодействия, такие как итерационный подход, технические задания, мокапы, пользовательские сценарии и пр. Подробнее об этом - в кейсе версии 1.0.
В новой версии предусмотрена регистрация договора в российских рублях, долларах США и евро. Однако есть одна особенность: стоимость договора может быть указана в разной валюте, но счета выставлются только в рублях. Система сама пересчитывает суммы и сводит баланс.
Функция рассылки должна отвечать трем требованиям: фильтры для списков рассылки, экспорт данных в сервис Sendgrid и генерация статистики с результатами. Мы реализовали матричную логику фильтров, которая работает как на сужение, так и на расширение списка рассылки, с возможностью исключающей фильтрации.
Также предусмотрена возможность сохранять набор фильтров и использовать его для создания новых наборов.
Экспорт данных в Sendgrid реализован по API с возможностью создания списков и выполнения рассылки в интерфейсе SamovarCRM. Статистика с результатами рассылки из Sendgrid также выгружается в систему.
Появилась возможность добавления аватаров к некоторым сущностям в версии 2.0: Пользователям, Контактам, Компаниям, Лидам и Услугам.
отображение аватара Компании в общем списке
загрузка и редактирование аватара
отображение аватара в интерфейсе системы
Эта функция позволяет обновлять данные контакта и архивировать устаревшую информацию с сохранением доступа к ней. Контакт может поменять номер телефона или адрес электронной почты, уволиться или перейти в другую компанию, где продолжит работу с CADFEM. Благодаря функции Трудовой жизни все подобные изменения отражаются в карточке Контакта.
Первая версия SamovarCRM не предполагала мобильной верстки, но отзывы сотрудников указали на ее необходимость, В мобильную версию вошли только основные блоки.
экран логина
дашборд пользователя
основное меню
нотификации
Помимо воронки продаж, реализованной в первой версии системы, версия 2.0 включила в себя итоговые отчеты за месяц, квартал и год; в форме Отчета также появиалась дата среда и роль Ответственного за Отчет. Также стала возможна выгрузка Отчета в excel.
Воронку продаж из первой версии мы дополнили ее графическим представлением.
обновленный отчет
график воронки продаж
Мы расширили список входов для импорта файлов. Помимо HTML и PDF файлов можно добавлять файлы формата DOCX. Предусмотрена возможность прикрепления файлов к разным сущностям, таким как Компании, Контакты, Возможности, ревизии документов и комментарии.
Мы усовершенствовали логику Возможностей для максимальной автоматизации рабочего процесса. Теперь пользователь следует заданному сценарию Возможности, а модуль показывает статус конвертации Возможности в продажу в процентах.Добавлена валидация для открытых, успешно закрытых и потерянных Возможностей.
Филиальная система, котора была реализована в версии 1.0, на практике оказалась неудобной. В версии 2.0 мы отказались от нее в пользу системы рабочих групп. Она более понятна и гибка, чем возможность работать только в рамках своего филиала. В новой системе прав доступа пользователь, не входящий в ту или иную рабочую группу, может отправить запрос на расширение прав с обосновывающим комментарием, наследовать права по должностному принципу.
Система генерации документов была реализована в версии 1.0; она представляла из себя набор по умолчанию из нескольких видов писем. Для некоторых ролей пользователей этого было недостаточно: им нужно создавать специфические документы. Так во второй версии системы возник конструктор шаблонов документов. Он требует от администраора владения синтаксисом шлабонизатора Twig. Для помощи администратору мы добавили специальный раздел Help.
Нужно сказать, что большинства пользователей изменения в этом разделе не коснулись - набор шаблонов из первой версии остался в полном составе, некоторыми новыми вариантами.
Мы пересмотрели механику этого модуля и добавили новую роль - Лид-менеджер. Он отвечает за валидацию Лида и назначение Ответственного (динамическая роль). При позитивном сценарии происходит конвертация Лида в Компанию, и система автоматически создает все необходимые сущности: Компанию, Контакт, Возможность и Задачу.
новый Лид появляется в системе, но отображается как "Неквалифицированный" - его должен подтвердить Лид-менеджер. Он автоматически получит уведомление.
Если Лид рабочий, Лида-менеджер квалифицирует его и перенаправляет Ответственному. Им может быть как создатель Лида, так и любой сотрудник.
Если вся необходимая информация валидирована, Лид конвертируется в новую Компанию + Контакт + Возможность + Задачу.
Сущность "Компания" связали с новой сущностью "ANSYS Assets", представленной в виде таблицы. Она автоматически заполняется с помощью импорта файла обо всех существующих лицензиях компании. Данные из таблицы можно просматривать в компактном и полном режими, сортировать их.
Помимо перечисленных наиболее значимых функций в рамках разработки SamovarCRM 2.0 мы внесли множество правок по интерфейсу и совершенствовали функционал на основе фидбэка пользователей: сделали карточки сущностей более информативными, добавили новые административные роли в системе, упростили логику модуля Задач и многое другое.
В последние 2,5 месяца активной разработки мы вернулись к фидбэкам от пользователей, на этот раз уже по новому функционалу: после краткого обучения сотрудник мог его протестировать и поделиться возникшими сложностями в соответствующей доске Trello. В основном доработки касались удобства при заполнении карточек, заявок DealReg, улучшения информативности за счет визуальной дифференциации.
SamovarCRM написана на фреймворке Symfony, версия 2.8. В Samovar 2.0 мы подготовили версию кода под PHP 7.1 и Symfony 3.4, чтобы при необходимости оперативно обновить систему.
В проекте задействованы такие популярные бандлы, как:
а также наш собственный бандл, который в рамках проекта мы писали для решения задачи с выпадающими полями.
Для генерации pdf документов мы применяем утилиту wkhtmltopdf. Полнотекстовый поиск работает с помощью ElasticSearch через friendsofsymfony/elastica-bundle. Для тестирования используем phpunit и liip/functional-test-bundle, а получение сообщений об ошибках на сервере настроили через Slack.
Менеджмент и проектирование
Разработка
Вдохновение, советы и чуткий надзор
SamovarCRM 2.0 стала своего рода "одушевленной" версией первоначальной системы благодаря активному участию сотрудников CADFEM CIS. Изначальные проектные решения были пересмотрены с учетом пользовательского фидбэка, а функционал пополнился новыми модулями и возможностями системы.
Уже сейчас CADFEM CIS полностью перенесла свои бизнес-процессы в SamovarCRM; мы продолжаем осуществлять поддержку системы и готовимся к работе над новыми обширными модулями.
На попросы отвечали:
- Почему вы решили продолжать развивать Samovar до версии 2.0?
М: В первой версии был заложен хороший фундамент для создания базы данных клиентов, ведения истории задач и генерации полезных документов. При этом не хватало алгоритмов прогнозирования продаж и гибкости в ряде вопросов. Нужно было добавить модули для Лидов и интегрировать систему с данными, которые мы получаем от основного поставщика. Поэтому и решили продолжить работу над проектом.
- Какие новые функции из системы 2.0 были запланированы после выхода первой версии, а какие планировались в самом начале?
М: 50 на 50. Какие-то идеи назрели давно, какие-то возникли даже после того, как составили ТЗ на версию 2.0.
- Артем, ты присоединился к проекту SamovarCRM на этапе разработки второй версии. Что тебя привлекло?
А: Мне хотелось добиться улучшения первой версии за счет автоматизации процесса продаж. С точки зрения трудоемкости и сроков реализации, мне казалось более выгодным доработать систему SamovarCRM 1.0, нежели внедрять и подстраивать под наши нужды готовую коммерческую CRM.
- Насколько оправдались твои ожидания?
А: Основной задачей проекта была полная интеграция SamovarCRM в процесс управления продажами, которая позволила бы структурировать коммерческую информацию и повысить качество прогнозирования результатов. Это было сделано в запланированные сроки и действительно повысило эффективность командной работы менеджеров. То есть мои ожидания оправдались в полной мере.
- Поговорим о пользователях. Бывает так, что внедрение CRM усложняет работу сотрудников. Как обстояло дело у CADFEM?
М: Тут надо отдать должное Артему Богосовичу Аведьяну. Во многом благодаря ему удалось успешно внедрить систему и обучить сотрудников. К тому же мы активно использовали обратную связь и учитывали все самые актуальные запросы в новой версии.
- Можно ли как-то измерить или оценить эффективность новой системы?
М: В бизнесе самый важный показатель эффективности - это увеличение прибыли компании. Пока мы не можем оценить долгосрочные последствия внедрения в CRM, но на данном этапе впечатления очень положительные. Теперь вся важная информация по продажам систематизирована и хранится в одном месте. Нам удалось автоматизировать рабочие процессы и сократить время на их выполнение.
- Миша, как ты видишь наше взаимодействие после внедрения новых рабочих процессов? Что-то изменилось?
М: На мой взгляд, работа над версией 2.0 выстроена более четко. Уже спустя пару месяцев менеджер Evercode Lab Юлия Комоза полностью вошла в курс дела, изучила особенности работы нашей компании, бизнес-процессы и терминологию. Надо отдать ей должное - она прекрасно справилась со своей работой.
- Расскажи, что именно поменялось со времени разработки первой версии.
М: В первую очередь, мы усовершенствовали рабочий процесс. За счсет ведения практики пятничного follow-up'а мы с Артемом Аведьяном и коллегами из Evercode создали удобный механизм, который обеспечивал тактическое планирование и гибкое управление текущими задачами. Мы также стали получать от Evercode Lab описание нововведений к каждой еженедельной версии системы, которых так не хватало на начальном этапе. В целом, работа строилась на прежних принципах, но стала более отлаженной.
- Артем, какие подходы и способы взаимодействия оказались самыми эффективными при совместной работе над проектом?
А: Наиболее эффективным оказался agile подход. Регулярная обратная связь, возможности корректировки ТЗ, еженедельные релизы новых фич - все это сделало процесс более гибким. Хотелось бы отметить работу менеджера проекта Юлии Комозы - строгий контроль планирования и разработки с ее стороы положительно сказался на нашей совместной работе.
- Вы довольны результатом?
М: Мне кажется, я буду не совсем объективен, если буду оценивать результат собственной работы. Но мы видим, что с функциональной точки зрения система стала намного лучше по сравнению с первой версией.
А: Я результатом доволен и готов продолжить работу над проектом. Надеюсь, реализация нового ТЗ пройдет так же легко и гладко.
- Расскажите о дальнейших перспективах сотрудничества.
М: Мы структурировали все задачи, которые не были реализованы в предудыщих циклах разработки, добавили новые модули, составили ТЗ с коллегами из Evercode Lab и сейчас обсуждаем дальнейшие действия внутри компании. Надеюсь, что мы вскоре возобновим сотрудничество и продолжим работу над улучшением функциональности системы и повышением удобства пользовательского интерфейса.
А: ТЗ на третью версию согласовано. В новый релиз войдет ряд важных для бизнеса функциональных возможностей. Некоторые из них не реализованы ни в одной из представленных на рынке CRM систем. Это привлечет новых пользователей и повысит качество работы нашей компании.
Проведите конкурс среди участников CMS Magazine
Узнайте цены и сроки уже завтра. Это бесплатно и займет ≈5 минут.