Одно из самых главных достоинств «Битрикс24» − это полномасштабная и широкопрофильная CRM, но как и все широкопрофильные программные продукты, в ее коробочная версия не всегда учитывает индивидуальные потребности компаний. Этот момент не является фатальным и подлежит корректировке. Для этого наши специалисты провели интеграцию Битрикс24 с учетной системой 1С.
Система «Битрикс24» является гибким инструментом, благодаря доработке ее функциональных частей, можно сделать ее максимально удобной и соответствующей нуждам любой компании. Автоматизация офисной и учетной работы – это 1С:Франчайзинг. «WEB for ALL- Доступные технологии» ? студия, которая взяла на себя интеграцию Битрикс24-коробка для Группы Страховых Компаний.
Перед тем как рассказать о проделанной работе, хотелось бы отметить, кому данная информация будет полезна и интересна.
Ни для кого не секрет, что большие компании не сразу становятся таковыми, а шаг за шагом наращивают свои производственные и технологические мощности. Как правило, сначала в компании увеличиваются производственные потребности со стороны клиентов, и как следствие фирма наращивает свои ресурсы. В первую это происходит за счет:
Вот об этом третьем компоненте я бы и хотел поговорить. Рассказать на живом примере, как нам в вебстудии «WEB for ALL-Доступные технологии» удалось в одной крупной компании автоматизировать процессы формирования заявок, коммерческих предложений и стимулировать менеджеров для сокращения недоимки с проектов в работе.
Группа компаний, состоящая из Лизинговой компании и группы Страховых Компаний, работающих на распределенной территории, т.е. по всей России.
1. Формирование заявки на страхование поступает от менеджера лизинговой компании к менеджеру по страхованию, как правило, вербальным способом через телефон.
2. При этом не учитываются факторы, влияющие на равномерное распределение заявок между менеджерами по страхованию, а имеют индивидуальный характер, зависящий от субъективного мнения менеджера, подающего заявку.
3. Вновь нанятые сотрудники сидят без работы, т.к. о них еще никто из менеджеров, подающих заявки не имеет представления.
4. Не учитывается отсутствие сотрудника, нахождение его в отпуске или в командировке, отсутствие по болезни.
5. Не учитывается загруженность страхового менеджера, т.к. формирующий заявку менеджер просто не имеет такой информации.
6. Срок обработки заявки составляет от 3 часов до 1 суток.
Такой метод коммуникации возможен в компании, пока количество сотрудников, работающих в ней, не превышает 50 человек. Представим, если сотрудников больше 100 человек, треть из которых являются потенциальными исполнителями заявки. В таком случае у менеджера имеется 2-3 постоянных контакта, которым он и «сбрасывает» заявки. Это хорошо для менеджеров-исполнителей, но плохо отражается на равномерном распределении нагрузки в компании.
Решение:
К чему приводит такое положение вещей? Одни менеджеры простаивают по независящим от них причинам (это касается новых сотрудников и «непопулярных» менеджеров), а другие работники получают заявок больше своих возможностей, что приводит к задержкам в получении конечного результата. И первое, и второе плохо для компании, потому что в одном случае ведет к простою, а в другом ? к задержкам в бизнес-процессе.
Решение
В действительности новизна сотрудника никак не должна сказываться на его загрузке. Ведь денежное довольствие он получает в полном объеме, начиная с первых часов работы в компании. Новый сотрудник при определенных параметрах автоматизации производства может выполнить ту же работу, что и «старослужащий», с тем же качеством и в те же сроки. Поэтому недозагрузка новых сотрудников – это прямые потери компании.
Решение
Если сотрудник исключен из рабочего процесса, находясь на больничном, в отпуске или в командировке, то передача ему заявки приводит к простою бизнес-процесса. Следствием, к потерям этого будет потери компании, вплоть до разрыва контракта.
Решение
Если сотрудник перегружен заявками, то срок исполнения будет увеличиваться. Вербальные коммуникации при подаче заявки приводят к неполноте данных для формирования коммерческого предложения, что требует повторной коммуникации между сотрудниками для получения дополнительной информации, и как следствие увеличивает срок обработки данных.
Решение
1. Дополнение вербальных коммуникаций внутри-портальным чатом позволяет вести историю переписки по каждой заявке, сокращая при этом трудозатраты на «восстановление информации в памяти сотрудников».
2. Интерактивная форма заявки с зависимыми полями помогает менеджеру вносить всю необходимую информацию, отталкиваясь от характеристик предмета страхования и опций заявки. Такой подход сокращает время на получение менеджером-исполнителем требуемой информации, ускоряет работу менеджера, отправку коммерческого предложения клиенту.
3. Использование в момент формирования заявки быстрого доступа к внутри-портальному чату и поисковой системе Битрикс24 позволят сократить время на выбор менеджера-исполнителя. Дает возможность быстро найти требуемого сотрудника.
4. Учет графика отсутствия сотрудника при формировании Листинга менеджеров-исполнителей исключает возможность отправки заявки «В никуда», т.е. тому сотруднику, которого нет в данный момент на рабочем месте (в отпуске, в командировке и т.п.).
5. Доработка функционала Битрикс24 сделала распределение заявок между сотрудниками компании равномерным. Менеджер, подающий заявку, информируется о степени загрузки исполнителя специальным индикатором в его профиле. Это позволяет оптимально использовать ресурсы компании и сократить расходы на простоях и задержках в работе менеджеров, и как следствие ускорить бизнес-процессы в Битрикс24 (Bitrix24).
6. Разработанный Личный Кабинет Менеджера представляет полную картину по рабочим договорам, указывает на проблемы и стимулирует сотрудника к действиям по их устранению.
7. Еще одно важно дополнение от WEB for ALL - Интеграция 1С с Битрикс24 ускоряет процесс обмена данными между подразделениями и слаженную работу всех технологических инструментов в бизнес-процессе.
Проведите конкурс среди участников CMS Magazine
Узнайте цены и сроки уже завтра. Это бесплатно и займет ≈5 минут.