Существует огромное количество споров по поводу автоматизации бизнес-процессов. С чем они связаны? Возможно, с учетом того, что этот путь - новый для российских предприятий (в отличии от аналогичных процессов на производствах Европы и США). Поэтому следующие пару минут мы поговорим о том, как правильно подойти к вопросу внедрения ИТ-решений в существующий бизнес с прозрачным пониманием выгод. Расскажем о прибыли, придем к ответу на вопрос «А надо ли оно Вам?» и в самом конце расскажем немного о том, кто такие “Мы”. Начнем.

Среди основных предпосылок к автоматизации можно выделить, пожалуй, самый главный - необходимость снижения пресловутого человеческого фактора. К такому выводу директора и руководители отделов приходят из-за желания наблюдать в реальном времени за текущими бизнес-показателями и понимать, где находится “барьер” их дальнейшего развития. Решение данной ситуации - автоматизация бизнеса средствами информационных технологий, внедрение инноваций. Но что же это все-таки такое “Автоматизация”, “IT-инновации” в понимании владельца бизнеса и экспертов IT-сферы? Рассмотрим ниже.

Итак, автоматизация бизнеса — это когда вы решили частично или в полном объеме операционную работу отдать на выполнение разработанной информационной системе или программно-аппаратному комплексу.

Пример №1.

Допустим у Вас имеется собственный складской комплекс со штатом грузчиков, операторов и кладовщиков. Каждый день они отгружают и принимают товар, информация о местоположении которого хранится в бухгалтерской системе, а то и еще “круче” - только в голове сотрудника-исполнителя. К чему это все приведет? В конечном итоге появится состояние неопределенности, которое, в лучшем случае, исправится при инвентаризации. В худшем - информация о местоположении так и останется “за кадром” рабочей группы. Как гласит знаменитый афоризм “Люди с хорошей памятью редко помнят что-либо заслуживающее запоминания.” А перемещение небольшой коробки, скорее всего, точно не относится к заслуживающего внимания факта.

Что же далее?

Многие скажут “Привычка записывать – главный секрет хорошей памяти“, но все бумаги нужно должным образом хранить, поддерживать в актуальном состоянии и т.д. Все ли это делают? Уверены? Таким образом, данная ситуация приведет к росту расходов при той же прибыли или даже к ее уменьшению.

Какой же выход из данной проблемы?

Это внедрение системы автоматизации. Она не позволит расходится данным в бухгалтерской системе и системе управления, не позволит совершать сотрудникам самостоятельные действия, которые не контролируются системой, и в то же время - система автоматизации сокращает длительность операций, оптимизирует штат, показывает результаты работы команды и отдельного сотрудника, текущее состояние склада, производства и т.д.

Посчитаем рентабельность данного решения:

возьмем 1 сотрудника со ставкой в 300р/час и его отклонения от графика из-за путаницы на складе – 0,5 ч. в день на одну отгрузку, а всего их, к примеру, пять и получим 300*0,5*5=750р. Умножаем на количество рабочих дней (21 день) и среднее число грузчиков (6 чел.), получаем 94 500р потраченных впустую. Посмотрим, сколько выйдет за год: 94 500р * 12 месяцев = 1 134 000 рублей убытков! Правда весомая цифра, а что будет, если взглянуть на процесс инвентаризации склада, где происходит остановка работ на день, а то и больше? Так вот, система автоматизации Q2-WMS каждый год будет сохранять эти деньги в компании. Рентабельно? Еще как!

Почему бизнес все же иногда сопротивляется? Из-за обмана сотрудников.

Один производитель сказал: "Зачем мне покупать систему автоматизации за 3 млн., если у меня потери в год от человеческого фактора составляют 100 тыс. руб?" и вроде бы, все логично, но!

Во первых, очень часто нанятые руководители не показывают реальной картины в период сдачи квартальных отчетов. Им же нужно получать премии, а значит по максимуму отчет будет подведен под требуемый результат. К сожалению, это правда так и есть. Ни один бизнес от этого не застрахован.

Пример №2.

Возьмем двух сотрудников: грузчика (водителя погрузчика) и кладовщика. Оба загружены на 100%, всегда знают, где что лежит, когда что произведено и в какое время отгружать товар. При этом в момент погрузки они начинают кататься кругами в поиске необходимого паллета, а если потерялась наклеенная спецификация - бегают в отдел в поиске информации. И что удивительно - после внедрения системы автоматизации, выясняется что оба работают не более 50% времени. Для бизнесмена эта цифра пугающая, зато результате получения данной статистики - сотрудникам можно вменить дополнительные обязанности, либо уменьшить штат грузчиков. Даже на двух сотрудниках экономия от автоматизации составит минимум 70 тыс. руб. в месяц. В результате - внедрение системы автоматизации окупится за 3 года в самом простом виде.

9 выгод от автоматизации бизнеса.

Применение систем автоматизации в рабочих процессах позволяет за счет оптимизации человеческих и производственных ресурсов:

сократить брак в производстве;
поднять показатели корректности и порядка отгрузки товара с учетом его срока годности;
дать четкое понимание всех действий всеми сотрудниками. Вы уже не зависите от “Петровича”, который все знает.
повысить уровень лояльности со стороны клиентов за правильно скомплектованные заказы;
всегда знать текущее состояние показателей бизнес-процессов;
уменьшить трудоемкость с повышением цифр производительности;
поднять точность планирования на новый уровень;
сэкономить времени руководящего состава;
повысить ресурс техники, т.к. она перестанет ездить “кругами”, а система всегда покажет оптимальный маршрут.

А какие процессы можно автоматизировать, а главное с чего начать?

Если вы уже задались этим вопросом – поздравляем, вы идете в верном направлении, и мы можем пообщаться с вами лично. По нашему опыту, владельцы бизнеса первым делом ставят задачу автоматизации управления продажами или работой с клиентами, что приводит к увеличению объема пропускной способности, вторым - автоматизация поддерживающих процессов, таких как бух. учет, отчетность, делопроизводство.

Как понять, когда автоматизировать бизнес?

Если хотя бы на 3 пункта из списка ниже вы ответили «Да!», тогда пора начинать.

Мы действуем тогда, когда что-то желаем. Желаете:

• Свести к минимуму негативное влияния человеческого фактора на важнейшие бизнес-процессы?
• Хотите повысить LTV клиента и уровень сервиса по работе с ним?
• Оптимизировать кадровые затраты, увеличить эффективность использования рабочих будней сотрудников путем освобождения их от рутинной работы?
• Организовать эффективную и надежную поддержку операционной деятельности предприятия, ее учет и контроль?

«А надо ли оно Вам?»

Скажите, читатель, ваша компания работает эффективно, без «палок в колесах» и весь ваш персонал четко скоординирован, где каждый понимает свои действия и все они осуществляют деятельность слаженно. У вас в коллективе отсутствуют потери и задержки, информация не передается через «сломанный телефон»? Вы точно понимаете какой вклад в прибыль приносит каждый отдел. Это так? Да? Тогда замечательно, прекратите читать данный материал, основные цели у вас в компании уже достигнуты. А вот если все не так гладко, тогда «Оно Вам надо».

А теперь подойдем к вопросу автоматизации с точки зрения ИТ-технологий и трендов.

Что же нужно сделать, перед автоматизацией.

"Порядок — это хаос, к которому привыкли", Роберт Лембке.

• У вас точно есть регламенты работы ваших сотрудников? Проверьте, выполняются ли они. Конечно все скажут, что выполняются. Однако на практике сотрудники даже не знают, где они лежат, а в худшем случае регламенты канули в прошлое. Нужно найти, написать, актуализировать их. Регламенты - это будущие мысли системы автоматизации. Она будет требовать их соблюдения с ваших сотрудников.

"Если наверху беспорядок, то внизу кавардак", Роберт Уотермен.

• Подготовьте сотрудников. Сообщите им, что внедряемая система будет их руководителем. Придется перестроить умы штатного персонала. Нужно делать по регламенту, а не как им удобно. Руководители должны быть заинтересованы в автоматизации и не идти на поводу у некоторых “умных” лентяев для “упрощения”.

"Эксперт – это человек, который совершил все возможные ошибки в очень узкой специальности", Нильс Бор.

• У каждой компании есть программист(ы) и согласитесь, что первый вопрос про автоматизацию вы задали на 100% им. В результате, чтобы не ударить в грязь лицом, отдел рапортует, что для автоматизации нужно сделать “то-то и все”, а еще лучше говорит “Все автоматизировано и уже давно работает”. Можно долго говорить про психологию человека и почему он скрывает изъяны своей работы, но Настоящий руководитель знает о всех проблемах сотрудников не из теплых помещений и задаст вопрос с подвохом. Спросит программистов за сколько по времени они могут решить услышанные проблемы. Если полученный ответ измерим в календарных показателях, то вам супер повезло! Мы вас разочаруем. Ни один программист или отдел компании не напишет систему автоматизации склада, если он не сталкивался с проблемами, не решал их на нескольких внедрениях. Поэтому третьим шагом нужно определиться с компанией, которая будет разрабатывать/внедрять систему автоматизации. Далее все работы перейдут на их плечи. В конце работ, в среднем от 3-6 месяцев, система автоматизации уже будет внедрена и успешно функционировать.

Статья закончилась, теперь время знакомиться!

Мы – RITG, одна из ведущих российских ИТ-компаний, которая больше 11 лет занимается разработкой и поддержкой систем автоматизации, систем электронного документооборота (СЭД), портальных решений, встраиваемого ПО, мобильных приложений и корпоративных веб-приложений любой сложности.

Мы разрабатываем решения, которые помогают нашим клиентам строить свой бизнес!

И напоследок поделимся цитатой Уоррена Бенниса: «На фабрике будущего будут заняты только двое служащих: человек и собака. Человек будет нужен для того, чтобы кормить собаку. Собака будет нужна для того, чтобы не позволять человеку прикасаться к оборудованию».