Мы используем для постановки и контроля задач всем известный Битрикс24.

Для контроля проектов и учета занятости сотрудников мы используем свою CRM, которую за много лет заточили под конкретные задачи компании.

Как облачный диск для хранения файлов мы используем Яндекс.Диск, хоть в Битрикс24 у нас неограниченное место, но нашим специалистам привычнее работать с Яндекс.Диском, который интегрирован с нашей CRM.

До Битрикс24 мы пробовали внедрять Jira, но Битрикс24 команде пришелся по душе больше. На мой взгляд Битрикс24 далеко не идеальная система, которая работает медленнее почти всех систем, но всё же Битрикс обладает достаточно простым и удобным функционалом, который быстро прижился в коллективе.

Наиболее важными здесь для нас являются наши собственные инструменты. Например, в seo.digital.tools изначально закладывался важный принцип — чтобы все данные были в личном кабинете, доступные из любой точки как коллегам, так и клиенту. Все отчеты можно посмотреть там, все высылаемые рекомендации можно посмотреть в seo.digital.tools.

Конечно, используем много и внешнего софта. Менеджеры обмениваются документами через dropbox. Для хранения файлов, которые присылают нам клиенты, мы используем облачный сервис, аналогичный по функционалу dropbox. Таск-менеджером у нас является Asana. Это сервис из области «после него жизни никогда не будет такой как прежде». Я на него подсадил уже кучу друзей. В качестве helpdesk используем omnidesk. Но ищем ему замену, потому что работать в нем в разы сложнее чем с gmail. Знания и LMS сделаны на сайтах на wordpress. Для учета рабочего времени используем hubstuff. Причем все данные из Asana, Hubstuff, omnidesk тянем по API в seo.digital.tools. Поэтому мы не используем решения без API — для нас это критично.

Как месседжер внутри используем скайп, но главная его функция для нас — это «расшаривание экрана» и групповые голосовые звонки. А для меня лично главные инструменты управления: бумажный блокнот, сканер, диктофон и принтер.

У нас своя DIAFAN.CRM, которая, кстати, скоро выйдет в коробочной версии. На самом деле ничего особенного, просто очень гибкое общение между сотрудниками, постановка задач, ответственных, проекты, подзадачи и пр. Но в этом и преимущества: ничего лишнего, как в Битрикс24, Мегаплан и даже в АМО, у нас еще проще и лаконичнее. Плюс бесшовная интеграция с DIAFAN.CMS.

С сильно большими файлами мы не работаем, так несколько мегабайт максимум, они вполне удобно летают в CRM. Но если что-то и попадается крупное, то у каждого из сотрудников инструмент по душе, у кого-то Гугл.диск, у кого-то Яндекс, у дизайнера, например, уже долгие годы платный аккаунт на дропбоксе. А также для оперативного общения у нас скайп. Тоже повелось издавна, не отказываемся.

В общем-то собрать все инструменты в одну кучу, включая чаты и видеозвонки в CRM желания нет, это неудобно на практике.

Для удалённой работы, в том числе штатных сотрудников, оптимальным является использование современных ERP-систем. Они подходят для анализа продуктивности и оценки экономической эффективности труда. Понимая, на что уходит время сотрудника, можно своевременно вносить корректировки и в итоге сократить расходы.

За 15 лет в Bquadro мы пользовались разными системами, даже пытались писать свою. Но поняв трудоёмкость задачи, оставили эту идею. Однако частью того, что мы разработали сами, мы продолжаем пользоваться уже более 5 лет.

Сейчас в агентстве мы остановились на «Битрикс24». В системе удобно ставить задачи, контролировать сроки исполнения, давать комментарии. И даже несмотря на широкие возможности этой платформы, мы всё равно дорабатываем функционал под себя.

Помимо этого, мы активно развиваем корпоративное электронное обучение. Это большой и важный модуль нашего корпоративного портала. И его, конечно же, приходится разрабатывать самостоятельно, но это того стоит.

Для удалённой работы, да и для всего трекинга задач мы пользуемся своей собственной разработкой — приложением «Задачи», разработанным на основе фреймворка Webasyst. Это приложение — коммерческий продукт, который наша компания предлагает своим клиентам. Поэтому работа с этим приложением не только удобство внутренних коммуникаций в компании, но и обязательный этап тестирования продукта. Работая с ним, мы отлично понимаем, что в нём нужно доработать и куда двигаться в дальнейшем развитии.

Программное обеспечение зависит от объема задачи и приложенных к ней документов. Для совместной работы я пробовал многие сервисы: zoho, trelo, microsoft project, outlook, crm, one note, evernote, rizzoma, jira, redmine, но сейчас мне кажется, что google.docs удобнее всего. Думаю, со временем и развитием сервиса, к нему будет подключаться больше людей, хотя 5 лет назад им было неудобно пользоваться, он постоянно тормозил.

Главным инструментом для коммуникаций остается почта и цепочки сообщений. Есть опыт работы и через Битрикс-портал. Но в целом хочется сказать, что все сервисы интересны и удобны, если ими умеют пользоваться. В любом случае главное -эффективность и производительность, результативность общения с удаленным сотрудником, будь это копирайтер, дизайнер, программист или маркетолог.

Для передачи больших файлов мы используем: Яндекс.диск, файлы Мэйл.ру, iCloud, Google Docs. Очень большие базы данных проще всего выложить на сервер как файлы.

Что касается плюсов и минусов разных решений... Есть решения популярные (типа дропбокса), но главное в работе с всеми этими мессенджерами, это то, что люди разных формаций и профессиональных целей могли этими сервисами пользоваться.

Все вышеперечисленные сервисы я использовал не более 3-5 раз, потому что каждый проект обычно имеет разного руководителя, инвестора, IT-инфраструктуру и каждый год появляются новые сервисы.

В процессе эволюции мы перебрали, наверное, все популярные решения по управлению проектами — от ActiveCollab до Zoho. Сейчас используем Битрикс24 для управления проектами. Его преимущества — это бесплатная для нас лицензия, русский интерфейс и возможность доработать при необходимости функционал.

Asana используется для тестирования, так как там удобно быстро создавать и закрывать задачи. Trello используется некоторых внутренних scrum—проектов. Управление кодом проектов — на bitbucket. Для синхронизации файлов проектов (прототипы, документация, psd-макеты) мы используем Sync, до этого был намного более удобный Copy, но этот сервис прикрыли. Увы.