Мы стараемся не работать с удалёнщиками, т. к. по нашей практике они не всегда демонстрируют оговоренный результат в требуемые сроки. Но такой опыт у нас есть.

Документирование отношений с удалёнными сотрудниками можно рассматривать с двух точек зрения: со стороны работника — это защищённость и гарантии, со стороны заказчика — уплата налогов и взносов.

Сотрудничество можно оформить несколькими способами. Первые два очевидны. Сотрудника оформляют в штат (всё по Трудовому кодексу, с выплатой налогов и т. п.). Применительно к удалённым специалистам это наименее удобный вариант для студий, и так почти никто не делает. Однако, если вы имеете дело с ценным, опытным сотрудником, взаимоотношения с которым для вас важны вне зависимости от его фактического нахождения в офисе, то это тот вариант оформления, который позволит сохранить этого человека в вашей команде надолго.

Альтернатива — оформление по договору подряда. В этом случае налогообложение зависит от многих факторов, но сотрудник оформлен, что подтверждено документально. Этот вариант удобен, когда речь идет о каких-то разовых работах.

Есть ещё один способ взаимодействия с удалёнными сотрудниками (копирайтерами, рерайтерами, верстальщиками и пр.) — это работа с биржами. Биржа сама ведёт расчёт с исполнителем, студия только контролирует качество работ. Такой формат удобен как заказчику, так и исполнителю: серьёзные площадки дорожат своей репутацией, поэтому фрилансер может быть уверен, что получит свой гонорар. В этом варианте налоговое бремя полностью ложится на удалёнщика, снимая головную боль с заказчика.

Вариант оформления зависит от того, что вам нужно. Если это особо ценный работник, с которым вы не хотите терять связь, — стоит оформить его в штат. Если специалист ценен своим богатым опытом, но нужен как эксперт лишь на разовые работы, — используйте договор подряда. Когда много рутинной или разнопрофильной работы, удобно работать через биржи.

В дискуссиях часто путают удаленных сотрудников и дистанционных, а это разные вещи. Например, фрилансеры — яркий пример удаленного сотрудника, а человек работающий в штате, но вне офиса — дистанционный. Это различие нужно четко понимать.

В своем комментарии я опишу различные варианты взаимодействия с удаленными и, главным образом, дистанционными сотрудниками, их плюсы и минусы. Прошу не воспринимать это как инструкцию по нарушению закона, а просто как описание различных вариантов, не все из которых нужно применять на практике.

Способ 1.

Работа без оформления документов, с переводом оплаты «сотруднику» с карты на карту или любым другим способом «в черную».

Риски способа 1: Здесь сплошные риски. Как со стороны сотрудника, например, он может помахать работодателю ручкой в любой момент, забить на работу и т.п., так и со стороны работодателя (риск отказа от оплаты уже сделанной работы). Кроме того, работодатель рискует «попасть» на налоговые санкции и весьма серьезные.

В общем этот способ взаимодействия — самый яркий пример того, как делать не надо если вы строите бизнес, что называется, всерьез и надолго.

Способ 2.

Работа по ГПД (частный случай ГПД — договор подряда). Этот способ переводит в легальную плоскость работу по первому способу. Сотрудник легально получает вознаграждение за результат своей работы. Работодатель же уплачивает налоги и взносы в бюджет за исключением взносов в ФСС. У них возникают формальные обязательства друг перед другом, которые фиксируются в договоре.

Риски способа 2: Важно понимать один момент — ГПД предусматривает, что работник получает вознаграждение за результат выполненных работ, а сотрудник — за выполнение работ по определенной специальности, квалификации или должности. Таким образом, на каждое задание необходимо заключать отдельный договор, за результат работник должен отчитываться. В Трудовом кодексе установлен прямой запрет на заключение ГПД, которые фактически регулируют трудовые отношения (ч. вторая ст. 15 ТК РФ). Работодателю очень важно правильно понять различие между трудовым договором и ГПД, потому что с 1 января 2015 года за подмену трудового договора гражданско-правовым работодателям как юридическим лицам грозят штрафы от 50 000 до 200 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ) и это не считая пеней и прочих «радостей».

Способ 3.

Работа с ИП. Этот способ наиболее удобен для работодателя, поскольку ИП сам уплачивает все налоги и взносы, а отношения между «работодателем» и «сотрудником» выглядят как взаимоотношения двух хозяйствующих субъектов. Но тут есть существенный нюанс...

Риски способа 3: Существует риск переквалификации договора с ИП в трудовой договор по инициативе фискальных ведомств и по подозрению в уходе от уплаты налогов. Особенно рьяно это копает ПФР. В случае крупного размера доказанной недоимки по страховым взносам руководителю может грозить уголовная ответственность. Понятное дело, ведомства должны будут доказать свои доводы в суде, а работодателю предоставлена возможность защищаться, однако судебная практика по подобным делам такова, что часто суд встает на сторону налоговой или ПФР, хотя есть и обратные примеры.

Что же является той «красной тряпкой», которая заставляет проявить внимание к компании «работодателю»? Список не полон, но вот несколько основных моментов: у ИП только один клиент — компания «работодатель», у ИП нет собственных сотрудников в штате и у компании «работодателя» несколько таких ИП в контрагентах. Кроме того, фискальные ведомства в случае подозрений анализируют договоры между ИП и компанией на предмет выискивания там, к примеру, обязанности соблюдать трудовой распорядок заказчика или признаков материальной ответственности, свойственной в трудовых отношениях. В общем-то риски весьма существенны.

Способ 4.

Оформление дистанционного сотрудника в штат по соответствующему договору согласно ТК глава 49.1, которая регулирует труд дистанционных сотрудников. В этом случае сотрудник практически ничем не отличается от тех, кто трудится в офисе, имеет право на те же льготы и поощрения. Работодатель платит налоги, как за сотрудника в офисе.

Риски способа 4: Здесь действуют все обычные риски при работе с штатными сотрудниками. Кроме того, дистанционный сотрудник должен иметь усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) для обмена документами с работодателем. И, важно, УКЭП он должен получать самостоятельно, благо сейчас практически везде это можно сделать.

Мы работаем по четвертому способу. У нас имеется система электронного документооборота в которую сотрудник добавляется со своей УКЭП и уже там ему передаются NDA, должностные инструкции, приказы и т.п. Однако бумажный договор мы все равно отправляем сотруднику после подписания в электронном виде, поскольку в случае, если запись в трудовой книжке не делается, этот договор будет подтверждением его стажа при начислении пенсии в будущем. Задания сотрудники получают через трекер задач, там же ведется учет рабочего времени и т.п. внутренняя отчетность. Также сотрудники имеют доступ во внутреннюю сеть по VPN для доступа к внутренним ресурсам.

Основная проблема, которая не дает внедрить в компаниях дистанционную работу состоит, обычно, не в характере выполняемой работы, а в голове у руководителя. Ему кажется, что, если он видит сотрудников в офисе, значит, он может их контролировать. Но это чаще всего не так. Опыт показывает, что продуктивность у дистанционных сотрудников возрастает, даже более того, приходится ограничивать рабочее время, чтобы сотрудники не перерабатывали и как следствие не приходили к выгоранию.

Дистанционная работа несомненно немного отличается от работы в офисе, но при современном развитии технологий не трудно выстроить систему, которая будет обеспечивать необходимый уровень взаимодействия сотрудников. Вероятность принять на работу не того человека одинакова как при обычной, так и при дистанционной работе. Кроме того, важно не забывать о том, что все мы люди, нам нужно общение не только по работе, подарки дистанционным сотрудникам к дню рождения или к новому году никто не отменял.

Как я уже говорил в предыдущей публикаций данного цикла, опыт работы с удаленными сотрудниками у компании «Факт» имеется, хотя и незначительный. В конце концов, мы больше ориентированы на штатных сотрудников. Но за время существования компании присутствовало достаточное количество удаленных сотрудников, чтобы говорить об опыте взаимодействия и вариантах «документального подтверждения сотрудничества».

Для нас стандартным набором при работе с дистанционным сотрудником считается:

1. Трудовой договор (в зависимости от договоренностей с сотрудником);

2. NDA;

3. Соглашение об интеллектуальной собственности.

Сотрудничество с фрилансерами чревато. В подобном взаимодействии единственная гарантия компании — надежда на то, что «коллега» окажется порядочным. Ну а для компании, не желающей регулярно нести репутационные риски и финансовые издержки, этого недостаточно.

По этой причине мы стараемся оформлять удаленных сотрудников «по букве закона». Пусть риски сохраняются, но они минимизируются и становятся сопоставимы с профитом, который мы получаем за счет компетенции сотрудника.

Возникали ли проблемы? Скорее нет, чем да. Связано это в первую очередь с тем, что мы внимательно следим за сотрудником, давая ему испытательный период, начиная со срочного договора (данная процедура едина как для удаленных, так и для инхаус-работников).

Мы работаем с удаленными сотрудниками только в том случае, если у них есть ИП, либо устраиваем в штат как «сотрудника, работающего дистанционно» со всеми причитающимися штатному сотруднику опциями: договор, зарплатная карта, полис, больничные и отпуска. При таком подходе особых проблем в плане оформления, по сравнению с сотрудниками, работающими в офисе, нет. Более того, по законодательству удаленные сотрудники не должны проходить обязательные медосмотры, и им не требуется сертификация рабочих мест, что сильно «упрощает жизнь» работодателю.

Порядка 30% штатных сотрудников qb.digital работают удаленно. Это часть production-команды: дизайнеры, верстальщики, программисты, копирайтеры, с большинством из которых мы годами работаем в таком формате. С ними заключен стандартный трудовой договор. Есть единственный нюанс, касающийся оформления: с иногородними специалистами, не имеющими возможности приехать в офис для подписания договора, мы обмениваемся сканами подписанных документов по email. Эта процедура предусмотрена Трудовым Кодексом РФ.

Вторая категория специалистов, с которыми мы работаем дистанционно, — «фрилансеры», привлекаемые на проектную работу. С ними фиксируем обязательства путем заключения договора подряда или договора оказания услуг.

В последнее время в IT-компаниях все больше случаев, когда работодатель заключает с потенциальным сотрудником договор как с ИП. Это со всех сторон выгодно работодателю и в меньшей степени — работнику. Мы никогда не предлагаем такой формат отношений. Работаем с юрлицами, только, если это команда нужных нам узких специалистов определенного профиля, которых мы также привлекаем в качестве подрядчиков на проектную работу.

В целом, найм дистанционных сотрудников — это решение win-win. Мы ощутимо оптимизируем расходы на содержание офиса, а также на заработную плату, которая незначительно ниже у работающих удаленно. Взамен наши сотрудники получают больше свободы и возможностей проявить себя.

В компании R52.RU максимальное количество задач мы стараемся выполнять усилиями штатных сотрудников в офисе. Используем удаленных сотрудников только в случае крайней необходимости. Мы различаем два вида удаленщиков — штатные сотрудники и фрилансеры. Соответственно различаются и алгоритмы взаимодействия с ними.

Удаленные штатные сотрудники связаны с компанией трудовым договором, работают в соответствии с должностными инструкциями, имеют удаленный доступ к внутренним корпоративным системам, в том числе и к системе учёта рабочего времени, подчиняются непосредственно техническому директору. Таким образом, они отличаются от обычных работников только локализацией. Мы прибегаем к их помощи в том случае, когда не можем найти нужного специалиста в своем регионе или это слишком дорого.

Фрилансеры используются редко, когда случаются отпуска, болезни или большое поступление проектов в производство. Стараемся пользоваться услугами только проверенных исполнителей. Работу с ними ведём через отдельного «специального» РМ-а.

Никаких договорных отношений с ними не заключается, т.к. в нашем случае в этом нет никакого практического смысла. С фрилансерами мы работаем только по постоплате, никаких авансов. Не отдаём на сторону большие и сложные проекты, не отдаём проекты целиком, перестраховываемся по дедлайнам (минимум в 2 раза), внимательно принимаем работы, т.е. стараемся обезопасить себя от максимума известных «болезней» фриланса.

Возмещение ущерба (материального или морального), нанесённого агентству удаленщиком-жуликом или удаленщиком-раздолбаем, даже при заключенных договорах в наших правовых реалиях в принципе (тем более в разумные сроки и за разумные деньги) маловероятно. Так что лучше не подставляться.

Со всеми сотрудниками (штатными и удаленными) мы заключаем трудовой договор и соглашение о неразглашении, только после этого мы можем начать сотрудничество. У нас нет на удаленной основе подрядчиков, которые работают по часам, только полная загрузка. На удаленной основе у нас работают несколько специалистов, в основном это копирайтеры и журналисты. Мы считаем, что сотрудник должен находится внутри команды и работать в офисе, чтобы задачи решались более оперативно и качественно.