Предлагая разработку сайтов по низкой стоимости и обеспечивая высокое качество — можете быть уверены у вас не будет проблем с заказами. Но имейте ввиду, что с точки зрения бизнеса, такая модель очень неустойчива. Стоит погнаться за количеством — можно быстро растерять своих клиентов, а замешкавшись, можно быстро уйти в минус, не получив и шанса на развитие.

Мне всегда было интересно создать сбалансированную систему показателей, ориентируясь на которую, можно эффективно управлять веб-производством, находя золотую середину. Вот собственно небольшой пост про систему оценки эффективности на производстве WebCanape.

Если вы захотите примерить эту систему на себя, имейте ввиду, что приведённые показатели, скорее всего, подходят производствам, которые выпускают однородный продукт и имеют четкую ценовую политику. В нашем случае мы разрабатываем несколько продуктов (информационный сайт, сайт с каталогом продукции и интернет-магазин). Цены меняются в зависимости от функционала, но порядок цены в общем случае одинаков.

Показатели эффективности работы WebCanape

Первоочередная задача — просто получить оценку результата работы производства, посмотрев на которую, можно сказать хорошо или плохо мы завершили месяц. Для этого мы используем 6 показателей.

Общий план по доходам (ОПД). Данный показатель говорит о способности производства генерировать необходимый денежный поток.

Тут все просто. Мы ставим два плановых показателя. Минимальный план и желаемый план. Минимальный необходим, что бы покрыть расходы, желаемый — что бы получить прибыль. И тот и другой план ежемесячно растут с учетом ежегодного плана роста компании.

Если показатель не выполняется, срочно принимайте меры по повышению эффективности работы или снижайте расходы. Если показатель хороший, задумайтесь о дополнительных услугах для ваших клиентов без расширения штата производства.

Использование фонда рабочего времени (ФРВ). Данный показатель говорит об уровне дисциплинированности на производстве и эффективной организации труда, которая является залогом и фундаментом для успешного бизнеса.

ФРВ складывается из доступных часов разработчиков, которые задействованы на производстве. Что бы рассчитать показатель — разделим фактическое время, затраченное разработчиками, на общий ФРВ. Показатель лучше всего выводить в процентах. Чем выше данный показатель, тем лучше. Количество рабочих часов в месяце на человека можно найти в любом производственном календаре.

Для нас норма это 80%. Это значит, что 80% доступного фонда рабочего времени — мы тратим на работу по проектам. Остальные 20% мы оставляем на обучение, попить чай, обсудить решения тех или иных задач, совещания.

Использование ФРВ на коммерческие проекты (ФРВ$). С помощью данного показателя мы оцениваем целевое использование производственных ресурсов компании. Для нас это работа по коммерческим проектам.

Используя данный показатель, мы смотрим, какой процент от ФРВ ушел на коммерческие проекты. Для разделения часов (коммерческие/некоммерческие) мы используем трекеры в redmine, по которым легко потом делать срезы статистики.

Что бы рассчитать показатель — разделим общее время по коммерческим проектам, на время отработанное по всем проектам и умножаем на 100%. В нашем случае ФРВ$ должен быть не менее 80%. Остальное время мы можем тратить на внутренние проекты и развитие.

Выполнение нормативов. Через этот показатель можно оценить способность производства выполнять заложенные в стоимость продукта нормативы.

Каждый договор с клиентом — это объем часов на разработку проекта. В конце месяца, по каждому выполненному проекту, мы смотрим количество затраченного времени и сопоставляем его с плановым (договорным), рассчитывая насколько мы уложились или недовыполнили нормативы.

Для расчета показателя делим среднее плановое время на среднее фактическое время и умножаем на 100%. Вполне нормально, если этот показатель будет меньше 100%. Главное следите, что бы он не становился меньше 70% и стремитесь, что бы он был 100% и более.

Рентабельность производственных активов (РПА). Фактически, это итоговая стоимость часа, по которой мы отработали месяц.

Данный показатель должен быть не менее чем плановая стоимость нормо-часа по студии. Если он меньше, значит нужно принимать меры по повышению эффективности работы или более точно (в большую сторону) делать оценку стоимости проектов на начальном этапе.

Рассчитывается показатель легко. Среднее время на проект (в часах) делим на среднюю стоимость проекта. Данные по затраченным часам берем из redmine (или любого таск-менеджера), а стоимость разработки проекта — из договора.

Выполнение сроков. Заключительный и очень важный для нас показатель для оценки выполнения обязательств по срокам. Для расчета данного показателя мы контролируем фактические рабочие дни, затраченные на проект, и сравниваем их с плановыми договорными сроками.

Делим средний по проектам плановый срок на средний фактический срок и получаем показатель выполнения сроков. Правило тоже. Показатель должен быть не менее 70% и расти с каждым месяцем.

Если кому интересно, привожу ссылку на excel-табличку, которую можно использовать для расчета.

Замечу, что приведенные показатели имеет смысл рассматривать не только в разрезе всего производства, но и применительно к проектам по каждому менеджеру. Анализ показателей отдельно по каждому менеджеру проектов дает хорошую почву для размышлений. Это и есть самое ценное в данных показателях.

Результаты мы анализируем в течение месяца для своевременной диагностики проблем, разбираем на собраниях, анализируем узкие места, используем для выбора лучших разработчиков и менеджеров.

Наши показатели в цифрах

Апрель 2013:
Выполнение плана по доходам = 116%
Использование фонда рабочего времени = 73%
Использование отработанного времени на коммерческие проекты = 83%
Рентабельность производственных активов = 101%
Выполнение нормативов = 112%
Выполнение сроков = 60%

Нормативы до текущих показателей вытягивали примерно 8 месяцев. Вышли на нужные цифры благодаря автоматизации, расширению функционала нашей программной платформы и росту квалификации разработчиков.

С ростом показателя выполнения нормативов и небольшому росту цен на базовые версии сайтов — показатель рентабельности, как правило, удается держать на нужном уровне.

На показатель выполнения сроков мы обратили серьезное внимание несколько месяцев назад. После этого приняли решение о контроле времени пребывания проектов в статусе «в работе» + родилась идея с телевизором. Показатель выполнения сроков пока удалось вытянуть до 60%. Судя по текущим данным, в мае ситуация будет уже значительно лучше.

Вместо заключения

А как же показатель качества? Почему он не вошел в данную систему? Мы считаем, что это понятие относительное и у каждой студии о нем свое представление. Для соблюдения технических показателей качества в WebCanape, мы разработали технологию производства сайтов для малого бизнеса, которая включает 120 последовательных инструкций. Выполнение этих инструкций проверяет соответствующая служба, прежде чем дать разрешение на выкладку проекта. Время, необходимое на проверку качества, закладывается в стоимость продукта и учитывается при расчете вышеперечисленных показателей.

Итоговый показатель качества с нашей точки зрения — это повторные обращения, отзывы и рост бизнеса клиентов. Эти данные мы используем уже в системе мотивации менеджеров, о которой тоже постараемся рассказать в одном из ближайших постов.

Василий Чуранов и команда WebCanape