Бизнес-завтраки являются прекрасным инструментом для привлечения новых клиентов и работой с текущей базой, но только для компаний, которые работают на приличных чеках.

Мы множество раз участвовали в подобных партнерских мероприятиях от InSales, и для нас стоимость контакта и лида получается крайней дорогой, для нас актуален формат конференций с сотнями участников.

Формат бизнес-завтрака хорош, если перед нами не стоят задачи прямых продаж, а нам нужно укрепить бренд у трендсеттеров, собрать фидбэк от рынка, понять, куда дует ветер и кто есть кто на новом для компании рынке.

Такой тип мероприятий как бизнес-завтраки мы используем, прежде всего, для развития отношений с нашими клиентами и повышения лояльности. Например, в прошлом году мы провели крупный бизнес-завтрак, посвященный автоматизации B2B продаж совместно с 1С-Битрикс. Основной целью встречи было познакомить клиентов с новыми возможностями сервиса и рассказать, как можно повысить эффективность работы отдела продаж и продавать значительно больше за счет внедрения системы «Битрикс24».

Осветили такие вопросы: как оптимизировать работу менеджеров, управлять задачами и проектами, улучшать коммуникации, сокращать издержки на неэффективную рекламу. С помощью бизнес-завтраков мы также привлекаем новых клиентов, высылая им персональные приглашения на мероприятие.

Не стоит организовывать мероприятие больше, чем на 20-30 человек. Важно помнить, что бизнес-завтрак — это камерное закрытое мероприятие для узкой аудитории, с каждым человеком из которой можно проговорить все волнующие его вопросы лично в процессе встречи. С уже существующими клиентами можно обговорить рабочие процессы, обсудить дальнейшие шаги по взаимоотношениям и, исходя из темы завтрака, договориться о новых проектах.

По нашему опыту, хороший результат бизнес-завтрака — 10-15% новых контрактов от числа посетителей. Вышеуказанный бизнес-завтрак по B2B продажам принёс нам два новых проекта по внедрению Битрикс24 тем клиентам, с которыми мы уже сотрудничали на проектах по разработке веб-проектов и маркетингу.

В 2018 году рынок пресыщен мероприятиями: каждую неделю проходит много тематических семинаров и завтраков, поэтому сложным становится зацепить внимание человека, сделать так, чтобы он захотел прийти именно на ваш ивент. Очень важно выбрать по-настоящему крутую тему, которая гарантированно зайдет клиенту, подобрать известного спикера.

Можно выделиться персонализацией приглашений. Например, хорошо работают красивые персональные пригласительные по почте. Также в решении проблемы помогает инфопартнерство и публикации анонсов в профильных тематических изданиях. Многие онлайн-СМИ готовы опубликовать такие анонсы бесплатно или по бартеру.

Еще один важный момент: из приглашенных на бизнес-завтрак дойдут не все. Поэтому важно пригласить гораздо большую аудиторию, чем вам требуется для мероприятия. Для себя мы даже вывели некую простую формулу подсчета ожиданий по посещениям: количество заинтересовавшихся мероприятием составляет примерно 1/3 от числа приглашенных, а количество тех, кто придет — 1/2 от заинтересованных. То есть, если вам надо созвать 20 человек, вам придется пригласить около 120 человек. Обязательно стоит напомнить о бизнес-завтраке за неделю и день до него в рассылке или по телефону, чтобы люди не забыли о приглашении.

Бюджет завтрака строится из нескольких основных статей расходов: аренда места, фуршет, раздатка, фото и видео-съемка самого мероприятия. На 20-30 человек стоимость организации одного бизнес-завтрака в среднем составляет 100 тысяч рублей. А при самой организации дьявол кроется в мелочах. Важно понимать нужды вашей аудитории и предвосхищать возникающие вопросы. Уже недостаточно просто найти хорошее место с работающим вайфаем и всей необходимой техникой, надо ещё и учесть массу таких мелочей, как хорошая акустика и наличие парковочных мест у площадки.

Мы начали проводить бизнес-завтраки в Екатеринбурге в 2010 году, первыми среди местных IT-компаний. Обсуждали темы и вопросы, связанные с построением продаж в интернете для отдельных отраслей бизнеса: для строительства, банков, автодилеров и др.

Целей было несколько. Во-первых, бизнес-завтрак — понятный инструмент налаживания связей и формирования клиентской базы для нового менеджера. Процесс выглядит так. Определяем отрасль и выбираем тему для мероприятия. Менеджер приглашает потенциальных клиентов, компании берем из рейтингов и открытых отраслевых баз. Если другие менеджеры уже работают с клиентами из выбранной сферы, зовем и их тоже.

Бизнес-завтрак — формат, который позволяет очень дешево продемонстрировать узкопрофильную экспертизу. После этого гораздо проще заводить знакомства, выходить на контакт, особенно если рассылать материалы по итогам — это точка для продолжения разговора. Для менеджеров с уже сформированной клиентской базой бизнес-завтрак — инструмент поддержания лояльности текущих клиентов и повторных продаж. Кроме того, есть возможность вернуть кого-то из бывших клиентов.

Если говорить о KPI, то ориентиры следующие. Для успешного мероприятия нам необходимо, чтобы пришли 20-25 потенциальных клиентов. Конверсия из приглашений в визиты обычно 25-30%, значит, менеджеру нужно обзвонить 80-100 компаний. Дальше расклад такой:

• новые клиенты — обычно половина из тех, кто пришел. Для ровного счета предположим, что их 10, с 5 мы продолжали общение после бизнес-завтрака, 1-2 переходили в продажу. То есть из звонка в продажу конверсия получается около 2%. Тут важно отметить, что продажа чаще отложенная. Клиенты приходят на интересную тему, а когда у них вызревает потребность — вспоминают и обращаются;

• текущие клиенты — с 3 из 10 находили новые идеи для проектов;

• совсем «старые» клиенты — к сотрудничеству возвращается 1 из 10.

Если рассматривать бизнес-завтрак как инструмент работы с экспертностью — используем его как инфоповод. Мы публиковали анонсы в отраслевых СМИ, а отчетные посты с краткими итогами, презентациями, фотографиями и отзывами у себя на сайте и в соцсетях. В целом, бизнес-завтрак — это как выступление на конференции, но все лучше — время только ваше, тему выбираете сами. Но надо потратить усилия на приглашение клиентов.

Мы перестали делать бизнес-завтраки в 2014-м, потому что наработали необходимый постоянный поток входящих и сменили географию клиентов на федеральную. Сейчас используем похожую технологию, но онлайн: проводим вебинары с ориентацией на зарубежные рынки.

В этом году мы запустили серию бизнес-завтраков «Digital в промышленности и B2B» для представителей промышленных и крупных производственных компаний. Обычно участниками наших мероприятий становятся постоянные клиенты, компании, с которыми мы активно ведем переговоры, и те, кто нам потенциально интересен для дальнейшего сотрудничества. Приглашения отправляем лично менеджерам отраслевых предприятий.

Наш первый завтрак получился вводным. Говорили о самом злободневном для бизнеса — цифровой трансформации в маркетинге и коммуникациях. Рассказали о том, как сейчас меняется отрасль, какие современные тенденции наиболее эффективны, в каком направлении стоит развиваться именно промышленным компаниям, а также познакомили присутствующих с лучшими отечественными и зарубежными практиками.

По результатам первой утренней бизнес-встречи мы заключили несколько контрактов, а с некоторыми компаниями — обсуждаем условия возможного сотрудничества. В ближайших планах — проведение развернутых бизнес-завтраков на темы внутренних коммуникаций, контент-маркетинга, интернет-продвижения и т.п.

Подобные открытые бизнес-встречи формируют среду и условия, благоприятные для тесного взаимодействия с клиентами, профессиональной дискуссии на разные темы, коллективного поиска решений конкретных digital-задач, а также помогают нам демонстрировать свою экспертизу и привлекать потенциальных заказчиков.

Основными клиентами fbr.agency (#fuckbusinessrivals) являются digital-агентства. Во время митапа/бизнес-завтрака наша цель — дать максимально полезную информацию нашим гостям, помочь им установить контакт со спикерами, чтобы человек ушел с ответами на все свои вопросы. И, конечно, заказчик хочет получить теплые лиды после мероприятия.

По нашему опыту, количество докладов на бизнес-завтраке не должно быть больше четырех. Здесь нужно понимать, что время на каждого спикера — примерно 30 минут (выступление + вопросы). Я не могу сказать, что у нас строгий регламент.

Мероприятия претерпевают изменения от клиента к клиенту. Например, одному комфортно отвечать на вопросы во время презентации, другому нужно сначала закончить свой доклад и только потом работать с залом. Но одно остается неизменным, мы не пропускаем на бизнес-завтрак откровенно рекламные презентации.

Да, можно рассказать о своем продукте или услуге, но это должно быть интересно и, главное, актуально для аудитории, а не превращаться в простой пич.

Что же касается участников, количество может варьироваться от 50 до 100-120 в зависимости от темы и формата мероприятия. Если говорить о том, какие темы пользуются наибольшим интересом, можно выделить мобильную разработку, продвижение банковских услуг и темы, посвященные трендам в digital.

Не лишним будет напомнить, что количество регистраций на ивент не равно пришедшим по факту людям. Конверсия в среднем составляет 40-60%.

Хочется подчеркнуть необходимость тщательно проверять людей, которых вы регистрируете. Составляйте подробные анкеты, которые вам дадут понимание, кто эти люди, сидящие в зале, как с ними работать на мероприятии и конечно же, как с ними коммуницировать после. Обязательным этапом у нас является отправка презентаций всем зарегистрировавшимся, консультирование клиентов по дальнейшей обработке лидов.

И маленький совет, особенно тем, кто только начинает заниматься ивентами. Уделите внимание пропускной системе на ваше мероприятие. Везде хватает своих городских сумасшедших, они всеми правдами и неправдами будут пытаться проходить на ваш ивент. В целом эти люди безобидны, но будут стоить вам зря потраченных нервов и неприятных разговоров с клиентом)

Когда я только начинала работать в сфере PR, было устойчивое мнение, что на пресс-завтраках главное, накормить, а лучше и напоить представителей СМИ (да, даже на завтраках!). Конечно, люди и сейчас не против перекусить на мероприятии, но все же стали относиться к этому спокойнее. Поэтому одна из статей расходов, под названием кейтеринг, сейчас в основном сводится к качественному кофе и свежей выпечке. Конечно, этим бюджет не ограничивается. Как правило, вам потребуется потратиться на услуги фотографа/видеооператора, на работу дизайнера, на рекламу в социальных сетях и релевантных площадках. Если вашему спикеру не хватает навыков ораторского мастерства, возможно, стоит обратиться и к профессионалу в этом деле.

Что касается того, как оценивать результативность мероприятия, здесь стоит учитывать множество факторов. Конечно, самым ярким показателем с уверенностью можно считать контракт, который наш клиент заключил по итогам бизнес-завтрака или митапа. Но я бы не стала ограничиваться только этим. Если представители компании только начали осваиваться в качестве спикеров на подобных публичных выступлениях, в таком случае достижением можно считать положительные отзывы от зрителей, налаженный контакт с гостями, и, конечно, преодоление себя и своих страхов перед сценой, а это крайне важно для успешного выступления. Если коротко, результаты напрямую зависят от целей, которые вы себе поставили: лиды, обкатка форматов/тем мероприятий, охват и многое другое.

После каждого мероприятия мы просим гостей заполнить короткую анкету, где можно оценить качество презентаций и спикера, организацию, оставить отзывы и пожелания. Как ни странно, до сих пор работает бумажный вариант анкет. Я пробовала переходить на опросы в digital-формате, но, к сожалению, конверсия гораздо ниже.

Качественная программа и сильные спикеры, пожалуй, залог успеха любого профильного мероприятия. Вы можете сделать красивую рекламу, но если в итоге человек на мероприятии получит «пустышку», результат сведется к нулю или даже уйдет в минус. Так что не ленитесь устраивать прогон презентаций хотя бы один раз за несколько дней до бизнес-завтрака, чтобы у спикеров было время поработать над ошибками, допилить доклады.