Недавно у нас в офисе, на самом видно месте, появился большой телевизор. Зачем? Дело том, что мы занимаемся разработкой сайтов и хотим выпускать проекты в обещанный в договоре срок. Те, кто понимают, о чем я говорю, наверное, улыбнулись. А кто этого не хочет? Хотят все — и студии и заказчики, да вот только получается, что не получается... Заказчик не может своевременно согласовать работу или прислать материалы, у студии в нужный момент перегружены ресурсы и т.д. В результате — невыполнение договора. И самое обидное, что сколько времени не выделяй, все равно не успеешь. Но это не нормально, так не должно быть.

Мы уже давно занимаемся этим вопросом, экспериментируя с разными подходами. И вот он один из них — телевизор. Как он помогает нам выполнять сроки — об этом небольшая история.

Почему важно сдавать проекты в срок?

Основная задача менеджера проектов — уложиться в срок и выделенный бюджет. В сегменте эксклюзивной разработки, где параллельных проектов не много, — эта задача стоит не так остро и решается простым учетом затраченного времени и контролем проекта на всех этапах.

На потоковом производстве все обстоит иначе. Сроки сжаты, а ресурсы ограничены. Задержка по какому либо из проектов — ставит под угрозу своевременное выполнение остальных проектов. Очередь растет, а вместе с ней растет недовольство клиентов. В таком состоянии работать нельзя, и нужно было срочно искать решение.

Что у нас было и почему этого недостаточно?

Контроль выполнения нормативов. Первоначально для нас это было главной задачей, т.к. мы работаем в недорогом ценовом диапазоне. На проект выделяется N часов и мы должны в них уложиться. Если 70% проектов укладывается в нормативы, значит мы отработали хорошо. В конце каждого месяца мы подводили итоги по сданным проектам, обсуждали результаты и оптимизировали подходы. Автоматизация многих процессов, накопленный к тому моменту опыт разработчиков и строгое соблюдение технологии — позволили нам выйти на нужные показатели и укладываться в бюджет проектов. Это оказалось не так уж и сложно. Мы уже писали об этом.

Задача выполнения сроков. Количество проектов и менеджеров росло. Мы столкнулись с проблемой выполнения сроков. По нормам разработка у нас должна занимать 5-10 дней в зависимости от типа сайта.

При большом потоке проектов, менеджеры тратили больше времени на переключения между проектами, чем на работу непосредственно по проектам и контролировании сроков. В результате — разработчики занимались не теми проектами, которыми нужно было заниматься. Кто больше из клиентов звонит, того проект и делается ) Знакомо? В общем, сроки нарушались.

Нам очень хотелось поднять план по выполнению договорных сроков проектов. Дело чести, как говорится.

Мониторинг проектов и расстановка приоритетов. На начальном этапе мы выделили одну большую проблему — нет единой системы приоритетов, которая говорила бы какие проекты нужно делать. Доработав нашу систему коммерческого учета проектов, мы сделали раздел «мониторинг проектов». Она была довольно проста. Все проекты группировались по менеджерам и сортировались по наступлению дедлайна. Менеджер идет сверху вниз и последовательно разбирается с одним проектом за другим, ставя и контролируя задачи в redmine (таск-менеджер).

Это помогло, но частично. Оставалась проблема с распределением ресурса разработчиков между менеджерами и невозможность быстрого реагирования на появляющиеся задержки.

Единый центр информации и синхронизации ресурсов. Нам нужен был единый центр синхронизации ресурсов, не только менеджерских, но и производственных. Дизайнеры, верстальщики, программисты — все должны знать о том, что сейчас на производстве, какие приоритеты, какие реальные сроки. Эту задачу мы и поставили во главу угла.

Мы решили купить в офис телевизор. Написали простое приложение к нашей системе коммерческого учета проектов и вывели его на общий экран. Принцип работы — простой. На экран выводятся все проекты в статусе «В работе». В зависимости от близости проекта к дедлайну — он раскрашивается в один из трех цветов. Зеленый цвет — проект не более чем на 30% приблизился к договорным срокам, желтый цвет — до сдачи проекта осталось менее чем 30% от длительности проекта, красный — сегодня должна быть сдача или сроки по сдаче пропущены. Информация обновляется каждые 5 минут.

Проект попал в красную зону. Что делать? Во-первых, это очень плохо. Внимание всем, кто сейчас задействован в этом проекте. Если разработчики, назначенные на данный проект, в этот момент делают другие задачи, значит они (задачи) приостанавливаются и силы бросаются на «красный» проект. Конечно, задача менеджера не допустить попадания проекта в красную зону, но сами понимаете, не всегда это получается. Таким образом, цветные зоны на экране — четкое указание разработчикам и менеджерам о текущих приоритетах производства.

Сначала все было красное. Да, началось с того, что куча проектов было в красной зоне. Самое плохое — к этому привыкнуть. Поэтому одна из первых задач не допустит этого. Часть проектов задерживалось из-за согласований с клиентами, в связи с чем затягивались сроки. По предложению менеджеров был введен дополнительный статус — «на согласовании», в который они переводят проект в случае, если требуется ответ или подтверждение от клиента. Дни (или часы) проведенные в этом статусе, система не засчитывает, как рабочие, а клиенту уходит уведомление, что проект в статусе «на согласовании». Если клиент долго не реагирует, мы переводим проект в «приостановлен» и всегда можем объяснить потом на сколько были задержаны сроки и по какой причине.

Что в итоге? Сейчас можем точно сказать, что мы получили инструмент оперативного мониторинга реальных сроков и возможность быстрого реагирования на их затягивание. Бонусом мы получили инструмент коллективной ответственности перед клиентом. До этого ответственность чувствовали только менеджеры. Количественные результаты мы увидим через пару месяцев, о которых обязательно напишем. Планируем, что не более 20% проектов будут выходить в красную зону.

Всем удачи и удачной недели!

Василий Чуранов и команда «Web-canape»